Microsoft 365 / Membuat tim Teams dan mengelola pemilik, anggota, dan tamu

Untuk membuat tim sebagai administrator, buka Teams → Manage teams → Add di pusat admin Teams berbahasa Inggris, lalu tetapkan pemilik dan anggota yang sesuai. Tentukan lingkup kolaborasi dan pemilik yang bertanggung jawab sebelum membuatnya, dan tinjau peran-peran tersebut secara berkala. Undangan tamu juga tergantung pada kebijakan kolaborasi eksternal organisasi Anda.

Rencanakan sebelum membuat tim

• Tentukan apakah pekerjaan bisa ditangani di saluran tim yang ada atau jika diperlukan daftar anggota dan situs berkas terpisah.
• Pertimbangkan untuk memiliki beberapa pemilik untuk tanggung jawab manajemen setelah proyek selesai. Tunjuk orang yang bertanggung jawab untuk penyerahan agar tim tidak menjadi tanpa pemilik.
• Tentukan apakah tim akan bersifat publik atau pribadi, dan apakah diperlukan kolaborasi eksternal. Tim publik mungkin memiliki visibilitas dan partisipasi yang lebih luas di dalam organisasi.
• Tentukan nama tim, deskripsi, dan kriteria klasifikasi, serta tinjau kebijakan berbagi dan label sensitivitas jika ada materi sensitif.

Bedakan antara peran admin dan peran di dalam tim

Menjadi pemilik tim tidak berarti Anda menjadi admin untuk Teams di seluruh organisasi. Apakah anggota dapat membuat saluran atau menambahkan aplikasi juga dipengaruhi oleh kebijakan tim dan organisasi. Gunakan izin pemilik tim atau peran administrator organisasi yang sesuai dengan tugas; jangan memberikan peran administrator organisasi hanya untuk membiarkan seseorang berpartisipasi. Pengguna internal juga harus memeriksa apakah hak penggunaan Teams termasuk dalam konfigurasi yang dibeli.

Buat tim dan tambahkan orang

1. Di pusat admin Teams, cari tim yang sudah ada di bawah [Teams] → [Manage teams]. Ada juga organisasi yang memungkinkan pengguna membuatnya dari aplikasi Teams.
2. Untuk tim baru, pilih Add (Tambahkan), isi nama dan deskripsi, lalu pilih akses publik atau pribadi. Untuk memakai grup Microsoft 365 yang sudah ada, gunakan jalur pada aplikasi Teams berbahasa Inggris New items → New team → More create team options → From a group. Pilih grup yang memenuhi syarat, Anda miliki, dan belum terhubung ke tim. Dengan cara ini, grup lama terhubung ke Teams tanpa membuat tim duplikat bernama sama. Panduan Microsoft untuk membuat tim dari grup yang sudah ada menjelaskan syarat dan pilihan tampilan aplikasi.

3. Di [Anggota] dari detail tim, tambahkan pemilik dan anggota. Pemilik menangani pengaturan tim dan manajemen anggota, sementara anggota biasa melakukan tugas kolaboratif yang diizinkan.
4. Jika orang luar diperlukan, periksa kebijakan undangan tamu dan tujuan tim tersebut sebelum menambahkan mereka dalam lingkup terbatas. Akses eksternal (obrolan/pertemuan) dan partisipasi dalam tim sebagai tamu adalah pengaturan yang berbeda.

5. Minta anggota dan tamu yang dipilih untuk pengujian untuk masuk dengan akun mereka sendiri dan memverifikasi akses saluran dan file yang dimaksud. Pastikan tamu dapat mengakses sumber daya yang diizinkan dan bahwa lingkup akses sesuai dengan tujuan yang disetujui. Beri waktu untuk propagasi kebijakan dan izin sebelum mengulangi pemeriksaan yang gagal.

Panduan Microsoft tentang pengelolaan tim di pusat admin Teams dan dokumentasi peran pemilik dan anggota tim menjelaskan lokasi daftar tim dan cara mengubah anggotanya.

Pilih nama tim untuk membuka tab Members (Anggota) secara detail, tambahkan orang yang bertanggung jawab, dan tetapkan peran sebagai pemilik atau anggota. Jika Anda berencana memiliki beberapa manajer operasi, pastikan jumlah pemilik dan alamat akun sesuai dengan rencana Anda. Jangan biarkan seorang karyawan yang akan keluar menjadi satu-satunya pemilik. Setelah membuat tim, periksa privasi, jumlah pemilik, dan tamu di daftar atau detail tim untuk membedakannya dari tim serupa.

