Microsoft 365 / Cara Teams, grup Microsoft 365, dan situs SharePoint saling terhubung

Saat Anda membuat tim di Microsoft Teams, keanggotaannya dikelola melalui grup Microsoft 365, dan file saluran standar disimpan di situs SharePoint yang terhubung. Memahami lokasi penyimpanan aktual dan struktur izin membantu Anda mengelola file yang Anda lihat di Teams. Ini adalah layanan yang berbeda dengan sumber daya yang terhubung.

Peran dari ketiga komponen

Menurut dokumentasi Microsoft tentang integrasi Teams dan SharePoint, setiap saluran standar menggunakan folder di situs SharePoint utama tim. Saluran pribadi dan bersama menggunakan situs saluran yang terpisah; karena itu, jangan menganggap hak aksesnya sama dengan saluran standar.

Apa yang terjadi ketika sebuah tim dibuat?

1. Selama proses pembuatan tim, grup Microsoft 365 baru dibuat atau grup yang sudah ada dihubungkan ke tim.
2. Hubungan pemilik-anggota tim dihubungkan ke grup, dan situs tim SharePoint default digunakan sebagai tempat penyimpanan file.
3. File yang diunggah ke saluran standar dikelola dalam pustaka dokumen dari situs yang terhubung. File di saluran pribadi atau bersama disimpan di situs saluran yang terpisah.

Teams dan SharePoint dapat menampilkan file tersimpan yang sama. Mengedit atau menghapusnya melalui satu antarmuka dapat memengaruhi tampilan di antarmuka lain. Periksa situs dan pustaka sebenarnya sebelum bertindak. File yang diunggah ke obrolan pribadi atau grup disimpan di OneDrive for Business milik pengunggah dan dibagikan ke percakapan tersebut; file itu tidak otomatis menjadi file saluran atau disimpan di OneDrive pribadi konsumen. Panduan Microsoft tentang penyimpanan file di Teams menjelaskan perbedaan penyimpanan saluran dan obrolan.

Di mana file disimpan untuk setiap jenis saluran?

Sebagai contoh, jika tim proyek produk memiliki saluran standar untuk “Perencanaan” dan “Desain,” kedua saluran menggunakan folder yang berbeda di situs yang sama. Membuat saluran desain saja tidak berarti hanya desainer yang dapat mengakses file tersebut. Jika itu adalah negosiasi kontrak yang ditangani hanya oleh personel tertentu, Anda perlu menentukan apakah batas akses terpisah, seperti saluran pribadi, diperlukan.

Saluran bersama berbeda dari menambahkan orang eksternal sebagai tamu ke seluruh tim. Karena partisipasi eksternal juga melibatkan pengaturan kolaborasi lintas organisasi, jangan mengartikan nama “bersama” berarti Anda bisa mengirim tautan ke siapa saja. Pengaturan privasi tim dan pengaturan privasi saluran juga merupakan tingkatan yang berbeda.

Tabel ini menjelaskan batas keanggotaan default, bukan setiap kemungkinan pemberian akses berbagi file. Di bawah pengaturan berbagi SharePoint yang diizinkan, file atau folder individual dapat memiliki tautan atau izin yang terpisah; mengakses sebuah file tidak membuat seseorang menjadi anggota percakapan saluran. Microsoft mendokumentasikan pertimbangan akses file untuk saluran pribadi ini. File di saluran bersama memiliki batas tambahan: berbagi dengan orang eksternal yang bukan anggota saluran tidak didukung. Partisipasi saluran eksternal menggunakan Microsoft Entra B2B (business-to-business) direct connect dan memerlukan konfigurasi lintas tenant yang relevan; ini berbeda dari menambahkan akun tamu ke tim. Lihat panduan akses saluran bersama dari Microsoft.

Di mana sebaiknya izin diubah?

Kelola keanggotaan seluruh tim terutama melalui Teams atau grup Microsoft 365 yang terhubung. Izin terpisah pada situs SharePoint dapat memberi seseorang akses ke situs tanpa menjadikannya anggota tim Teams. Microsoft menyarankan pengelolaan anggota melalui Teams untuk situs yang terhubung; dokumentasi izin SharePoint dan keanggotaan Teams menjelaskan hubungan tersebut.

Secara khusus, anggota dari saluran pribadi atau saluran bersama di situs harus dikelola di saluran yang bersangkutan di Teams. Mereka tidak ditangani seperti situs biasa di mana anggota dapat diubah secara independen di SharePoint. Di sisi lain, jika Anda menambahkan seseorang sebagai pengunjung situs yang hanya memiliki akses baca ke dokumen di situs tim default, orang tersebut tidak akan otomatis menjadi anggota yang dapat melihat percakapan tim. Saat menggunakan izin pengecualian, catat alasannya sehingga tidak terlewat saat tinjauan akses di masa mendatang.

