Microsoft 365 / Cara Membuat Akun Pengguna dan Menetapkan Lisensi

Akun pengguna Microsoft 365 dapat dibuat di pusat admin di Pengguna → Pengguna aktif → Tambah pengguna. Atur nama akun dan kata sandi awal, pilih lokasi penggunaan dan lisensi produk yang diperlukan, kemudian simpan. Membuat akun saja tidak berarti Anda dapat langsung menggunakan email atau aplikasi Office, jadi Anda perlu memeriksa status lisensi dan layanan.

Hal-hal yang perlu diputuskan sebelum membuat akun

• Nama Masuk: Gunakan akun unik yang terkait dengan karyawan yang sebenarnya. Jika Anda terlebih dahulu menetapkan konvensi penamaan domain dan nama pengguna, hal ini akan mengurangi kebutuhan untuk modifikasi nanti.
• Nama Tampilan dan Informasi Kontak: Cocokkan dengan informasi bagian sumber daya manusia (SDM) organisasi, tetapi periksa item yang mungkin terlihat secara publik.
• Lokasi Penggunaan: Atur sesuai dengan negara atau wilayah penggunaan yang sebenarnya, karena ini dapat memengaruhi alokasi lisensi.
• Lisensi: Periksa apakah SKU produk (Stock-Keeping Unit, pengenal konfigurasi produk yang tepat) mencakup layanan yang diperlukan untuk peran tersebut, dan apakah ada lisensi yang tersedia.
• Autentikasi: Siapkan metode pengiriman kata sandi awal dan prosedur pendaftaran autentikasi multifaktor (MFA). Jangan sertakan kata sandi dalam email onboarding rutin.

Menurut Petunjuk Microsoft untuk Menambahkan Pengguna dan Menetapkan Lisensi, diperlukan izin manajemen pengguna dan lisensi. Organisasi yang menyinkronkan dari Active Directory lokal mungkin memiliki item yang tidak dapat diubah langsung di pusat manajemen cloud, jadi periksa terlebih dahulu sumber akun.

Prosedur ini didasarkan pada akun perusahaan atau sekolah yang dibuat langsung di cloud. Di organisasi di mana Active Directory lokal adalah sumber akun, periksa terlebih dahulu apakah karyawan yang ada dijadwalkan untuk disinkronkan. Membuat orang yang sama secara terpisah di cloud dapat menyebabkan konflik dengan akun dan alamat email atau membagi data antara kedua akun.

Nama pengguna adalah UPN (User Principal Name) yang digunakan untuk masuk. Nama tampilan adalah nama yang ditampilkan di buku alamat, dan alias email adalah alamat tambahan untuk menerima pesan. Misalnya, meskipun nama tampilan adalah "Min-su Kim," login menggunakan alamat lengkap yang ditetapkan oleh organisasi. Jika domain yang diinginkan tidak ada dalam daftar pilihan, periksa apakah Anda perlu menyelesaikan verifikasi domain perusahaan terlebih dahulu.

Membuat Pengguna dan Menetapkan Lisensi

1. Setelah masuk ke pusat admin Microsoft 365 dengan peran admin yang sesuai, pergi ke Pengguna → Pengguna aktif.
2. Tekan Tambahkan pengguna dan masukkan nama, nama tampilan, nama pengguna, dan domain. Pastikan alamat tidak bertabrakan dengan pengguna yang sudah ada.

3. Tinjau metode pembuatan kata sandi awal dan apakah perubahan kata sandi diperlukan pada login pertama. Jangan serahkan kredensial akun kepada pengguna sebelum metode pengiriman yang aman siap.
4. Tentukan lokasi penggunaan dan pilih lisensi yang diperlukan. Setelah memilih produk, juga periksa status on/off dari layanan individu.

5. Jangan menetapkan peran admin jika pengguna adalah karyawan biasa dalam pengaturan peran. Setelah memeriksa grup dan informasi kontak yang diperlukan, simpan hasil pembuatan.
6. Verifikasi bahwa akun baru dapat masuk dan bahwa email serta aplikasi yang diperlukan tersedia. Penyediaan kotak surat dan perubahan lisensi mungkin memerlukan waktu untuk diterapkan.

Meninjau satu contoh pengguna sebelum menyimpan

Mari kita anggap kita sedang mendaftarkan satu karyawan kantor. Nama tampilan harus sesuai dengan catatan SDM, dan nama pengguna harus mengikuti konvensi penamaan unik perusahaan. Lokasi penggunaan dipilih sesuai dengan negara/wilayah yang sebenarnya, dan jika Office desktop serta email perusahaan diperlukan, pilih produk dengan hak yang sesuai. Tabel berikut tidak menginstruksikan pembelian produk tertentu tetapi merupakan kriteria untuk meninjau hasil input.

