Microsoft 365 / Kotak surat pengguna, kotak surat bersama, atau alias: mana yang tepat?

Gunakan kotak surat pengguna untuk email dan kalender satu karyawan. Jika beberapa orang perlu membaca dan membalas email di alamat yang sama, gunakan kotak surat bersama. Jika satu orang perlu menerima email di alamat lain selain kotak surat mereka yang sudah ada, gunakan alias. Ketiga metode ini berbeda dalam jumlah kotak masuk, metode login, dan izin pengiriman.

Perbedaan antara kotak surat dan alias

Menurut tipe penerima Exchange Online dari Microsoft dan panduan menambahkan alamat email , pesan yang diterima melalui alias masuk ke kotak surat yang ada. Alias bukanlah solusi untuk situasi yang memerlukan daftar penerima independen atau kotak surat terpisah.

Apa yang harus dipilih tergantung pada situasi?

• Seorang karyawan membutuhkan email pribadi: Gunakan akun pengguna dan kotak surat pengguna. Rencanakan pemutusan akses dan penyerahan agar data pribadi ditangani secara terpisah.
• Alamat seperti support@ ditangani oleh beberapa orang: Pertimbangkan kotak surat bersama. Izin membaca dan mengirim perlu diatur secara individual.
• Cukup jika sales@ diterima di alamat yang dimiliki satu orang: Anda dapat menambahkan alias ke kotak surat pengguna yang ada. Jika orang yang bertanggung jawab sering berubah atau diperlukan penanganan bersama, kotak surat bersama mungkin lebih sesuai.
• Distribusikan email pengumuman ke beberapa penerima: Pertimbangkan apakah grup email lebih sesuai daripada kotak surat terpisah.

Apakah alamat utama dapat dikelola oleh satu orang?

Misalnya, jika "pertanyaan acara" ditangani oleh hanya satu karyawan dan tidak perlu mentransfer email sebelumnya secara terpisah, Anda dapat memulai dengan alias dari kotak surat karyawan tersebut. Namun, jika orang yang bertanggung jawab berganti shift atau beberapa orang perlu membalas, adanya email dari alias yang tercampur dengan kotak surat pribadi menjadi masalah. Dalam kasus ini, mengelola riwayat kerja di kotak surat bersama yang independen lebih sesuai untuk tujuan tersebut.

Bahkan jika Anda memindahkan alias ke karyawan lain, pesan-pesan sebelumnya dari kotak surat asli tidak ikut pindah bersamanya. Bedakan antara fakta bahwa alamatnya sama dan fakta bahwa data yang tersimpan sama. Apakah terjadi pergantian staf yang sering dan apakah catatan respons pelanggan perlu terus dipertahankan adalah kriteria untuk membuat pilihan yang sama pentingnya dengan biaya.

Jika Anda hanya perlu membagikan pesan kepada beberapa orang, bandingkan juga grup distribusi dan grup Microsoft 365. Mengirim salinan kepada setiap orang berbeda dengan bekerja bersama dalam satu kotak masuk. Kotak surat bersama bukan sistem layanan bantuan lengkap dengan pembagian tugas dan pencegahan balasan ganda, sehingga pengelolanya perlu menyepakati aturan penanganan.

Apakah lisensi untuk kotak surat bersama selalu gratis?

Tidak. Panduan kotak surat bersama Microsoft menjelaskan bahwa kotak surat bersama dapat digunakan tanpa lisensi kotak surat terpisah dalam kondisi dasar, tetapi kapasitas tambahan dan fitur seperti pengarsipan serta penyimpanan untuk litigasi (Litigation Hold) dapat memerlukan lisensi. Anggota juga memerlukan akun pengguna mereka sendiri dan hak layanan yang diperlukan. Periksa penggunaan aktual dan ketentuan lisensi saat ini sebelum membuat keputusan.

Secara khusus, batas penyimpanan default untuk kotak surat bersama tanpa lisensi terpisah adalah 50 GB, dan setiap pengguna yang mengaksesnya harus menggunakan kotak surat Exchange Online berlisensi mereka sendiri. Untuk melebihi 50 GB dan menggunakan hingga batas 100 GB, tetapkan lisensi Exchange Online Plan 2 ke kotak surat bersama. Kotak surat arsip, penyimpanan untuk litigasi, dan fitur kepatuhan lanjutan masing-masing memiliki kondisi terpisah yang harus diperiksa. Jangan hanya menghitung anggaran dengan berpikir "gratis karena ini kotak surat bersama."