Cara memverifikasi lokasi penyimpanan file yang sebenarnya

1. Di Teams, pilih tim dan saluran untuk diselidiki. Karena bisa ada beberapa saluran dengan nama yang sama di tim yang berbeda, juga catat nama tim.
2. Buka area file saluran. Tergantung pada versi klien, pada antarmuka bahasa Inggris, labelnya bisa berupa Files atau Shared, dll. Bedakan dari daftar lampiran di chat.
3. Pilih opsi membuka file di SharePoint, yang berlabel Open in SharePoint pada antarmuka bahasa Inggris dan periksa alamat situs, pustaka, dan folder yang dibuka di browser. Melihat URL file berfungsi sebagai dasar untuk menentukan lokasi sebenarnya.
4. Verifikasi juga di saluran standar lainnya dari tim yang sama. Alamat situs dasar diharapkan sama, dengan folder yang berbeda menurut saluran. Periksa apakah saluran pribadi atau bersama terhubung ke situs yang terpisah.
5. Tanpa mengubah pengaturan, lihat file tersebut dan kemudian catat tim, jenis saluran, alamat situs, dan administrator yang bertanggung jawab dalam log kerja. Jangan meletakkan alamat file pribadi yang sebenarnya dalam dokumen yang akan dibagikan secara eksternal.

Pemeriksaan ini bukan tindakan di mana administrator menyalin file untuk memindahkannya ke situs lain. Ini pertama-tama adalah proses untuk membedakan apakah file yang sama sedang dilihat di layar Teams dan SharePoint. Jika itu file yang sama, modifikasi atau penghapusan di satu sisi akan tercermin di layar lainnya, jadi jangan hapus file asli untuk tujuan pengujian.

Apakah dibutuhkan tim baru atau saluran baru

Tim baru cocok digunakan ketika batas anggota, pemilik, dan situs yang terpisah diperlukan. Jika anggota yang sama bekerja bersama dan hanya topiknya yang dibagi, menambahkan saluran standar ke tim yang ada mungkin mempermudah manajemen. Jika diperlukan ruang yang hanya dapat dilihat oleh orang tertentu, pertimbangkan saluran pribadi, tetapi ingat bahwa situs dan manajemen izin terpisah akan diperlukan. Untuk saluran bersama, tinjau persyaratan kolaborasi eksternal dan kebijakan organisasi juga.

Jika file terbuka tetapi tim tidak terlihat, atau sebaliknya

• Hanya file situs yang terbuka: Periksa apakah Anda memiliki izin langsung ke tautan atau situs file tersebut. Akses situs dan pendaftaran keanggotaan tim tidaklah sama.
• Anda dapat melihat tim tetapi tidak ada saluran khusus: Periksa apakah Anda termasuk sebagai anggota saluran pribadi atau bersama. Menjadi pemilik tim tidak secara otomatis memberi Anda akses ke semua percakapan dan file pribadi seperti anggota biasa.
• Saluran terlihat tetapi akses file gagal: Bandingkan akun/organisasi dengan situs sebenarnya, dan periksa pembatasan berbagi SharePoint, kebijakan, serta status sinkronisasi izin.
• Mantan karyawan masih dapat mengakses file: Selidiki apakah izin situs terpisah atau tautan file tetap ada di luar keanggotaan tim. Jangan anggap pencabutan akses selesai hanya setelah memeriksa satu daftar keanggotaan.

Jangan mencoba menyelesaikan masalah dengan membuat seluruh situs menjadi publik atau membuat situs baru untuk menyalin konten. Masalah anggota harus diselesaikan di Manajemen pemilik/anggota Tim, dan masalah berbagi konten harus ditangani di Izin SharePoint dan lingkup berbagi sesuai dengan penyebabnya.

Sebelum menghapus tim atau mengubah grupnya, periksa efek pada email, kalender, situs, dan file yang terhubung. Sumber daya yang tidak terlihat di layar saat ini mungkin masih terhubung. Untuk menghapus satu orang, ubah keanggotaan atau akses yang relevan daripada menghapus tim. Saat sebuah proyek berakhir, pertama tentukan siapa yang akan mengambil alih kepemilikan, catatan mana yang harus disimpan, dan apakah tim harus diarsipkan. Merapikan antarmuka Teams dan menghapus data yang terhubung adalah operasi yang berbeda.