Microsoft 365 / 공유 사서함을 만들고 접근 권한을 부여하는 방법
공유 사서함은 여러 담당자가 하나의 업무 주소로 들어오는 메일을 함께 처리할 때 사용합니다. 만드는 것만으로 모든 담당자가 읽고 답할 수 있는 것은 아닙니다. 전체 액세스와 다른 이름으로 보내기 또는 대신 보내기 권한을 목적에 맞게 별도로 부여해야 합니다.
만들기 전에 정할 사항
- 주소와 표시 이름: 고객에게 보일 이름과 도메인을 정하고 기존 주소와 중복되지 않는지 확인합니다.
- 담당자: 최소 두 명 이상의 운영 책임자와 인계 절차를 정합니다.
- 발신 방식: 고객에게 공유 주소만 보일지, 담당자의 “대신 보냄”을 표시할지 결정합니다.
- 보관·용량: 예상 메일량과 보존 요구를 확인합니다. 추가 라이선스가 필요한 경우가 있습니다.
Microsoft의 공유 사서함 생성 안내와 라이선스·제한 설명에서 최신 조건을 확인하세요. 공유 사서함 자체의 계정은 직접 로그인 차단 상태로 유지하고, 사용자들은 각자의 계정에 부여된 권한으로 접근합니다.
이 글은 클라우드 Exchange Online 사서함을 기준으로 합니다. 하이브리드 Exchange 환경에서는 원본 관리 위치에 따라 온프레미스 절차가 필요하므로 중복 생성하지 마세요. 생성 담당자에게는 Exchange 관리자 등 해당 권한이 필요하며, 이용자마다 라이선스가 있는 Exchange Online 사서함이 준비되어 있어야 합니다. 별도 라이선스 없는 공유 사서함의 50GB 한도와 추가 보존 기능의 조건도 확인합니다.
예를 들어 고객지원 담당자 두 명이 공동 주소를 처리한다면 두 사람 모두에게 읽기·관리 권한을 주고, 고객에게 공유 주소로 답하게 할 사람에게 Send As를 추가하는 식으로 설계할 수 있습니다. 외부 협력사 계정에 같은 방식의 위임을 줄 수 있다고 가정하지 않습니다.
공유 사서함 만들기
- Microsoft 365 관리 센터에서 [팀 및 그룹] → [공유 사서함]으로 이동합니다. 또는 Exchange 관리 센터의 [받는 사람] → [사서함]에서 생성할 수 있습니다.
- [공유 사서함 추가]를 선택하고 표시 이름과 메일 주소를 입력합니다. 저장 전에 주소 철자를 확인합니다.
- 생성이 완료되면 구성원 또는 위임 권한 설정을 엽니다. 사용할 사람을 추가하고 필요한 권한을 구분해 부여합니다.
전체 액세스와 발신 권한의 차이
| 권한 | 할 수 있는 일 | 별도로 확인할 점 |
|---|---|---|
| 전체 액세스(읽기 및 관리) | 공유 사서함을 열고 메일·일정을 관리 | 이 권한만으로 공유 주소로 발신할 수는 없습니다. |
| 다른 이름으로 보내기(Send As) | 공유 사서함이 보낸 것처럼 발신 | 수신자에게 담당자 이름이 표시되지 않는 방식입니다. |
| 대신 보내기(Send on Behalf) | 담당자가 공유 사서함을 대신해 발신 | 수신자에게 대신 보낸 사람이 표시될 수 있습니다. |
Microsoft는 Exchange Online 받는 사람 권한에서 이 세 권한을 구분합니다. 실제 화면의 “읽기 및 관리”는 Exchange의 전체 액세스에 해당할 수 있습니다.
읽기와 Send As를 각각 부여하는 순서
- Exchange 관리 센터 → 받는 사람 → 사서함에서 새 공유 사서함을 선택합니다. 표시 이름과 실제 주소를 함께 대조합니다.
- 사서함 위임 또는 사서함 권한의 위임 관리에서 읽기 및 관리(전체 액세스)를 엽니다. 담당자를 추가하고 저장한 뒤 목록을 다시 확인합니다.
- 다른 이름으로 보내기(Send As)를 별도로 열어 발신 담당자를 추가합니다. 전체 액세스 목록에 이름이 있어도 발신 권한이 자동으로 동일하다고 판단하지 않습니다.
