Microsoft 365 / Kapan menggunakan kebijakan retensi dan pencegahan kehilangan data (DLP)

Kebijakan retensi Microsoft 365 mengatur berapa lama konten disimpan dan kapan konten dihapus, sedangkan kebijakan pencegahan kehilangan data (Data Loss Prevention, DLP) mendeteksi dan membatasi pembagian atau pengiriman informasi sensitif yang tidak semestinya. Keduanya melindungi data, tetapi menjawab pertanyaan berbeda. Tentukan secara terpisah berapa lama konten perlu disimpan dan ke mana konten boleh dibagikan atau dikirim.

Perbedaan antara retensi dan DLP

Gunakan kebijakan retensi dan panduan label dari Microsoft untuk persyaratan siklus hidup konten serta ikhtisar DLP untuk kontrol informasi sensitif. Lokasi dan kondisi yang didukung tergantung pada jenis lisensi dan kebijakan.

Misalnya, jika Anda ingin menyimpan materi kontrak untuk periode yang ditentukan oleh organisasi Anda sambil mencegahnya dibagikan secara eksternal, baik retensi maupun DLP mungkin diperlukan. Menerapkan retensi saja tidak mencegah transmisi eksternal, dan menerapkan DLP saja tidak menjamin bahwa dokumen yang dihapus oleh pengguna akan dipertahankan selama periode yang diperlukan.

Kapan kebijakan retensi diperlukan?

Hal ini dipertimbangkan ketika dokumen kontrak atau catatan pekerjaan harus disimpan untuk jangka waktu tertentu, atau ketika data yang tidak perlu harus dihapus setelah waktu tertentu. Pertama, tentukan tujuan penyimpanan, di mana akan diterapkan (Exchange, SharePoint, OneDrive, dll.), waktu mulai, pengecualian, dan persyaratan penyimpanan hukum. Ketika kebijakan penyimpanan diaktifkan, cara salinan penyimpanan internal ditangani dapat berbeda meskipun pengguna menghapus file dari tampilan mereka. Hal ini tidak boleh dipahami semata-mata sebagai “fungsi menggunakan tempat sampah lebih lama.”

Untuk menerapkan periode umum di seluruh situs, gunakan kebijakan retensi; jika periode atau klasifikasi berbeda untuk setiap dokumen, tinjau label retensi tingkat item. Label bukan hanya nama tampilan sederhana tetapi pengaturan yang terkait dengan tindakan retensi. Hanya dengan memiliki label sensitivitas pada dokumen tidak berarti bahwa label retensi juga diterapkan.

Retensi berbeda dari pencadangan operasional. Salinan yang dipertahankan tidak menyediakan pemulihan langsung seluruh struktur folder pengguna ke titik waktu tertentu. Pelajari cara kerja retensi di SharePoint dan OneDrive. Pustaka sistem Preservation Hold adalah lokasi tersembunyi untuk konten yang dipertahankan, bukan folder biasa yang boleh diedit atau dibersihkan secara manual. Pustaka ini diperhitungkan dalam kuota penyimpanan situs, sehingga durasi retensi dan kapasitas penyimpanan perlu direncanakan bersama.

Kapan DLP diperlukan?

DLP dipertimbangkan ketika Anda ingin mengurangi risiko informasi sensitif seperti nomor identifikasi nasional, informasi pembayaran, dan data rahasia internal keluar dari organisasi melalui email atau berbagi file. Anda harus menguji apakah kondisi deteksi secara akurat membedakan data yang sebenarnya. Kondisi yang terlalu luas dapat memblokir bisnis normal, sementara kondisi yang terlalu sempit dapat melewatkan kebocoran penting. Anda perlu merancang tips kebijakan, peringatan, dan prosedur persetujuan pengecualian untuk operasi.

