Microsoft 365 / 共有メールボックスの作成と読み取り・送信権限の設定

共有メールボックスは、複数の担当者が一つの業務用メールアドレスに届くメールを一緒に処理するときに使用します。作成しただけでは、すべての担当者が読んだり返信したりできるわけではありません。フルアクセスとSend As（メールボックス所有者として送信）または代理送信の権限を目的に応じて個別に付与する必要があります。

作成前に決める事項

• アドレスと表示名: 顧客に表示される名前とドメインを決め、既存のアドレスと重複していないか確認します。
• 担当者: 最低でも2人以上の運用責任者を決め、引き継ぎ手順を整備します。
• 送信方式: 顧客に共有アドレスだけを表示するか、担当者の「代理送信」を表示するか決定します。
• 保管・容量: 予想メール量と保存要件を確認します。追加ライセンスが必要な場合があります。

Microsoftの共有メールボックス作成案内とライセンス・制限の説明で最新の条件を確認してください。共有メールボックス自体のアカウントは直接ログインできない状態にしておき、ユーザーは各自のアカウントに与えられた権限でアクセスします。

この記事はクラウドのExchange Onlineメールボックスを基準としています。ハイブリッドExchange環境では元の管理場所に応じてオンプレミス手順が必要なため、重複作成しないでください。作成担当者にはExchange管理者など該当権限が必要で、利用者ごとにライセンスがあるExchange Onlineメールボックスが準備されている必要があります。別途ライセンスのない共有メールボックスの50GB上限や追加保持機能の条件も確認してください。

例えばカスタマーサポート担当者2名が共通アドレスを処理する場合、両者に読み取り・管理権限を付与し、顧客に共有アドレスで返信させたい人に『Send As』を追加する形で設計できます。外部協力会社アカウントに同じ方法で委任できるとは仮定していません。

共有メールボックスを作成する

1. Microsoft 365 管理センターで [チームとグループ] → [共有メールボックス] に移動します。あるいは Exchange 管理センターの [受信者] → [メールボックス] で作成することもできます。
2. [共有メールボックスを追加] を選択し、表示名とメールアドレスを入力します。保存する前にアドレスの綴りを確認してください。

3. 作成が完了したら、メンバーまたは委任権限の設定を開きます。使用する人を追加して、必要な権限を区別して付与します。

フルアクセスと送信権限の違い

MicrosoftはExchange Online 受信者権限において、これら3つの権限を区別します。実際の画面の「読み取りおよび管理」はExchangeのフルアクセスに該当することがあります。

読み取りとSend Asをそれぞれ付与する順序

1. Exchange管理センター → 受信者 → メールボックスで新しい共有メールボックスを選択します。表示名と実際のアドレスを照合します。
2. メールボックスの委任 または メールボックス権限の委任管理で 読み取りおよび管理（フルアクセス）を開きます。担当者を追加して保存した後、リストを再確認します。
3. Send As（メールボックス所有者として送信）を別に開き、送信担当者を追加します。フルアクセスリストに名前があっても、送信権限が自動的に同じだとは見なしません。
4. 2つのリストを要求された権限表と比較します。顧客に担当者が代わりに送信したことを表示する必要がある場合は、Send on Behalfを検討しますが、共有メールボックスでは画面にその項目が提供されないことがあるため、公式ドキュメントのExchange Online PowerShell管理ルートを確認してください。
5. Microsoft 365管理センターのアクティブなユーザーで、共有メールボックスに接続されているアカウントのログインブロック状態も確認します。Outlookで開けない場合でも、このアカウントのログインを許可したりパスワードを共有したりしません。

Send AsとSend on Behalfを同じ人に同時に付与すると、Send Asが優先されます。受信者にどのような表示が必要か決めた後、必要な権限だけを選択してください。この違いは上記のMicrosoft受信者権限ドキュメントで確認できます。

動作確認と問題解決

1. 権限を付与されたユーザーが、自分のアカウントでOutlookにログインして共有メールボックスを開けるか確認します。自動で表示されない場合は、クライアントで共有メールボックスを追加する必要がある場合があります。
2. 外部テストアドレスから共有アドレスにメールを送信し、受信を確認します。
3. 許可された送信方法で返信して、送信者表示が意図通りか確認します。権限反映には時間がかかる場合があります。

Web版Outlookでは、ユーザーのプロフィールメニューから他のメールボックスを開くを選択し、共有アドレスを指定できます。デスクトップ版Outlookの自動表示は、直接ユーザーに付与したフルアクセスと、自動マッピング条件の影響を受けます。グループを通じて権限を付与した場合は自動表示されない場合があるため、“表示されない”と“アクセス権なし”を区別してください。

送信メールと業務処理ルールも確認してください

共有アドレスで送信しても、コピーが担当者の個人の［送信済みアイテム］にだけ残る場合、他の担当者が返信状況を確認するのは難しくなります。共有メールボックスの送信済みアイテムコピー設定を確認し、使用する送信方法に合わせて共有メールボックスにもコピーを保存するか決定してください。実際にテストメールを送信して両方の場所を確認する必要があります。

クライアントごとの送信メール保存問題とサーバ側コピー設定についてはMicrosoftの共有メールボックス送信済みメール問題解決を参考にできます。個人クライアントのレジストリを安易に変更するよりも、まず現在のOutlookの種類とメールボックス設定を確認してください。

運営規則には担当者の割り当て、処理完了の表示、誤って削除したメールの復旧担当を定めます。フルアクセスは単なる読み取り専用権限ではなく、項目を変更・削除することができます。削除できない業務であれば、共有メールボックスが要件を満たしているか別途判断してください。

担当者の変更と誤った権限の元に戻し

新しい担当者の読み取り・送信テストを完了した後、既存担当者をフルアクセスおよび各送信権限リストから削除します。1つの権限だけを削除して、すべてのアクセスが回収されたと処理しないでください。保存結果と新しいセッションのアクセスを確認し、メールボックス自体と過去のメールは引継ぎ計画に従って保管してください。権限を誤って追加した場合も、該当項目のみを回収し、メールボックスを削除して元に戻すことはありません。