Microsoft 365 / Berbagi file OneDrive dan memulihkan file yang dihapus atau tertimpa
Untuk membagikan file OneDrive pekerjaan atau sekolah, pilih Share dan tentukan siapa yang dapat mengaksesnya; untuk memulihkan file yang dihapus, mulailah dengan Recycle bin di situs web OneDrive. Pilih tautan untuk orang tertentu ketika hanya penerima yang ditentukan yang memerlukan akses. Opsi pemulihan tergantung pada status file, periode penyimpanan, dan kebijakan organisasi.
Panduan ini mencakup akun OneDrive untuk pekerjaan atau sekolah. Nama menu yang dicetak tebal mengikuti antarmuka berbahasa Inggris; Share berarti berbagi, Manage access untuk mengelola akses, Recycle bin adalah keranjang sampah, dan Restore untuk memulihkan. Jika OneDrive pribadi dan OneDrive pekerjaan ada di PC yang sama, periksa terlebih dahulu akun login browser dan pemilik sebenarnya dari file tersebut. Menghapus file dari folder OneDrive yang disinkronkan juga dapat menghapus salinan cloud-nya. Oleh karena itu, sinkronisasi tidak memberikan cadangan independen.
Pilih cakupan berbagi dan izin
- Penerima: Putuskan apakah ini diperlukan untuk orang tertentu, seseorang di dalam organisasi, pemegang izin yang sudah ada, atau siapa saja yang memiliki tautan.
- Izin: Putuskan apakah hanya mengizinkan melihat atau juga mengizinkan mengedit. Izin mengedit folder mungkin termasuk kemampuan untuk memindahkan atau menghapus file di dalamnya.
- Durasi: Jika berbagi eksternal bersifat sementara, rencanakan agar tautan kedaluwarsa atau akses dicabut.
- Lokasi penyimpanan: Jika file perlu dimiliki bersama oleh departemen, situs tim SharePoint mungkin lebih sesuai daripada OneDrive individual.
Menurut panduan Microsoft tentang berbagi file OneDrive, opsi tautan dan izin edit atau unduh bergantung pada jenis akun serta pengaturan organisasi. Opsi yang berwarna abu-abu bisa disebabkan oleh kebijakan administrator, bukan kesalahan pengguna.
Berbagi file dengan orang tertentu
- Di situs OneDrive pekerjaan Anda, pilih file atau folder dan klik Share.
- Dalam pengaturan tautan, pilih Specific people dan atur izin lihat atau edit. Periksa kebijakan organisasi Anda untuk melihat apakah orang eksternal dapat ditambahkan.
- Setelah menentukan penerima dan mengirim tautan, periksa kembali Manage access untuk melihat siapa saja yang dapat mengaksesnya. Hapus tautan yang sudah tidak diperlukan.
Verifikasi akses yang dibagikan dan cabut bila diperlukan
Misalnya, jika seorang perwakilan mitra hanya perlu meninjau satu proposal, pilih Orang tertentu dengan izin melihat untuk file tersebut. Memberikan izin edit ke seluruh folder mungkin memungkinkan akses ke file yang tidak diperlukan, termasuk kemampuan untuk memodifikasi atau menghapusnya. Tinjau konten sensitif dalam file dan cakupan folder sebelum membagikannya.
Periksa apakah penerima dapat membuka tautan menggunakan identitas email yang diundang dan membaca kontennya, dan jika pengeditan tidak diperlukan, pastikan pengeditan tidak diizinkan. Jangan menganggap bahwa memberikan izin melihat otomatis memblokir unduhan. Periksa apakah pembatasan unduhan, kedaluwarsa, dll., benar-benar disediakan sesuai dengan jenis file, jenis tautan, dan kebijakan organisasi.
Tinjau tautan di Manage access dan akses langsung secara terpisah. Untuk menghentikan akses seseorang secara spesifik, hapus tautan yang tidak perlu atau cabut izin langsung, dan juga periksa apakah mereka mungkin mengakses melalui tautan atau grup lain. Tautan People with existing access tidak mengubah izin yang sudah ada. Menghentikan berbagi tidak menarik kembali salinan yang sudah diunduh penerima.
Pilih metode pemulihan untuk file yang hilang atau rusak
| Status | Metode yang digunakan terlebih dahulu | Kondisi yang perlu diperiksa |
|---|---|---|
| File diganti nama atau dipindahkan, atau hanya hilang di PC | Periksa pencarian OneDrive web dan lokasi penyimpanan yang sebenarnya | Bedakan apakah ini masalah dengan akun lain, file SharePoint, atau sinkronisasi |
| File dihapus | Pulihkan dari tempat sampah web | Pemilik, periode retensi, status penghapusan permanen |
| File ada tetapi kontennya tertimpa secara tidak benar | Riwayat versi | Periksa apakah versi yang dibutuhkan pada waktu yang diperlukan tersedia |
| Beberapa file rusak atau dihapus secara bersamaan | Kendalikan penyebabnya, kemudian periksa apakah Restore your OneDrive tersedia | Lingkup titik pemulihan, persyaratan langganan, dan perubahan yang masih diperlukan yang juga akan dibatalkan |
Jika Anda kehilangan file yang dibagikan oleh orang lain, hanya melihat di Recycle Bin Anda sendiri mungkin tidak menyelesaikan masalah. Anda perlu memeriksa OneDrive pemilik asli atau penyimpanan SharePoint tempat file sebenarnya berada. Jika kehilangan besar seperti ransomware diduga terjadi, kendalikan penyebab perubahan terus-menerus sebelum memulihkan dan tentukan titik pemulihan dengan administrator.
