Microsoft 365 / Cara memilih grup keamanan, grup distribusi, dan grup Microsoft 365

Di Microsoft 365, grup keamanan terutama digunakan untuk mengelompokkan izin akses sumber daya, grup distribusi digunakan untuk mendistribusikan email ke banyak orang, dan Grup Microsoft 365 digunakan untuk mengelola anggota ruang kerja kolaboratif seperti email, file, dan kalender. Meskipun namanya mirip, tujuan dan layanan yang terhubung berbeda, jadi tentukan dulu apa yang ingin Anda bagikan.

Apa perbedaan ketiga jenis grup tersebut?

Perbandingan jenis grup Microsoft menjelaskan perbedaan dalam ketersediaan email, dukungan keanggotaan dinamis, dan layanan yang terhubung. Jika grup keamanan memerlukan fungsi email, tersedia jenis tersendiri yang disebut grup keamanan berkemampuan email. Nama yang sama tidak berarti kedua jenis grup dapat dikonversi atau saling menggantikan.

Grup mana yang harus Anda pilih?

• Untuk memberikan izin baca/edit kepada beberapa orang sekaligus: tinjau dulu grup keamanan. Selain itu, periksa apakah sumber daya yang sebenarnya mendukung grup sebagai target untuk penugasan izin.
• Jika Anda hanya ingin mengirim email ke beberapa orang: Pertimbangkan grup distribusi. Grup distribusi mengirimkan pesan kepada anggota daripada menyediakan kotak masuk bersama atau ruang kerja file.
• Jika anggota yang sama ingin menggunakan email, kalender, file, dan Teams bersama-sama: Pertimbangkan grup Microsoft 365. Tim Teams terhubung dengan keanggotaan grup Microsoft 365.
• Jika beberapa orang perlu menerima dan membalas dari satu alamat: Kotak surat bersama mungkin lebih cocok daripada grup.

Jangan memilih hanya berdasarkan nama "Tim Penjualan"

Bahkan di dalam tim penjualan yang sama, "mengirim pengumuman penjualan ke semua karyawan," "memberikan akses ke folder materi penjualan," dan "bekerja sama pada proyek produk baru" adalah persyaratan yang berbeda. Jika audiens pengumuman adalah semua karyawan dan akses file hanya untuk staf penjualan, menggabungkan kedua daftar menjadi satu dapat dengan mudah menyebabkan kesalahan izin.

• Daftar penerima pengumuman: Sebarkan email kepada anggota melalui grup distribusi. Menjadi bagian dari grup ini tidak secara otomatis memberikan hak pengeditan pada penyimpanan file terpisah.
• Daftar Akses File: Berikan akses grup keamanan pada sumber daya yang sebenarnya. Membuat grup dan menghubungkan izin ke situs atau folder yang sesuai adalah tugas yang terpisah.
• Kolaborasi Proyek: Tinjau ruang kolaboratif yang terkait dengan grup Microsoft 365. Cocok ketika percakapan, materi, dan jadwal perlu dikelola mengikuti anggota yang sama.
• Penerimaan Pertanyaan Pelanggan: Jika petugas yang bertanggung jawab perlu membaca dari kotak masuk yang sama dan membalas dari alamat bersama, pertama-tama periksa perbedaan antara kotak surat bersama dan alias. Metode distribusi ke kotak masuk individu dan hasil operasi berbeda.

Bedakan antara pemilik, anggota, dan pengguna eksternal

Pemilik adalah orang-orang yang mengelola grup, dan Anggota adalah orang-orang yang menggunakan layanan. Periksa izin dan kondisi penggunaan aktual untuk setiap peran, dan jangan melewatkan konfirmasi anggota hanya karena mereka terdaftar sebagai pemilik. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menentukan setidaknya dua pemilik yang dapat mengelola grup untuk tujuan penyerahan pekerjaan.

Pengaturan yang memungkinkan pengirim eksternal mengirim email ke alamat grup dan pengaturan yang memungkinkan orang eksternal ditambahkan ke grup sebagai tamu adalah berbeda. Anda tidak perlu memberikan orang tersebut akses ke ruang file hanya karena Anda ingin menerima email dari perusahaan mitra. Sebaliknya, memiliki anggota tamu tidak berarti bahwa grup diatur untuk menerima email dari semua pengirim eksternal.

Keanggotaan dinamis memilih anggota grup menggunakan aturan berdasarkan atribut seperti departemen. Karena metode pengelolaan berbeda dari daftar statis yang dibuat secara manual oleh manusia, periksa keakuratan atribut, jenis grup yang didukung, dan lisensi sebelum membuat pemilihan. Jangan menganggap grup distribusi dinamis Exchange dan keanggotaan dinamis di Microsoft Entra ID sebagai fungsi yang sama.

