Microsoft 365 / Atur izin situs SharePoint dan kelola berbagi eksternal

Izin situs SharePoint menentukan siapa yang dapat mengakses situs, dan pengaturan berbagi eksternal membatasi cakupan berbagi konten dengan orang di luar organisasi. Jika itu adalah situs yang terhubung ke tim, Anda juga harus memeriksa hubungan dengan anggota Teams / grup Microsoft 365. Izin situs dan tautan berbagi tidaklah sama.

Struktur yang perlu diperiksa sebelum mengubah izin

• Periksa apakah situs itu adalah situs independen atau situs yang terhubung ke grup Microsoft 365 / Teams.
• Periksa grup akses saat ini dan izin yang diberikan langsung, seperti pemilik, anggota, dan pengunjung.
• Periksa apakah ada tautan berbagi yang dibuat secara terpisah untuk file atau folder.
• Periksa ruang lingkup berbagi eksternal SharePoint dan OneDrive tingkat organisasi serta pengaturan undangan tamu Microsoft Entra.

Panduan Microsoft tentang berbagi dan izin SharePoint menyarankan pengelolaan anggota situs yang terhubung ke grup melalui grup Microsoft 365 tersebut, atau melalui Teams jika situs terhubung ke tim. Memberikan izin situs saja tidak otomatis menjadikan seseorang anggota tim Teams.

Pemilik, anggota, pengunjung, dan pewarisan izin

Pada situs biasa, pemilik mengelola situs, anggota mengedit konten, dan pengunjung membaca konten. Namun, jika ada izin khusus pada situs yang sudah ada, jangan menentukan izin aktual hanya berdasarkan nama; periksa pengaturannya. Situs tim yang terhubung grup terhubung dengan pemilik dan anggota Microsoft 365 Groups, sementara situs komunikasi dikelola terutama seputar grup SharePoint situs tersebut.

Pewarisan izin adalah sebuah struktur di mana pustaka, folder, dan file mengikuti izin dari induknya. Jika izin yang berbeda diberikan pada satu file atau tautan berbagi terpisah dibuat, menjadi sulit untuk memahami semua akses hanya dari daftar situs. Saat menerima permintaan untuk 'menghapus akses untuk karyawan tertentu,' Anda perlu memeriksa ketiga jalur sekaligus: grup tim atau situs, izin langsung, dan tautan berbagi.

Situs saluran pribadi dan bersama di Teams dikelola melalui anggota saluran sesuai dengan struktur koneksi Teams dan SharePoint . Tidak seperti situs biasa, Anda tidak boleh mencoba mengubah anggota secara mandiri di SharePoint. Selain itu, administrator situs tidak dapat mengubah semua kebijakan, dan mengubah tingkat izin berbagi eksternal sebuah situs memerlukan hak istimewa administrator SharePoint.

Periksa dan ubah izin situs

1. Pada pusat admin SharePoint berbahasa Inggris, buka [Sites] → [Active sites] dan cari situs target. Karena mungkin ada situs saluran dengan nama yang mirip, periksa baik URL maupun jenis situsnya.

2. Periksa hubungan antara administrator, pemilik, dan anggota pada detail situs. Jika itu adalah situs yang terhubung dengan Teams, pertama-tama tinjau daftar pemilik dan anggota tim.
3. Tambahkan atau hapus grup atau pengguna sesuai dengan tujuan perubahan. Jika Anda hanya ingin berbagi file tertentu, jangan memberikan akses ke seluruh situs dan pertimbangkan berbagi file sebagai gantinya.
4. Gunakan akun uji untuk memastikan bahwa hanya konten yang diharapkan yang terlihat. Jika izin telah diperluas, periksa tautan berbagi sebelumnya dan izin langsung juga.

Contoh menambahkan seseorang hanya untuk melihat situs

Mari kita asumsikan sebuah kasus di mana departemen lain hanya perlu membaca situs dokumen. Jika tidak perlu ikut serta dalam percakapan Teams atau kalender, pertimbangkan apakah izin baca situs sudah cukup alih-alih menambahkan mereka sebagai anggota umum dari grup. Grup Microsoft 365 tidak menyediakan peran keanggotaan hanya-baca, jadi pemberian izin Baca di tingkat situs secara terpisah mungkin sesuai untuk persyaratan ini.

1. Buka situs target dan periksa grup serta izin saat ini di Settings → Site permissions (label bahasa Inggris).
2. Jika itu adalah situs komunikasi, pilih Share site, dan jika itu adalah situs yang terhubung dengan grup, pilih jalur yang sesuai seperti Add members → Share site only sesuai dengan tujuannya. Gunakan jalur anggota Teams jika tujuannya untuk partisipasi tim penuh.
3. Pilih pengguna/grup keamanan yang tepat dan tentukan izin Baca. Tinjau target dan pengaturan pemberitahuan sebelum menambahkan. Panduan Berbagi Situs Microsoft membedakan antara berbagi dengan sumber daya grup dan hanya berbagi situs.
4. Minta pengguna yang dituju atau pengguna uji yang disetujui untuk memverifikasi bahwa mereka dapat membaca dokumen uji tetapi tidak dapat mengeditnya. Jangan menyimpulkan izin mereka hanya dari tampilan administrator.