Tetap blokir masuk langsung untuk akun pengguna yang terkait dengan kotak surat bersama. Alih-alih membagikan kata sandi akun bersama dengan orang lain, berikan izin delegasi ke akun masing-masing orang. Jangan memberikan akses kotak surat bersama ke akun email pribadi eksternal seolah-olah mereka adalah delegasi internal.

Periksa tipe alamat saat ini

1. Cari alamat di pusat admin Exchange pada [Recipients] → [Mailboxes]. Periksa apakah itu kotak surat pengguna atau kotak surat bersama.

2. Periksa alamat utama dan tambahan dalam daftar alamat email kotak surat target. Memiliki alamat tambahan tidak berarti kotak surat baru telah dibuat.
3. Jika itu kotak surat bersama, juga periksa izin delegasi. Memiliki izin hanya membaca atau mengelola tidak berarti Anda dapat mengirim dari alamat tersebut.

Jika alamat tidak ada dalam daftar, Anda juga perlu memeriksa apakah itu alias email atau alamat grup. Kotak surat pengguna dan kotak surat bersama dapat muncul bersama dalam daftar kotak surat, tetapi alias ditemukan dalam daftar alamat kotak surat yang sesuai. Jika alamat yang diinginkan sudah terdaftar untuk objek penerima yang berbeda, kotak surat baru dengan alamat yang sama tidak dapat dibuat segera.

Tambahkan alias dan verifikasi hasilnya

Ini adalah prosedur ketika hanya alamat email tambahan yang dibutuhkan untuk kotak surat pengguna yang ada. Anda memerlukan izin untuk mengelola alamat penerima serta domain yang sudah diverifikasi. Catat alamat utama dan tambahan sebelum melakukan perubahan.

1. Di Exchange admin center → Recipients → Mailboxes, pilih pengguna yang dituju. Pastikan itu orang yang sama dengan memeriksa alamat email lengkapnya.
2. Buka General → Email addresses → Manage email address types dan periksa alamat utama dan alias yang ada. Nama menu mungkin sedikit berbeda tergantung pada terjemahan atau layar.
3. Pilih Add email address type, pilih SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan masukkan alias serta domain. SMTP adalah jenis alamat email yang digunakan untuk email biasa di internet. Tentukan apakah Anda mengubah alamat balasan default atau hanya menambahkan alias, lalu simpan.
4. Buka lagi untuk memeriksa apakah alamat telah disimpan, dan kirim email dari alamat uji eksternal ke alias baru. Hasil yang diharapkan adalah bahwa email tersebut sampai di kotak masuk yang sama dari kotak surat yang ada.
5. Setelah membalas, periksa juga alamat pengirim yang ditampilkan kepada penerima. Mampu menerima email dengan alias tidak secara otomatis menjamin pengiriman dengan alias tersebut. Tinjau pengaturan organisasi dan dukungan di klien Outlook yang Anda gunakan secara terpisah.

Jika Anda tidak dapat mengubah alamat pada akun yang disinkronkan, ikuti prosedur manajemen dari direktori asli. Jika alias salah, hapus hanya alamat yang ditambahkan kali ini dan pertahankan alamat utama yang sudah ada. Harap diperhatikan bahwa Anda mungkin tidak menerima surat yang dikirim ke alamat yang dihapus, jadi jika itu adalah alamat publik, pertimbangkan juga panduan untuk pengguna/pelanggan dan jalur pengiriman alternatif.

Hal-hal yang perlu diperiksa sebelum memindahkan alamat ke kotak surat lain

Dalam rencana untuk mengubah alamat, sertakan entitas yang saat ini terhubung, tujuan untuk dipindahkan, penyerahan email sebelumnya, izin pengiriman, dan waktu pengujian secara bersama. Jika Anda ingin mengubah kotak surat pengguna menjadi kotak surat bersama, periksa kapasitas dan kondisi retensi, kemudian tangani dengan menghubungkan ke prosedur penyerahan email karyawan yang meninggalkan organisasi (Korea). Jangan melanjutkan dengan menghapus lisensi atau akun pengguna terlebih dahulu.

Jika Anda telah memilih kotak surat bersama, atur izin baca dan kirim secara terpisah di membuat kotak surat bersama dan memberikan izin. Setelah konversi, akses ke email sebelumnya dan penerimaan/balasan email baru harus diperiksa secara terpisah untuk menentukan apakah penyerahan sudah selesai.