Jangan meninggalkan kata sandi awal dan informasi login pengguna bersama-sama di lembar tugas yang dapat diakses publik atau messenger publik. Multi-Factor Authentication (MFA) memverifikasi identitas menggunakan dua atau lebih faktor autentikasi, seperti yang dijelaskan dalam ikhtisar MFA Microsoft. Meminta pergantian kata sandi saja tidak dapat menggantikan pendaftaran MFA, jadi berikan panduan untuk jalur pendaftaran dan pemulihan sesuai dengan kebijakan autentikasi organisasi.

Login pertama dan verifikasi layanan setelah pembuatan

1. Pemeriksaan Administrator: Segarkan daftar pengguna aktif dan verifikasi semua alamat serta lisensi. Menutup wizard pembuatan saja tidak berarti semua layanan sudah siap.
2. Login pengguna: Jangan menggunakan kembali sesi browser yang terbuka dari akun karyawan yang ada. Masuk dengan profil baru atau jendela incognito. Biarkan pengguna menyelesaikan perubahan kata sandi awal dan mendaftarkan metode autentikasi yang diperlukan sendiri.
3. Verifikasi email: Jika lisensi email telah diberikan, periksa apakah kotak surat dapat dibuka di Outlook untuk web dan kirim serta terima email uji internal dan eksternal. Jika kotak surat masih disiapkan, jangan menghapus lisensi berulang kali; periksa kesalahan dan status sebagai gantinya.
4. Periksa file dan aplikasi: Pastikan Anda dapat membuat dan menyimpan dokumen di aplikasi yang diperlukan. Jika tombol instalasi hilang atau aktivasi gagal, bandingkan apakah produk yang dipilih memiliki hak aplikasi yang dapat diinstal.

Jika file departemen tidak terlihat meskipun layanan sudah dibuka, periksa izin grup dan situs secara terpisah dari pembuatan pengguna. Akun, lisensi, dan akses data masing-masing merupakan item verifikasi yang berbeda. Jika Anda menangani seluruh proses onboarding, periksa juga kriteria penyerahan dalam prosedur pengaturan onboarding (bahasa Korea).

Mengubah lisensi pengguna yang sudah ada

Buka Pengguna aktif, pilih targetnya, dan buka Lisensi dan aplikasi. Sebelum melakukan perubahan, catat lisensi dan daftar layanan saat ini, lalu lakukan modifikasi. Mematikan layanan dapat mengubah jadwal retensi atau penghapusan data yang diakses pengguna. Jangan menganggap ini sebagai tugas penghematan biaya sederhana; pertama pastikan cakupan dampak pada email, file, dan aplikasi. Jika menerapkan aturan yang sama pada banyak orang, Anda dapat meninjau persyaratan dan kondisi lisensi untuk penugasan berbasis kelompok.

Untuk memeriksa penugasan untuk setiap produk, Anda dapat menggunakan jalur Penagihan → Lisensi → pilih produk. Jika produk yang sama dibeli melalui beberapa langganan, total pada layar produk dan jumlah untuk setiap langganan individu mungkin ditampilkan berbeda. Anda juga perlu memeriksa apakah lisensi ditugaskan secara langsung atau diterima dari grup untuk menentukan target modifikasi. Panduan Microsoft tentang penetapan lisensi dan penanganan kesalahan menjelaskan kedua jalur tersebut dan cara memeriksa kesalahan.

Jika seorang pengguna dapat masuk tetapi tidak dapat membuka aplikasi tertentu, periksa masalah akun dan masalah lisensi secara terpisah. Dengan memeriksa status penugasan lisensi di layar pengguna aktif, status aktivasi layanan, dan setiap kesalahan modifikasi terlebih dahulu, Anda dapat mengurangi pengaturan ulang kata sandi yang tidak perlu.

Apa yang harus diperbaiki ketika terjadi kesalahan

• Nama pengguna duplikat: Periksa pengguna yang sudah ada, pengguna yang dihapus, dan email yang digunakan. Jangan membuat akun kedua dengan nama baru untuk orang yang sudah memiliki akun.
• Gagal penugasan lisensi: Periksa lisensi yang tidak mencukupi, lokasi penggunaan yang salah, dan paket layanan yang berkonflik. Setelah memperbaiki penyebab kesalahan, proses ulang penugasan dan baca status keberhasilannya lagi.
• Nama/properti terkunci berwarna abu-abu: Periksa apakah ini akun yang disinkronkan dan minta perubahan dari administrator direktori asli.
• Aplikasi yang dipilih salah: Pulihkan hanya item yang diperlukan berdasarkan daftar sebelum perubahan. Menghapus dan membuat ulang pengguna bukanlah cara rutin untuk membatalkan pengaturan.