Tentukan apa yang Anda butuhkan sebelum penerapan

1. Periksa data yang akan dilindungi serta undang-undang dan kontrak yang berlaku. Periode penyimpanan legal tidak ditentukan secara sewenang-wenang dalam dokumen ini.
2. Tentukan apakah pertanyaan yang akan diselesaikan terkait dengan retensi atau DLP. Jika keduanya diperlukan, tinjau interaksinya.
3. Periksa lisensi yang tersedia dan lokasi yang saat ini didukung oleh Microsoft Purview.
4. Periksa hasil kebijakan dan positif palsu pada sejumlah kecil pengguna atau dalam lingkup uji, dan dapatkan umpan balik dari pihak bisnis, keamanan, dan hukum.
5. Siapkan catatan perubahan, pemberitahuan, pengecualian, dan prosedur pemulihan sebelum penerapan penuh.

Konfigurasikan pilot retensi

Dengan antarmuka Microsoft Purview berbahasa Inggris, buka Solutions → Data Lifecycle Management → Policies → Retention policies, lalu pilih New retention policy. Pastikan pengguna terkait memiliki lisensi yang diperlukan dan administrator memiliki izin yang sesuai, misalnya peran Retention Management dalam panduan persiapan pengelolaan siklus hidup data Microsoft. Periksa cakupan administratif untuk lokasi yang dipilih. Gunakan lokasi uji khusus tanpa data produksi penting; jangan menguji penghapusan pada catatan bisnis yang masih digunakan.

1. Dokumentasikan tujuan retensi, jenis data, periode retensi, alasan, dan orang yang bertanggung jawab. Periode tersebut harus menggunakan standar organisasi yang telah dikonfirmasi oleh pihak bisnis dan hukum.
2. Pilih Static untuk daftar lokasi tetap atau Adaptive untuk pemilihan berbasis atribut. Cakupan adaptif harus sudah dibuat dan memenuhi persyaratan fitur serta lisensi. Pilih berdasarkan cakupan yang telah disiapkan dan kebutuhan uji coba; jangan memilih Adaptive secara otomatis hanya karena tersedia.
3. Tentukan lokasi penyimpanan sebenarnya seperti Exchange, SharePoint, OneDrive, dan grup Microsoft 365, dan sertakan hanya target uji yang diperlukan. Selalu periksa apakah default diatur ke semua target.
4. Pilih perilaku hanya simpan, hanya hapus, atau simpan-lalu-hapus dan aturan awal periode yang berlaku. Untuk file SharePoint dan OneDrive, periksa apakah usia diukur dari pembuatan atau modifikasi terakhir; tidak selalu diukur dari hari Anda membuat kebijakan. File yang ada mungkin sudah lebih tua dari periode yang dikonfigurasi. Konfirmasi tindakan akhir dengan hati-hati jika tujuan Anda adalah pelestarian berkelanjutan daripada penghapusan permanen.
5. Tinjau lokasi, penerima atau situs yang disertakan, durasi, aturan awal, dan tindakan akhir, lalu konfirmasi hanya pengaturan yang disetujui. Periksa konfigurasi yang disimpan dan status penerapan sebelum mengevaluasi data uji. Catat hasil yang diharapkan serta waktu penerapan dan pengamatan yang sebenarnya.

Pesan Teams dan file saluran disimpan di lokasi berbeda. Kebijakan retensi pesan tidak otomatis mempertahankan semua file SharePoint atau OneDrive yang terhubung. Jika beberapa kebijakan atau label berlaku, jangan menganggap kebijakan terbaru saja menentukan hasilnya. Tinjau persyaratan lokasi dan prinsip retensi dalam panduan Microsoft untuk membuat kebijakan retensi. Simulasi DLP tidak menyimulasikan retensi atau penghapusan: uji retensi secara terpisah dengan konten terisolasi dan kondisi penerapan yang sesuai.

Cara menguji DLP dalam skala kecil

Pertimbangkan kebutuhan hipotetis berikut: mendeteksi pembagian dokumen uji sensitif ke luar organisasi, lalu memblokir akses eksternal setelah validasi. Gunakan data sintetis yang disetujui, bukan informasi pribadi asli. Periksa izin administrasi yang diperlukan dalam referensi izin dan pengaturan kebijakan DLP Microsoft; izin pengelolaan retensi saja tidak memberikan hak pengelolaan DLP. Label sensitivitas yang digunakan sebagai kondisi harus sudah dibuat, dipublikasikan, dan diterapkan pada file uji. Langkah berikut menggunakan nama kontrol pada antarmuka berbahasa Inggris.