- 두 목록을 요청한 권한표와 비교합니다. 고객에게 담당자가 대신 보냈다는 표시가 필요한 경우에는 Send on Behalf를 검토하되, 공유 사서함에서는 화면에 해당 항목이 제공되지 않을 수 있어 공식 문서의 Exchange Online PowerShell 관리 경로를 확인합니다.
- Microsoft 365 관리 센터의 활성 사용자에서 공유 사서함에 연결된 계정의 로그인 차단 상태도 확인합니다. Outlook에서 열리지 않는다고 이 계정의 로그인을 허용하거나 암호를 공유하지 않습니다.
Send As와 Send on Behalf를 같은 사람에게 함께 부여하면 Send As가 우선합니다. 수신자에게 어떤 표시가 필요한지 정한 뒤 필요한 권한만 선택하세요. 이 차이는 위의 Microsoft 받는 사람 권한 문서에서 확인할 수 있습니다.
동작 확인과 문제 해결
- 권한을 받은 사용자가 자신의 계정으로 Outlook에 로그인해 공유 사서함을 열 수 있는지 확인합니다. 자동으로 나타나지 않으면 클라이언트에서 공유 사서함을 추가해야 할 수 있습니다.
- 외부 테스트 주소에서 공유 주소로 메일을 보내 수신을 확인합니다.
- 허용된 발신 방식으로 답장해 보낸 사람 표시가 의도와 같은지 확인합니다. 권한 반영에는 시간이 걸릴 수 있습니다.
웹용 Outlook에서는 사용자의 프로필 메뉴에서 다른 사서함 열기를 선택해 공유 주소를 지정할 수 있습니다. 데스크톱 Outlook 자동 표시는 직접 사용자에게 부여한 전체 액세스와 자동 매핑 조건의 영향을 받습니다. 그룹을 통해 권한을 줬다면 자동 표시가 되지 않을 수 있으므로 “표시 안 됨”과 “접근 권한 없음”을 구분하세요.
| 시험 | 확인할 결과 | 실패할 때 조사할 것 |
|---|---|---|
| 공유 사서함 열기 | 받은 편지함을 읽고 필요한 작업 수행 | 전체 액세스 대상, 반영 상태, 클라이언트 추가 방식 |
| 외부에서 수신 | 시험 메일이 공동 받은 편지함에 도착 | 주소 중복·도메인·메시지 추적 |
| 공유 주소로 회신 | 외부 수신자에게 의도한 발신자 표시 | Send As·대신 보내기, 보낸 사람 선택, 주소록 숨김 설정 |
| 다른 담당자가 발신 이력 확인 | 합의한 위치에서 보낸 편지 확인 가능 | 공유 사서함의 발신 사본 저장 설정 |
보낸 편지와 업무 처리 규칙도 확인하세요
공유 주소로 보냈더라도 사본이 담당자의 개인 보낸 편지함에만 남으면 다른 담당자가 답장 여부를 확인하기 어렵습니다. 공유 사서함의 보낸 항목 사본 설정을 확인하고, 사용하는 발신 방식에 맞춰 공유 사서함에도 사본을 보관할지 결정하세요. 실제 시험 메일을 보내 두 위치를 확인해야 합니다.
클라이언트별 보낸 편지 저장 문제와 서버 쪽 사본 설정은 Microsoft의 공유 사서함 보낸 편지 문제 해결을 참고할 수 있습니다. 개인 클라이언트의 레지스트리를 무조건 바꾸기보다 현재 Outlook 종류와 사서함 설정부터 확인합니다.
운영 규칙에는 담당자 배정, 처리 완료 표시, 실수로 삭제한 메일의 복구 담당을 정합니다. 전체 액세스는 단순 읽기 전용 권한이 아니며 항목을 변경·삭제할 수 있습니다. 삭제를 못 하게 해야 하는 업무라면 공유 사서함이 요구를 충족하는지 별도로 판단하세요.
담당자 변경과 잘못된 권한 되돌리기
새 담당자의 읽기·발신 시험을 완료한 뒤 기존 담당자를 전체 액세스와 각 발신 권한 목록에서 제거합니다. 하나의 권한만 지워 놓고 모든 접근이 회수되었다고 처리하지 않습니다. 저장 결과와 새 세션의 접근을 확인하고, 사서함 자체와 과거 메일은 인계 계획에 따라 보존하세요. 권한을 잘못 추가했을 때도 해당 항목만 회수하며 사서함을 삭제해 되돌리지 않습니다.
