Microsoft 365 / Crea una cassetta postale condivisa e concedi Accesso completo e Invia come

Una cassetta postale condivisa consente a diversi membri del personale di gestire la posta inviata a un indirizzo aziendale. La sola creazione della cassetta postale non concede a tutto il personale il diritto di leggere e rispondere. Concedere separatamente Accesso completo e l’autorizzazione di invio necessaria (Invia come oppure Invia per conto di).

Cose da decidere prima della creazione

• Indirizzo e nome visualizzato: Decidere il nome e il dominio che saranno mostrati ai clienti e verificare che non duplicano un indirizzo esistente.
• Persone responsabili: Stabilire almeno due responsabili operativi e una procedura di consegna.
• Metodo di invio: Decidere se mostrare ai clienti solo l'indirizzo condiviso o se visualizzare la persona responsabile come 'Inviato per conto di'.
• Archiviazione e capacità: Controllare il volume previsto della posta e i requisiti di conservazione. Potrebbero essere necessarie ulteriori licenze.

Verificare i requisiti attuali nella guida Microsoft alla creazione di cassette postali condivise e nella guida alle licenze e ai limiti. Mantenere bloccato l’accesso diretto dell’account associato alla cassetta postale condivisa. Gli utenti vi accedono con le autorizzazioni assegnate ai propri account.

Questo articolo si basa sulle cassette postali di Exchange Online nel cloud. In un ambiente Exchange ibrido, sono richieste procedure locali a seconda della posizione della gestione originale, quindi non creare duplicati. La persona responsabile della creazione deve avere le autorizzazioni appropriate, come un amministratore di Exchange, e ogni utente deve avere una cassetta postale Exchange Online con una licenza. Controlla anche il limite di 50 GB per le cassette postali condivise senza una licenza separata e le condizioni per funzionalità aggiuntive di conservazione.

Ad esempio, se due operatori del supporto clienti gestiscono un indirizzo condiviso, entrambi possono ricevere i permessi di lettura e gestione, e l'opzione Invia come può essere aggiunta per la persona che risponderà ai clienti utilizzando l'indirizzo condiviso. Non presumere che gli account di partner esterni possano ricevere accesso delegato allo stesso modo.

Creazione di una cassetta postale condivisa

1. Vai a [Teams & Gruppi] → [Cassette postali condivise] nel centro di amministrazione di Microsoft 365. In alternativa, puoi crearla nel centro di amministrazione di Exchange sotto [Destinatari] → [Cassette postali].
2. Seleziona [Aggiungi una cassetta postale condivisa] e inserisci un nome visualizzato e un indirizzo email. Controlla l'ortografia dell'indirizzo prima di salvare.

3. Una volta completata la creazione, aprire le impostazioni delle autorizzazioni per membri o delegati. Aggiungere le persone che lo utilizzeranno e assegnare separatamente le autorizzazioni necessarie.

Comprendere Accesso completo, Invia come e Invia per conto di

Microsoft distingue questi tre permessi in Autorizzazioni dei destinatari di Exchange Online. L'opzione 'Leggi e gestisci' sulla schermata reale può corrispondere all'accesso completo in Exchange.

L'ordine di concessione di Leggi e Invia come separatamente

1. In Centro di amministrazione Exchange → Destinatari → Cassette postali, selezionare una nuova cassetta postale condivisa. Confrontare il nome visualizzato con l'indirizzo effettivo.
2. Aprire Autorizzazioni cassetta postale → Gestisci delega della cassetta postale (o Delega cassetta postale, a seconda dello schermo), quindi selezionare Leggi e gestisci (Accesso completo). Aggiungere la persona responsabile, salvare e poi ricontrollare l'elenco.
3. Aprire Invia come separatamente e aggiungere gli utenti che dovrebbero inviare dall'indirizzo condiviso. Un nome nella lista di Accesso completo non significa automaticamente che lo stesso utente abbia il permesso di invio.
4. Confronta le due liste con la tabella delle autorizzazioni richiesta. Se i destinatari devono vedere un dipendente nominato che invia per conto della cassetta postale condivisa, rivedi 'Invia per conto di', ma nota che questo elemento potrebbe non essere disponibile nella schermata delle cassette postali condivise, quindi consulta la documentazione ufficiale di gestione di Exchange Online PowerShell.
5. Verifica lo stato del blocco di accesso degli account collegati alla cassetta postale condivisa nella sezione utenti attivi del centro di amministrazione di Microsoft 365. Non sbloccare l'accesso dell'account condiviso né condividere la sua password come soluzione alternativa quando la cassetta postale non si apre in Outlook.