1. Buka Data loss prevention → Policies → Create policy → Enterprise applications & devices. Untuk skenario SharePoint dan OneDrive ini, pilih Custom pada daftar kategori dan regulasi, lalu beri nama serta deskripsi kebijakan. Jangan aktifkan penerapan aturan uji coba ini saat masih mengonfigurasikannya.
2. Sertakan hanya situs SharePoint dan akun OneDrive untuk uji coba; kecualikan lokasi dan penerima lain. Pada Define policy settings, pilih Create or customize advanced DLP rules, lalu Create rule. Tentukan jenis informasi sensitif atau label sensitivitas yang disiapkan, sekaligus syarat pembagian eksternal. Pada contoh berbasis label, gabungkan Content contains label terpilih dengan Content is shared from Microsoft 365 → with people outside my organization. Pastikan kedua kondisi wajib terpenuhi.
3. Untuk contoh ini, pilih Restrict access or encrypt the content in Microsoft 365 locations → Block only people outside your organization. Atur tips kebijakan dan peringatan administrator secara terpisah. Nonaktifkan User overrides, yaitu izin bagi pengguna untuk mengabaikan pembatasan, agar pengguna tidak dapat melewati blok akses eksternal pada uji coba ini. Pemberitahuan saja bukan pemblokiran.
4. Pada Policy mode, pilih Run the policy in simulation mode. Tentukan apakah Show policy tips while in simulation mode perlu diaktifkan, lalu pilih Next → Submit. Mode simulasi tidak memberlakukan pemblokiran yang dikonfigurasi.
5. Periksa file uji yang memenuhi kondisi dan file yang tidak, membaginya menjadi kasus berbagi internal dan eksternal. Setelah meninjau kecocokan, notifikasi, positif palsu, dan dampak bisnis yang sebenarnya, beralihlah ke mode penegakan dalam lingkup yang disetujui.

Hasil yang diharapkan adalah terdeteksinya pembagian eksternal dokumen uji sensitif tanpa membatasi dokumen yang tidak memenuhi kondisi secara tidak perlu. Simulasi tidak membuktikan bahwa akses diblokir. Setelah aturan uji coba yang disetujui diberlakukan, pastikan akun eksternal tidak dapat mengakses dokumen dan akun internal tetap memiliki akses yang diharapkan. Akun eksternal harus memiliki izin berbagi yang valid agar pengujian dapat membedakan blok DLP dari ketiadaan izin. Bandingkan hasil dengan contoh konfigurasi DLP Microsoft untuk SharePoint dan OneDrive; jumlah peringatan saja tidak membuktikan keberhasilan.

Ubah atau kembalikan pengaturan dengan hati-hati

Jika hasil tes DLP berbeda, mulailah dengan memeriksa target, klasifikasi sebenarnya dari file, kondisi, dan mode. Jika retensi berbeda dari yang diharapkan, selidiki kebijakan retensi lain, label, persyaratan eDiscovery atau penahanan hukum, dan status penerapan. Alih-alih hanya menghapus kebijakan untuk menyembunyikan masalah, catat pengaturan yang menyebabkannya dan ubah dalam ruang lingkup yang diperlukan.

Menghapus kebijakan tidak memulihkan konten yang telah dihapus permanen atau menjamin pemulihan akses yang diblokir secara langsung. Kebijakan lain, kewajiban mempertahankan data, izin berbagi, dan waktu penerapan tetap dapat menentukan hasil. Simpan konfigurasi sebelumnya, cakupan uji coba, dan catatan pengamatan sebelum melakukan perubahan. Jangan mempersingkat masa retensi wajib atau mencabut penahanan data untuk keperluan hukum maupun eDiscovery tanpa keputusan yang disetujui organisasi dan rencana pemulihan.