Pulihkan file yang dihapus
- Pertama, cari untuk memastikan apakah file benar-benar dihapus, dan periksa apakah file tersebut dipindahkan ke lokasi yang salah atau status sinkronisasinya telah berubah.
- Di situs web OneDrive, pilih file di Recycle bin dan klik Restore.
- Verifikasi apakah file telah kembali ke lokasi aslinya dan apakah isi serta izin aksesnya sesuai yang diharapkan. Jika ini adalah file yang dibagikan oleh orang lain, Anda mungkin perlu memeriksa OneDrive pemilik asli.
Panduan Microsoft untuk memulihkan file OneDrive yang dihapus menjelaskan masa pemulihan dari keranjang sampah dan batasannya untuk akun kerja atau sekolah. Jika kerusakan atau perubahan yang tidak diinginkan terjadi pada banyak file, Restore your OneDrive dapat membatalkan aktivitas file dan folder selama 30 hari terakhir apabila langganan Microsoft 365 yang diperlukan tersedia. Pada akun kerja atau sekolah, buka Settings, lalu Restore OneDrive, kemudian tinjau daftar aktivitas dan titik pemulihan sebelum mengonfirmasi. Operasi ini juga dapat membatalkan perubahan yang masih diperlukan dan memindahkan item yang baru dibuat ke keranjang sampah. Fitur ini tidak memulihkan item yang sudah dihapus secara permanen. Jangan menunda pemulihan karena file yang dihapus permanen atau melewati masa retensi organisasi mungkin tidak dapat dipulihkan.
File yang dihapus di akun kerja atau sekolah umumnya memiliki periode pemulihan 93 hari, meskipun ini dapat bervariasi tergantung pengaturan admin. Jangan bingung dengan 30 hari default untuk akun pribadi. File yang dihapus secara permanen dari tempat sampah tidak dapat dipulihkan melalui pemulihan tempat sampah normal. Saat mencoba memulihkan file, jangan kosongkan tempat sampah, dan pilih hanya item yang diperlukan untuk dipulihkan.
Misalnya, jika Anda memulihkan file penawaran harga dari folder Dokumen, jangan hanya memeriksa nama file; verifikasi juga folder asli, pengeditan, dan izin berbagi. Jika file dengan nama yang sama sudah ada atau folder asli telah dihapus, baca panduan yang ditampilkan dan selesaikan setiap konflik. File hanya daring yang tidak ditemukan di Recycle Bin Windows mungkin masih tersedia di keranjang sampah OneDrive di web, jadi jangan menyerah hanya karena recycle bin lokal kosong.
Pulihkan file yang tertimpa ke versi sebelumnya
- Di OneDrive di web, pilih file saat ini dan buka Version history dari More options atau klik kanan.
- Periksa waktu dan konten dari versi sebelum masalah terjadi. Periksa kontennya serta waktu modifikasinya. Simpan setiap perubahan terbaru yang masih Anda perlukan secara terpisah sebelum mengembalikannya.
- Untuk versi yang Anda inginkan, buka menu More options dan pilih Restore. Versi yang dipilih menjadi versi saat ini; versi yang sebelumnya menjadi versi saat ini tetap ada dalam riwayat versi.
- Buka kembali file untuk memeriksa konten yang diperlukan dan akses berbagi. Jika terdapat kesalahan, bandingkan dengan titik lain dalam riwayat versi dan beri tahu orang yang mengedit file secara bersamaan tentang hasilnya.
Penggunaan dan penyimpanan riwayat versi dipengaruhi oleh pengaturan organisasi. Jika tidak ada versi atau titik yang diperlukan telah hilang, jangan mengulangi operasi yang sama, dan hubungi administrator. Untuk langkah-langkah riwayat versi secara rinci, termasuk opsi File Explorer, lihat prosedur pemulihan versi sebelumnya Microsoft. Jangan mengembalikan seluruh OneDrive hanya karena kesalahan pada satu file.
Ketika seorang administrator perlu membantu
Jika opsi berbagi eksternal tidak terlihat, periksa pengaturan berbagi OneDrive di pusat admin SharePoint dan setiap batasan spesifik pengguna. Jika OneDrive atau akun dari karyawan yang sudah pergi telah dihapus, prosesnya berbeda dari pemulihan dari recycle bin biasa, jadi Anda harus terlebih dahulu memeriksa status retensi sesuai dengan Instruksi Pemulihan OneDrive yang Dihapus. Periode retensi setelah menghapus akun pengguna dan periode recycle bin file adalah siklus hidup yang berbeda. Berikan administrator akun pemilik, alamat file atau situs yang sebenarnya, perkiraan waktu penghapusan, keadaan normal terakhir, dan metode yang sudah dicoba. Setelah pemulihan, putuskan apakah akan menyimpan bahan kerja di OneDrive kerja milik seorang karyawan atau memindahkannya ke SharePoint yang dikelola oleh departemen.