Se i permessi 'Invia come' e 'Invia per conto di' sono concessi alla stessa persona, il permesso 'Invia come' ha la precedenza. Decidi quale indicazione è necessaria per il destinatario e seleziona solo il permesso necessario. Questa differenza può essere consultata nella documentazione Microsoft sui permessi dei destinatari sopra indicata.

Testare l'accesso, la ricezione e l'invio

1. Fai accedere l'utente con i permessi delegati a Outlook con il proprio account e conferma che può aprire la cassetta postale condivisa. Se non appare automaticamente, l’utente potrebbe dover aggiungere manualmente la cassetta postale nel client.
2. Verifica la ricezione inviando un'email da un indirizzo di test esterno all'indirizzo condiviso.
3. Rispondi utilizzando un metodo di invio consentito e verifica se la visualizzazione del mittente corrisponde all'intento. Potrebbe volerci del tempo perché i permessi vengano applicati.

In Outlook per il web, puoi specificare un indirizzo condiviso selezionando Apri un'altra cassetta postale dal menu del profilo dell'utente. La visualizzazione automatica in Outlook desktop è influenzata dall'accesso completo concesso direttamente all'utente e dalle condizioni per la mappatura automatica. Se i permessi sono concessi tramite un gruppo, la visualizzazione automatica potrebbe non avvenire, quindi distingui tra "non visualizzato" e "nessun diritto di accesso".

Verificare anche la posta inviata e le regole del flusso di lavoro

Anche se inviato da un indirizzo condiviso, se la copia rimane solo nella cartella Posta inviata personale della persona responsabile, è difficile per gli altri membri dello staff verificare se è stata effettuata una risposta. Nel centro amministrativo di Microsoft 365, vai su Teams & gruppi → Cassette postali condivise, seleziona la cassetta postale e scegli Modifica sotto Elementi inviati. Annota le opzioni esistenti, seleziona se mantenere le copie per i metodi di invio che utilizzi e salva la modifica. La guida di Microsoft alle impostazioni delle cassette postali condivise descrive questa posizione. Dovresti inviare un'email di prova per verificare entrambe le posizioni nella pratica.

Per problemi specifici di archiviazione della posta inviata sul client e per le impostazioni della copia lato server, fare riferimento a Risoluzione dei problemi della posta inviata nelle cassette postali condivise di Microsoft. Identificare prima la versione di Outlook e controllare le impostazioni della cassetta postale prima di considerare una modifica al registro del client. Per il nuovo Outlook, la soluzione documentata utilizza le impostazioni della copia lato server; la soluzione legacy del registro non si applica.

Le regole operative specificano l'assegnazione del personale responsabile, la marcatura del processo come completato e l'assegnazione della responsabilità per il recupero delle email eliminate per errore. L'accesso completo non è solo il permesso di sola lettura; consente di modificare ed eliminare elementi. Se il lavoro richiede che l'eliminazione non sia consentita, determinare separatamente se la cassetta postale condivisa soddisfa il requisito.

Passaggio di consegne e revoca delle autorizzazioni errate

Dopo che la nuova persona responsabile ha completato il test di lettura/invio, rimuovere la persona esistente dall'accesso completo e da ogni lista di permessi di invio. Non eliminare solo un permesso trattandolo come se tutto l'accesso fosse stato revocato. Verificare che le modifiche ai permessi siano state salvate e testare l'accesso in una nuova sessione, preservando la cassetta postale stessa e le email passate secondo il piano di consegna. Quando i permessi vengono aggiunti in modo errato, revocare solamente gli elementi specifici e non cancellare la cassetta postale per annullarli.