Microsoft 365 / Crear un buzón compartido y otorgar Acceso completo y Enviar como

Un buzón compartido permite que varios miembros del personal manejen el correo enviado a una dirección comercial. Crear el buzón por sí solo no da permiso a todos los miembros del personal para leer y responder. Acceso completo y Enviar como o Enviar en nombre de necesitan ser otorgados por separado según el propósito.

Qué decidir antes de crear el buzón

• Dirección y Nombre para Mostrar: Decida el nombre y dominio que se mostrarán a los clientes y verifique que no duplique una dirección existente.
• Personas a Cargo: Establezca al menos dos responsables de operación y un procedimiento de entrega.
• Método de Envío: Decida si solo se mostrará la dirección compartida a los clientes o si mostrará a la persona a cargo como 'Enviado en nombre de'.
• Almacenamiento y Capacidad: Verifique el volumen de correo esperado y los requisitos de retención. Pueden ser necesarias licencias adicionales.

Consulte los requisitos actuales en la guía de creación de buzones compartidos de Microsoft y en la guía de licencias y límites. Mantenga bloqueado el inicio de sesión directo de la cuenta asociada al buzón compartido. Los usuarios acceden con los permisos asignados a sus propias cuentas.

Este artículo se basa en buzones de Exchange Online en la nube. En un entorno híbrido de Exchange, se requieren procedimientos locales según la ubicación de la gestión original, por lo que no cree duplicados. La persona a cargo de la creación necesita permisos adecuados, como un administrador de Exchange, y cada usuario debe tener un buzón de Exchange Online con licencia. Además, verifique el límite de 50 GB para los buzones compartidos sin una licencia separada y las condiciones para funciones adicionales de retención.

Por ejemplo, si dos empleados de atención al cliente manejan una dirección compartida, a ambos se les pueden otorgar permisos de lectura y gestión, y se puede agregar Enviar como para la persona que responderá a los clientes usando la dirección compartida. No suponga que las cuentas de socios externos puedan tener acceso delegado de la misma manera.

Creación de un buzón compartido

1. Vaya a [Equipos y grupos] → [Buzones compartidos] en el centro de administración de Microsoft 365. Alternativamente, puede crearlo en el centro de administración de Exchange bajo [Destinatarios] → [Buzones].
2. Seleccione [Agregar un buzón compartido] e ingrese un nombre para mostrar y una dirección de correo electrónico. Verifique la ortografía de la dirección antes de guardar.

3. Una vez que se complete la creación, abra la configuración de permisos de miembros o delegados. Agregue a las personas que lo usarán y asigne los permisos necesarios por separado.

Comprender Acceso completo, Enviar como y Enviar en nombre de

Microsoft distingue estos tres permisos en Permisos de destinatario de Exchange Online. La opción 'Leer y administrar' en la pantalla real puede corresponder a acceso completo en Exchange.

Cómo conceder lectura y Enviar como por separado

1. En Centro de administración de Exchange → Destinatarios → Buzones, seleccione un nuevo buzón compartido. Compare el nombre para mostrar con la dirección real.
2. Abra Permisos de buzón → Administrar delegación de buzón (o Delegación de buzón, según la pantalla), luego seleccione Leer y administrar (Acceso completo). Agregue a la persona a cargo, guarde y luego revise la lista nuevamente.
3. Abra Enviar como por separado y agregue a los usuarios que deben enviar desde la dirección compartida. Un nombre en la lista de Acceso completo no significa automáticamente que el mismo usuario tiene permisos de envío.
4. Compare las dos listas con la tabla de permisos solicitada. Si los destinatarios necesitan ver a un empleado específico enviando en nombre del buzón compartido, revise 'Enviar en nombre de', pero tenga en cuenta que este elemento puede no estar disponible en la pantalla de los buzones compartidos, así que consulte la documentación oficial de administración de Exchange Online PowerShell.
5. Verifique el estado de bloqueo de inicio de sesión de las cuentas conectadas al buzón compartido en la sección de usuarios activos del centro de administración de Microsoft 365. No desbloquee el inicio de sesión de la cuenta compartida ni comparta su contraseña como solución cuando el buzón no se abra en Outlook.

Si se concede 'Enviar como' y 'Enviar en nombre de' a la misma persona, 'Enviar como' tiene prioridad. Decida qué indicación necesita el destinatario y seleccione solo el permiso necesario. Esta diferencia se puede consultar en la documentación de permisos de destinatario de Microsoft mencionada arriba.

Probar acceso, recepción y envío

1. Haga que el usuario con permisos delegados inicie sesión en Outlook con su propia cuenta y confirme que puede abrir el buzón compartido. Si no aparece automáticamente, el usuario puede tener que agregarlo manualmente en el cliente.
2. Verifique la recepción enviando un correo electrónico desde una dirección de prueba externa a la dirección compartida.
3. Responda usando un método de envío permitido y verifique si la visualización del remitente coincide con la intención. Puede llevar tiempo que se apliquen los permisos.

En Outlook para la web, puede especificar una dirección compartida seleccionando Abrir otro buzón desde el menú de perfil del usuario. La visualización automática en Outlook de escritorio se ve afectada por el acceso completo concedido directamente al usuario y las condiciones para el mapeo automático. Si los permisos se conceden a través de un grupo, la visualización automática puede no ocurrir, por lo que se debe distinguir entre "no mostrado" y "sin derechos de acceso".

Compruebe también el correo enviado y las reglas de trabajo

Incluso si se envía desde una dirección compartida, si la copia permanece solo en el buzón de enviados individual de la persona a cargo, es difícil para otro personal verificar si se ha enviado una respuesta. En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Equipos y grupos → Buzones compartidos, seleccione el buzón y elija Editar en Elementos enviados. Registre las opciones existentes, seleccione si desea mantener copias para los métodos de envío que utiliza y guarde el cambio. La guía de configuración de buzón compartido de Microsoft describe esta ubicación. Debe enviar un correo electrónico de prueba para comprobar ambos lugares en la práctica.

Para problemas específicos de almacenamiento de correos enviados en el cliente y configuraciones de copia del lado del servidor, consulte Resolviendo problemas de correos enviados en buzones compartidos de Microsoft. Primero identifique la versión de Outlook y verifique la configuración del buzón antes de considerar un cambio en el registro del cliente. Para el nuevo Outlook, la solución alternativa documentada utiliza la configuración de copia del lado del servidor; la solución alternativa heredada del registro no se aplica.

Las reglas operativas especifican la asignación del personal responsable, marcar el procesamiento como completo y asignar la responsabilidad de recuperar correos electrónicos eliminados por error. El acceso completo no es solo permiso de solo lectura; permite cambiar y eliminar elementos. Si el trabajo requiere que no se permita la eliminación, determine por separado si el buzón compartido cumple con el requisito.

Cambio de la persona responsable y reversión de permisos incorrectos

Después de que la nueva persona responsable complete la prueba de lectura/envío, retire a la persona existente de acceso completo y de cada lista de permisos de envío. No dé por revocado todo el acceso tras eliminar un solo permiso. Verifique que los cambios de permisos se hayan guardado y pruebe el acceso en una nueva sesión, y conserve el buzón de correo y los correos electrónicos pasados de acuerdo con el plan de entrega. Cuando los permisos se agreguen incorrectamente, solo revoque los elementos específicos y no elimine el buzón de correo para revertirlo.