Microsoft 365 / 创建共享邮箱并设置读取与发送权限
共享邮箱用于多个负责人共同处理发送到同一工作地址的邮件。仅创建邮箱并不能让所有负责人都能读取和回复邮件。完全访问和以此身份发送或以代表身份发送权限需要根据用途单独授予。
创建前需要确定的事项
- 地址和显示名称：确定客户可见的名称和域名，并检查是否与现有地址重复。
- 负责人：确定至少两名以上的运营负责人和交接流程。
- 发送方式：决定是仅向客户显示共享地址，还是显示负责人“代为发送”。
- 存储与容量：确认预期的邮件量和保留要求。某些情况下可能需要额外的许可。
Microsoft的共享邮箱创建指南和许可证·限制说明请查看最新条款。共享邮箱本身的帐户保持直接登录阻止状态，用户通过各自帐户获得的权限访问邮箱。
本文以云端Exchange Online邮箱为基准。在混合Exchange环境中，由于原始管理位置的不同，可能需要本地程序，请勿重复创建。创建者需具备Exchange管理员等相应权限，并且每位用户需具备有许可证的Exchange Online邮箱。也请确认无单独许可证的共享邮箱50GB的限制以及附加保留功能的条件。
例如，如果两个客户支持人员处理公共邮件地址，可以给两人都授予读取和管理权限，并给需要以共享地址回复客户的人添加Send As权限进行设置。不要假设可以用同样方式向外部合作方帐户授予委派权限。
创建共享邮箱
- 在 Microsoft 365 管理中心，转到 [团队和组] → [共享邮箱]。或者可以在 Exchange 管理中心的 [收件人] → [邮箱] 中创建。
- 选择 [添加共享邮箱]，输入显示名称和邮箱地址。在保存之前请检查地址拼写。
- 创建完成后，打开成员或委派权限设置。添加需要使用的人，并分别授予必要的权限。
完全访问权限与发送权限的区别
| 权限 | 可以做的事情 | 需要单独确认的事项 |
|---|---|---|
| 完全访问权限（读取和管理） | 打开共享邮箱并管理邮件和日历 | 仅凭此权限无法以共享邮箱地址发送邮件。 |
| 以此身份发送（Send As） | 以共享邮箱名义发送邮件 | 这是一种收件人无法看到负责人姓名的方式。 |
| 代发（Send on Behalf） | 负责人以共享邮箱名义发送 | 收件人可能会看到代发人。 |
Microsoft 在 Exchange Online 收件人权限 中区分这三种权限。实际界面中的“读取和管理”可能对应 Exchange 的完全访问权限。
分别授予读取权限和 Send As 的顺序
- 在 Exchange 管理中心 → 收件人 → 邮箱 中选择新的共享邮箱。核对显示名称和实际地址。
- 在 邮箱委派 或邮箱权限的委派管理中打开 读取和管理（完全访问）。添加负责人并保存，然后再次检查列表。
- 以此身份发送（Send As）可以单独打开并添加发件人。即使名字出现在完全访问列表中，也不自动认为发件权限相同。
- 将两个列表与所请求的权限表进行比较。如果客户需要显示某人代为发送，请考虑使用Send on Behalf，但在共享邮箱中可能不会在界面上显示此选项，请查看官方文档中的Exchange Online PowerShell管理路径。
- 还要在Microsoft 365管理中心的活动用户中检查连接到共享邮箱的帐户的登录阻止状态。如果Outlook无法打开，请不要允许此帐户登录或共享密码。
如果将Send As和Send on Behalf权限同时授予同一个人，则Send As优先。在确定收件人需要显示的内容后，只选择所需的权限。此差异可以在上述Microsoft收件人权限文档中确认。
操作确认和问题解决
- 确认获得权限的用户是否可以使用自己的帐户登录Outlook并打开共享邮箱。如果未自动显示，可能需要在客户端添加共享邮箱。
- 从外部测试地址向共享地址发送邮件以确认接收。
- 通过允许的发送方式回复邮件，确认发件人显示是否与预期一致。权限生效可能需要时间。
在网页版 Outlook 中，可以从用户的个人资料菜单中选择打开其他邮箱来指定共享地址。桌面版 Outlook 自动显示受直接授予用户的完全访问权限以及自动映射条件的影响。如果是通过组授予权限，可能不会自动显示，因此请区分“未显示”和“无访问权限”。
| 测试 | 需要确认的结果 | 失败时需要调查的内容 |
|---|---|---|
| 打开共享邮箱 | 读取收件箱并执行必要操作 | 完全访问对象、权限生效状态、客户端添加方式 |
| 从外部接收 | 测试邮件到达共享收件箱 | 地址重复·域名·消息跟踪 |
| 使用共享地址回复 | 向外部收件人显示指定发件人 | Send As·代发，选择发件人，隐藏地址簿设置 |
| 其他负责人查看发件记录 | 可在约定的位置查看已发送邮件 | 共享邮箱的发件副本保存设置 |
也请确认已发送邮件及工作处理规则
即使使用共享地址发送，如果副本只保存在负责人的个人已发送邮件箱中，其他负责人难以确认是否回复。请检查共享邮箱的已发送项目副本设置，并根据使用的发件方式决定是否在共享邮箱也保存副本。需要发送实际测试邮件以确认两个位置。
关于按客户端保存发件邮件的问题和服务器端副本设置，可参考Microsoft共享邮箱已发送邮件问题解决。与其无条件更改个人客户端的注册表，不如先确认当前的Outlook类型和邮箱设置。
运营规则包括指定负责人、标记处理完成、负责恢复误删邮件。完全访问权限不是简单的只读权限，可以更改或删除项目。如果是禁止删除的工作，请另行判断共享邮箱是否满足要求。
更换负责人和恢复错误权限
在完成新负责人的阅读和发送测试后，从完全访问权限和各发送权限列表中移除原负责人。不要只删除一个权限就认为所有访问权限已被收回。确认保存结果和新会话的访问权限，并根据交接计划保留邮箱本身及历史邮件。即使误加权限，也只收回对应项目，不要通过删除邮箱来恢复。