Akses eksternal dan partisipasi tamu berbeda

Akses eksternal adalah fitur yang digunakan untuk menemukan orang dari organisasi lain untuk mengobrol atau menelepon. Mengizinkan hanya ini tidak memberikan akses ke saluran atau file tim perusahaan Anda. Akses tamu adalah metode untuk mengundang orang eksternal ke tim untuk berpartisipasi dalam materi dan percakapan yang diizinkan, menciptakan akun kolaborasi eksternal di direktori organisasi. Perbandingan Microsoft antara akses eksternal dan tamu membedakan antara dua ruang lingkup tersebut.

Mengundang seseorang ke tim dapat memengaruhi cakupan materi tim secara keseluruhan, seperti saluran standar. Tentukan terlebih dahulu apakah Anda hanya perlu menampilkan satu file kepada mitra atau jika partisipasi penuh dalam proyek diperlukan. Jika tim berisi materi internal yang sensitif, pertimbangkan ruang kolaborasi terpisah atau berbagi file terbatas.

1. Periksa dengan admin apakah akses tamu Teams organisasi, grup Microsoft 365, kolaborasi eksternal Microsoft Entra, dan kebijakan berbagi SharePoint memperbolehkannya.
2. Pemilik tim yang disetujui membuka More team options → Add member di aplikasi Teams dan memasukkan alamat email tamu yang tepat. Jangan bingung antara tamu dengan akun yang ada yang memiliki nama serupa.
3. Konfirmasi alamat email dan nama tamu, lalu kirim undangan. Ikuti prosedur Microsoft untuk menambahkan tamu dan minta tamu untuk menerima undangan.
4. Pandulah tamu untuk beralih ke organisasi yang mengundang mereka di Teams dan buka saluran serta file uji yang sebenarnya. Mengirim email undangan dan berhasil mengakses materi adalah hasil yang berbeda.

Uji izin dan periksa kesalahan undangan

Periksa apakah anggota biasa dapat melihat tim dan saluran standar, dan apakah mereka dapat membuka dan mengedit file yang diperlukan. Untuk saluran pribadi atau bersama, verifikasi secara terpisah dengan anggota saluran. Untuk pengguna eksternal, pastikan bahwa email undangan dan akun login cocok serta organisasi yang benar dipilih.

Jika seorang tamu tidak dapat dicari atau ditambahkan, periksa kebijakan undangan dan pembatasan domain. Jika tamu dapat masuk ke tim tetapi tidak dapat membuka file-filenya, selidiki ketentuan berbagi eksternal SharePoint. Microsoft mencatat bahwa tamu yang baru ditambahkan mungkin memerlukan beberapa jam sebelum akses tersedia. Karena perubahan kebijakan atau izin juga dapat memerlukan waktu, catat waktu dan pesan kesalahan, dan jangan izinkan berbagi eksternal di seluruh organisasi tanpa mengidentifikasi penyebabnya.

Tinjau izin selama pengelolaan tim

Periksa secara rutin pemilik, mantan karyawan, dan tamu yang jarang digunakan, serta hapus akses yang tidak perlu. Menghapus orang dari tim dapat memengaruhi akses ke situs default SharePoint yang terkait, tetapi jangan menganggap bahwa izin situs yang diberikan secara terpisah atau tautan yang dibagikan akan dibersihkan secara otomatis. Untuk file yang sensitif, periksa juga status berbagi di SharePoint.

Untuk menyerahkan tanggung jawab tim, tetapkan pemilik baru terlebih dahulu dan minta mereka memastikan bahwa tim dapat dikelola. Setelah itu, ubah peran pemilik lama menjadi anggota atau keluarkan dari tim sesuai kebutuhan. Keluarkan orang yang ditambahkan secara keliru dari tim atau saluran terkait, lalu periksa apakah izin berbagi file terpisah masih ada. Jika tamu yang dikeluarkan dari tim ini masih bekerja di tim lain, tinjau ketergantungan tersebut sebelum menghapus akun tamu dari direktori.

Menghapus sebuah tim berbeda dengan hanya menghapus satu orang. Hal ini mungkin memengaruhi retensi dan pemulihan data grup dan situs Microsoft 365 yang terkait, jadi tinjau terlebih dahulu kebijakan penutupan proyek dan retensi data.