Microsoft 365 / Buat kotak surat bersama dan berikan Akses Penuh serta Kirim Sebagai

Kotak surat bersama memungkinkan beberapa anggota staf menangani email yang dikirim ke satu alamat bisnis. Membuat kotak surat saja tidak memberi semua anggota staf izin untuk membaca dan membalas. Akses Penuh (Full Access) dan Kirim Sebagai (Send As) atau Kirim Atas Nama (Send on Behalf) perlu diberikan secara terpisah sesuai tujuan.

Hal-hal yang Perlu Diputuskan Sebelum Membuat

• Alamat dan Nama Tampilan: Tentukan nama dan domain yang akan ditampilkan kepada pelanggan dan periksa agar tidak menggandakan alamat yang sudah ada.
• Orang yang Bertanggung Jawab: Tetapkan setidaknya dua penanggung jawab operasional dan prosedur serah terima.
• Metode Pengiriman: Tentukan apakah hanya alamat bersama yang akan ditampilkan kepada pelanggan atau jika akan menampilkan orang yang bertanggung jawab sebagai 'Dikirim atas nama'.
• Penyimpanan dan kapasitas: Periksa perkiraan volume email dan persyaratan penyimpanan. Lisensi tambahan mungkin diperlukan.

Periksa persyaratan terbaru dalam panduan pembuatan kotak surat bersama Microsoft dan panduan lisensi dan batas. Akun yang terkait dengan kotak surat bersama harus tetap diblokir dari login langsung. Pengguna mengaksesnya dengan izin yang diberikan kepada akun pribadi masing-masing.

Artikel ini didasarkan pada kotak surat Exchange Online di cloud. Dalam lingkungan Exchange hibrid, prosedur di lokasi (on-premises) diperlukan tergantung pada lokasi manajemen asli, jadi jangan membuat duplikat. Orang yang bertanggung jawab atas pembuatan harus memiliki izin yang sesuai, seperti administrator Exchange, dan setiap pengguna harus memiliki kotak surat Exchange Online dengan lisensi. Juga periksa batas 50 GB untuk kotak surat bersama tanpa lisensi terpisah dan kondisi untuk fitur retensi tambahan.

Sebagai contoh, jika dua staf dukungan pelanggan menangani alamat bersama, keduanya dapat diberikan izin baca dan kelola, dan 'Send As' dapat ditambahkan untuk orang yang akan membalas pelanggan menggunakan alamat bersama tersebut. Jangan menganggap bahwa akun mitra eksternal dapat diberikan akses dengan cara yang sama.

Membuat kotak surat bersama

1. Pergi ke [Teams & groups] → [Shared mailboxes] di pusat admin Microsoft 365. Sebagai alternatif, Anda dapat membuatnya di pusat admin Exchange di bawah [Recipients] → [Mailboxes].
2. Pilih [Add a shared mailbox] dan masukkan nama tampilan serta alamat email. Periksa ejaan alamat sebelum menyimpan.

3. Setelah pembuatan selesai, buka pengaturan izin anggota atau delegasi. Tambahkan orang-orang yang akan menggunakannya dan tetapkan izin yang diperlukan secara terpisah.

Pahami Akses Penuh, Kirim Sebagai, dan Kirim Atas Nama

Microsoft membedakan tiga izin ini dalam izin penerima Exchange Online. Opsi 'Baca dan Kelola' di layar yang sebenarnya mungkin sesuai dengan akses penuh di Exchange.

Urutan pemberian izin Baca dan Kirim Sebagai secara terpisah

1. Di Exchange admin center → Recipients → Mailboxes, pilih kotak surat bersama baru. Bandingkan nama tampilan dengan alamat yang sebenarnya.
2. Buka Mailbox permissions → Manage mailbox delegation (atau Delegasi kotak surat, tergantung pada layar), kemudian pilih Baca dan kelola (Akses Penuh). Tambahkan orang yang bertanggung jawab, simpan, dan kemudian periksa daftar lagi.
3. Buka Kirim Sebagai secara terpisah dan tambahkan pengguna yang seharusnya mengirim dari alamat bersama. Sebuah nama dalam daftar Akses Penuh tidak secara otomatis berarti pengguna yang sama memiliki izin mengirim.
4. Bandingkan kedua daftar dengan tabel izin yang diminta. Jika penerima perlu melihat karyawan tertentu mengirim atas nama kotak surat bersama, tinjau 'Kirim atas Nama', tetapi perhatikan bahwa item ini mungkin tidak tersedia di layar pada kotak surat bersama, jadi periksa dokumentasi resmi manajemen PowerShell Exchange Online.
5. Periksa status blokir login akun yang terhubung ke kotak surat bersama di bagian pengguna aktif di pusat admin Microsoft 365. Jangan membuka blokir masuk akun bersama atau membagikan kata sandinya sebagai solusi ketika kotak surat tidak terbuka di Outlook.

