Microsoft 365 / Criar uma caixa de correio compartilhada e conceder Acesso Total e Enviar Como

Uma caixa de correio compartilhada permite que vários funcionários lidem com e-mails enviados para um endereço comercial. Apenas criar a caixa de correio não concede a todos os funcionários permissão para ler e responder. Conceda separadamente Acesso Total e a permissão de envio necessária (Enviar Como ou Enviar em Nome de).

Coisas a Decidir Antes de Criar

• Endereço e Nome de Exibição: Decida o nome e o domínio que serão mostrados aos clientes e verifique se não duplicam um endereço existente.
• Pessoas Responsáveis: Estabeleça pelo menos dois responsáveis operacionais e um procedimento de transferência.
• Método de Envio: Decida se apenas o endereço compartilhado será mostrado aos clientes ou se exibirá a pessoa responsável como 'Enviado em nome de'.
• Armazenamento e Capacidade: Verifique o volume de correspondência esperado e os requisitos de retenção. Licenças adicionais podem ser necessárias.

Confira os requisitos atuais no guia da Microsoft para criar caixas de correio compartilhadas e no guia de licenciamento e limites. Mantenha bloqueado o login direto da conta associada à caixa compartilhada. Os usuários devem acessá-la com as permissões atribuídas às próprias contas.

Este artigo é baseado em caixas de correio do Exchange Online na nuvem. Em um ambiente híbrido do Exchange, procedimentos locais são necessários dependendo da localização da administração original, portanto não crie duplicatas. A pessoa responsável pela criação precisa ter permissões apropriadas, como um administrador do Exchange, e cada usuário deve ter uma caixa de correio do Exchange Online com uma licença. Verifique também o limite de 50 GB para caixas de correio compartilhadas sem licença separada e as condições para recursos adicionais de retenção.

Por exemplo, se dois funcionários do suporte ao cliente lidarem com um endereço compartilhado, ambos podem receber permissões de leitura e gerenciamento, e o recurso Enviar Como pode ser adicionado para a pessoa que responderá aos clientes usando o endereço compartilhado. Não presuma que contas de parceiros externos possam ter acesso delegado da mesma maneira.

Criando uma caixa de correio compartilhada

1. Vá para [Equipes e grupos] → [Caixas de Correio Compartilhadas] no centro de administração do Microsoft 365. Alternativamente, você pode criá-la no centro de administração do Exchange em [Destinatários] → [Caixas de Correio].
2. Selecione [Adicionar uma caixa de correio compartilhada] e insira um nome de exibição e endereço de e-mail. Verifique a ortografia do endereço antes de salvar.

3. Uma vez que a criação esteja completa, abra as configurações de permissões de membro ou delegado. Adicione as pessoas que irão usá-lo e atribua as permissões necessárias separadamente.

Entenda Acesso Total, Enviar Como e Enviar em Nome de

A Microsoft distingue essas três permissões em Permissões de destinatário do Exchange Online. A opção 'Ler e Gerenciar' na tela real pode corresponder ao acesso total no Exchange.

A ordem de concessão de Ler e Enviar Como separadamente

1. No Centro de Administração do Exchange → Destinatários → Caixas de Correio, selecione uma nova caixa de correio compartilhada. Compare o nome de exibição com o endereço real.
2. Abra Permissões da Caixa de Correio → Gerenciar delegação da caixa de correio (ou Delegação da caixa de correio, dependendo da tela), então selecione Ler e gerenciar (Acesso Total). Adicione a pessoa responsável, salve e depois verifique a lista novamente.
3. Abra Enviar Como separadamente e adicione os usuários que devem enviar a partir do endereço compartilhado. Um nome na lista de Acesso Total não significa automaticamente que o mesmo usuário tem permissão para enviar.
4. Compare as duas listas com a tabela de permissões solicitada. Se os destinatários precisarem ver um funcionário nomeado enviando em nome da caixa de correio compartilhada, revise 'Enviar em Nome de', mas observe que este item pode não estar disponível na tela em caixas de correio compartilhadas, portanto, verifique a documentação oficial de gerenciamento do Exchange Online PowerShell.
5. Verifique o status de bloqueio de login das contas conectadas à caixa de correio compartilhada na seção de usuários ativos do centro de administração do Microsoft 365. Não desbloqueie a entrada da conta compartilhada nem compartilhe sua senha como alternativa quando a caixa de correio não abrir no Outlook.