Urutan perancangan sebelum membuat grup

1. Tuliskan tujuan grup dalam satu kalimat. Misalnya, "Menerima pengumuman penjualan" dan "Izin pengeditan untuk dokumen tim penjualan" memiliki tujuan yang berbeda.
2. Tentukan siapa yang akan menambahkan dan menghapus anggota, dan siapa yang akan mengambil alih jika pemilik meninggalkan organisasi. Grup tanpa pemilik mudah diabaikan.
3. Tinjau apakah akan menyertakan pengguna eksternal dan apakah pengirim eksternal dapat mengirim email ke alamat grup. Jangan anggap ini sebagai setelan default.
4. Di pusat admin Microsoft 365, pergi ke Teams & groups → Active teams & groups dan pilih tipe untuk dibuat. Beberapa tipe mungkin tidak terlihat tergantung pada peran atau lisensi.

5. Tambahkan pemilik dan anggota, serta uji apakah izin yang diharapkan atau pengiriman email berfungsi di layanan terkait. Jangan anggap bahwa membuat grup secara otomatis memberikan akses ke situs tertentu.

Contoh konkret membuat grup Microsoft 365

Untuk kasus seperti 'Proyek Peluncuran Produk' di mana sejumlah orang terbatas berbagi materi dan jadwal, Anda dapat memeriksa item berikut. Jika layar pembuatan dibagi berdasarkan tab jenis atau tombol tambah terpisah, pilih item yang sesuai dengan grup Microsoft 365.

1. Di Teams & groups → Active teams & groups → Add a Microsoft 365 group, masukkan nama dan deskripsi. Sertakan tujuan dan tanggung jawab manajemen dalam deskripsi untuk membedakannya dari grup dengan nama yang mirip.
2. Tentukan pemilik dan anggota. Verifikasi target tidak hanya berdasarkan nama yang ditampilkan tetapi juga berdasarkan alamat akun, dan pada tahap awal, tambahkan hanya orang yang diperlukan.
3. Tinjau alamat email unik grup dan cakupan akses publik/pribadi. Jika ini adalah proyek yang sensitif, putuskan sesuai dengan standar klasifikasi data organisasi, dan tentukan cakupan privasi sebelum mengunggah berkas.
4. Periksa apakah Teams diperlukan dan buat grup dari layar tinjauan. Membuat grup tidak berarti bahwa tim Teams terpisah harus dibuat dalam setiap kasus.
5. Segarkan daftar, buka grup, dan pilih Keanggotaan (Membership) → Anggota (Members) untuk memeriksa keanggotaan yang tersimpan. Panduan pembuatan grup Microsoft juga membedakan nama, pemilik, anggota, alamat, dan cakupan akses.

Tiga hal yang perlu diuji setelah pembuatan

Untuk grup distribusi, verifikasi bahwa email uji dikirimkan ke anggota yang dimaksud. Grup Microsoft 365 membedakan antara pesan yang tetap berada di ruang grup dan menerima salinan di kotak masuk individu. Jangan menganggap bahwa grup itu sendiri mengalami malfungsi hanya karena tidak ada salinan di kotak masuk pribadi.

Untuk grup izin, uji membaca dan mengedit dengan akun anggota pada sumber daya yang sebenarnya. Jika memungkinkan, periksa juga dengan akun non-anggota untuk memastikan cakupan yang diizinkan tidak meluas. Jika akses terus berlanjut, selidiki apakah diakses langsung melalui izin, grup lain, atau tautan bersama. Menghapus satu anggota grup tidak menghilangkan semua jalur akses.

Jika Anda menambahkan anggota secara tidak sengaja, hapus hanya anggota tersebut dan kemudian periksa kembali hasil simpanan serta akses layanan. Hati-hati agar tidak menghapus seluruh grup untuk membatalkan perubahan, karena hal ini dapat memengaruhi materi yang terhubung seperti file dan email; bedakan antara modifikasi pengaturan dan penghapusan data.

Apakah tipe grup bisa diubah nanti?

Tipe grup memiliki model fitur yang secara fundamental berbeda, jadi Anda tidak boleh menganggapnya sebagai perubahan nama sederhana. Jika grup baru diperlukan, tinjau alamat, anggota, sumber daya SharePoint dan Teams yang terhubung, izin, dan aliran email sebelum merencanakan transisi. Secara khusus, menghapus grup Microsoft 365 yang sudah ada dapat memengaruhi data kolaboratif yang terhubung.