Jika 'Kirim Sebagai' dan 'Kirim Atas Nama' diberikan kepada orang yang sama, 'Kirim Sebagai' memiliki prioritas. Tentukan indikasi apa yang dibutuhkan penerima dan pilih hanya izin yang diperlukan. Perbedaan ini dapat diperiksa dalam dokumentasi izin penerima Microsoft di atas.

Uji akses, penerimaan, dan pengiriman

1. Minta pengguna dengan izin yang didelegasikan masuk ke Outlook dengan akun mereka sendiri dan konfirmasi bahwa mereka dapat membuka kotak surat bersama. Jika tidak muncul secara otomatis, pengguna mungkin perlu menambahkannya secara manual di aplikasi klien.
2. Periksa penerimaan dengan mengirim email dari alamat uji eksternal ke alamat bersama.
3. Balas menggunakan metode pengiriman yang diizinkan dan verifikasi apakah tampilan pengirim sesuai dengan yang diinginkan. Ini mungkin memerlukan waktu agar izin diterapkan.

Di Outlook untuk web, Anda bisa menentukan alamat bersama dengan memilih Buka kotak surat lain dari menu profil pengguna. Tampilan otomatis di Outlook desktop dipengaruhi oleh akses penuh yang diberikan langsung kepada pengguna dan kondisi untuk pemetaan otomatis. Jika izin diberikan melalui grup, tampilan otomatis mungkin tidak terjadi, jadi bedakan antara "tidak ditampilkan" dan "tidak memiliki hak akses."

Juga periksa email terkirim dan aturan alur kerja

Bahkan jika dikirim dari alamat bersama, jika salinannya hanya tetap di folder Item Terkirim pribadi penanggung jawab, sulit bagi staf lain untuk memverifikasi apakah balasan telah dibuat. Di pusat admin Microsoft 365, buka Teams & groups → Shared mailboxes, pilih kotak surat, dan pilih Edit di bawah Item terkirim. Catat opsi yang ada, pilih apakah akan menyimpan salinan untuk metode pengiriman yang Anda gunakan, dan simpan perubahan. Panduan pengaturan kotak surat bersama Microsoft menjelaskan lokasi ini. Anda sebaiknya mengirim email uji untuk memeriksa kedua lokasi tersebut secara praktik.

Untuk masalah penyimpanan email terkirim spesifik klien dan pengaturan salinan sisi server, lihat Menyelesaikan masalah email terkirim di kotak surat bersama Microsoft. Pertama identifikasi versi Outlook dan periksa pengaturan kotak surat sebelum mempertimbangkan perubahan registri klien. Untuk Outlook baru, solusi yang terdokumentasi menggunakan pengaturan salinan sisi server; solusi registri lama tidak berlaku.

Aturan operasional menentukan penugasan personel yang bertanggung jawab, menandai pemrosesan sebagai selesai, dan menetapkan tanggung jawab untuk memulihkan email yang terhapus secara tidak sengaja. Akses penuh bukan hanya izin baca-saja; itu memungkinkan mengubah dan menghapus item. Jika pekerjaan memerlukan agar penghapusan tidak diizinkan, tentukan secara terpisah apakah kotak surat bersama memenuhi persyaratan.

Mengganti penanggung jawab dan membatalkan pemberian izin yang salah

Setelah orang yang bertanggung jawab baru menyelesaikan uji baca/kirim, hapus orang yang ada dari akses penuh dan setiap daftar izin kirim. Jangan hanya menghapus satu izin dan menganggap semua akses telah dicabut. Periksa bahwa perubahan izin telah disimpan dan uji akses pada sesi baru, serta pertahankan kotak surat itu sendiri dan email sebelumnya sesuai dengan rencana serah terima. Ketika izin ditambahkan secara salah, hanya cabut item tertentu dan jangan menghapus kotak surat untuk membaliknya.