Se 'Enviar Como' e 'Enviar em Nome de' forem concedidos à mesma pessoa, 'Enviar Como' tem prioridade. Decida qual indicação o destinatário precisa e selecione apenas a permissão necessária. Essa diferença pode ser verificada na documentação da Microsoft sobre permissões de destinatário acima.

Testar acesso, recebimento e envio

1. Peça ao usuário com permissão delegada para entrar no Outlook com sua própria conta e confirme se ele consegue abrir a caixa de correio compartilhada. Se não aparecer automaticamente, o usuário pode precisar adicioná-la manualmente no aplicativo.
2. Verifique o recebimento enviando um e-mail de um endereço de teste externo para o endereço compartilhado.
3. Responda usando um método de envio permitido e verifique se a exibição do remetente corresponde à intenção. Pode levar algum tempo para que as permissões sejam aplicadas.

No Outlook na web, você pode especificar um endereço compartilhado selecionando Abrir outra caixa de correio no menu de perfil do usuário. A exibição automática no Outlook para desktop é afetada pelo acesso total diretamente concedido ao usuário e pelas condições para mapeamento automático. Se as permissões forem concedidas por meio de um grupo, a exibição automática pode não ocorrer, portanto, diferencie entre "não exibido" e "sem direitos de acesso".

Também verifique e-mails enviados e regras de fluxo de trabalho

Mesmo que enviado de um endereço compartilhado, se a cópia permanecer apenas na pasta Itens Enviados pessoal da pessoa responsável, é difícil para outros funcionários verificarem se uma resposta foi feita. No centro de administração do Microsoft 365, vá para Equipes e grupos → Caixas de correio compartilhadas, selecione a caixa de correio e escolha Editar em Itens enviados. Anote as opções existentes, selecione se deseja manter cópias para os métodos de envio que você utiliza e salve a alteração. O guia de configurações de caixa de correio compartilhada da Microsoft descreve este local. Você deve enviar um e-mail de teste para verificar ambos os locais na prática.

Para problemas específicos dos aplicativos de email relacionados ao armazenamento de emails enviados e configurações de cópia no lado do servidor, consulte Resolvendo problemas com emails enviados em caixas de correio compartilhadas do Microsoft. Primeiro, identifique a versão do Outlook e verifique as configurações da caixa de correio antes de considerar uma alteração no registro do cliente. Para o novo Outlook, a solução documentada utiliza as configurações de cópia no lado do servidor; a solução antiga por meio do registro não se aplica.

As regras operacionais especificam a atribuição de pessoal responsável, a marcação de processamento como concluído e a atribuição de responsabilidade para recuperar emails excluídos por engano. Acesso total não significa apenas permissão de leitura; permite alterar e excluir itens. Se o trabalho exigir que a exclusão não seja permitida, determine separadamente se a caixa de correio compartilhada atende ao requisito.

Trocar responsáveis e revogar permissões concedidas por engano

Após a nova pessoa responsável concluir o teste de leitura/envio, remova a pessoa existente de acesso total e de cada lista de permissão de envio. Não considere todo o acesso revogado após remover uma única permissão. Verifique se as alterações de permissão foram salvas e teste o acesso em uma nova sessão, preservando a própria caixa de correio e os e-mails anteriores de acordo com o plano de transferência. Quando as permissões forem adicionadas incorretamente, revogue apenas os itens específicos e não exclua a caixa de correio para reverter.