Jika Anda ingin menampilkan hanya satu file, jangan membagikan seluruh situs. Sebagai gantinya, atur target dan izin lihat/edit pada file tertentu tersebut. Tautan “Orang dengan akses yang ada” digunakan untuk mengirimkan jalur akses yang sudah mereka miliki dan berbeda dari tautan yang digunakan untuk memberikan izin baru.

Atur lingkup berbagi eksternal

Situs tidak dapat mengizinkan berbagi eksternal yang lebih luas daripada organisasi. Periksa pengaturan organisasi terlebih dahulu. Di pusat admin SharePoint berbahasa Inggris, pilih situs lalu buka tab Settings → More sharing settings. Panduan Microsoft tentang pengaturan berbagi eksternal situs menjelaskan hubungan kedua tingkat tersebut.

Mengizinkan tingkat Anyone (siapa saja) tidak membuat situs itu sendiri menjadi publik secara anonim. Ini memungkinkan orang dengan izin berbagi yang diperlukan untuk membuat tautan tanpa autentikasi ke file dan folder yang memenuhi syarat; ini tidak memberi setiap orang izin untuk membuat tautan. Pemegang dapat meneruskan tautan tersebut ke orang lain. Jika pekerjaan dibatasi untuk mitra tertentu, pertimbangkan tautan Specific people (orang tertentu) yang diautentikasi sebagai gantinya. Beberapa lokasi, termasuk file saluran bersama, tidak mendukung tautan Anyone.

1. Di pusat admin SharePoint, periksa cakupan maksimum organisasi di Policies → Sharing . Jika hanya satu situs yang diperlukan untuk tugas ini, pertama tinjau apakah perlu memperluas ke pengaturan tingkat organisasi.
2. Sites → Active sites, pilih situs berdasarkan URL sebenarnya, dan masuk ke Settings → More sharing settings .
3. Periksa tingkat izin, pembatasan domain, kedaluwarsa tamu, dan tipe tautan default. Opsi yang tersedia dipengaruhi oleh pengaturan organisasi dan kebijakan kolaborasi eksternal lainnya.
4. Catat nilai sebelumnya, simpan hanya perubahan yang diperlukan, lalu baca kembali pengaturannya. Gunakan file uji tanpa informasi rahasia dan akun uji yang disetujui. Periksa penerima eksternal yang dituju dan akun yang dikecualikan tanpa hak akses lain. Tautan Specific people (orang tertentu) tidak boleh memberikan akses baru kepada penerima tautan yang diteruskan. Tautan Anyone (siapa saja) dapat dipakai oleh pemegang lain tanpa masuk. Bandingkan hasil dengan jenis tautan dan kebijakan saat ini.

Hentikan berbagi dan selidiki kesalahan akses

Jika tidak ada opsi berbagi eksternal, periksa pembatasan organisasi, tipe situs, undangan tamu Entra, dan pembatasan domain, serta kebijakan grup secara berurutan. Jika undangan berhasil tetapi file tidak dapat dibuka, periksa apakah penerima telah mengautentikasi dengan alamat yang diundang dan periksa penyimpanan file yang sebenarnya. Mengaktifkan satu pengaturan yang diizinkan di sebuah situs tidak akan meniadakan semua kebijakan lainnya.

Saat mencabut akses, bersihkan tautan yang tidak perlu dan izin langsung di panel Kelola akses file, dan jika akses melalui grup, ubah juga anggota grup. Bahkan jika satu tautan dihapus, anggota dengan izin situs masih dapat mengaksesnya. Menghapus hak akses SharePoint ini tidak menghapus salinan yang sudah diunduh.

Jika Anda mempersempit pengaturan, tautan eksternal yang ada mungkin tidak berfungsi. Namun, jika Anda mengaktifkan kembali berbagi di tingkat organisasi, pengaturan situs sebelumnya dan tautan yang dibagikan mungkin mulai berfungsi lagi, jadi jangan bingung antara pemblokiran sementara dengan penghapusan tautan permanen. Jika Anda secara tidak sengaja memperluas cakupan, selain mengembalikan kebijakan sebelumnya, Anda juga harus memeriksa tautan dan undangan yang dibuat selama waktu itu. Microsoft mencatat bahwa tamu biasanya kehilangan akses dalam waktu satu jam setelah berbagi eksternal dibatasi atau dinonaktifkan; jangan menganggap setiap perubahan terjadi secara instan. Panduan berbagi di tingkat organisasi juga menjelaskan akses tamu yang dipulihkan setelah berbagi diaktifkan kembali. Selesaikan pemeriksaan dengan mengonfirmasi hasil aktual dengan akun uji yang diizinkan dan yang dikecualikan.