Microsoft 365 / Cara Memilih Business Basic, Standard, atau Premium untuk Organisasi Anda

Saat memilih lisensi Microsoft 365 yang dibutuhkan organisasi Anda, dasarkan keputusan pada pekerjaan pengguna dan fitur yang diperlukan daripada nama produk. Pertama, tentukan apakah pengguna hanya akan menggunakan aplikasi web, memerlukan aplikasi Office di desktop, dan membutuhkan manajemen perangkat serta keamanan tingkat lanjut. Bahkan di dalam organisasi yang sama, pengguna yang berbeda dapat diberikan lisensi yang berbeda.

Empat hal yang harus diperiksa sebelum membeli

• Jumlah dan jenis pengguna: Bedakan karyawan penuh waktu, pekerja lapangan, pengguna perangkat bersama, dan kolaborator eksternal. Hindari beberapa orang menggunakan satu akun bersama untuk menutupi satu lisensi.
• Metode penggunaan aplikasi: Periksa apakah browser dan aplikasi seluler sudah cukup, atau jika aplikasi desktop yang diinstal di Windows atau Mac diperlukan.
• Layanan: Periksa apakah email perusahaan, Teams, OneDrive, dan SharePoint benar-benar diperlukan. Bergantung pada wilayah dan waktu pembelian, penyertaan Teams mungkin berbeda.
• Keamanan & Manajemen Perangkat: Periksa apakah fitur seperti akses bersyarat, Intune, dan perlindungan perangkat akhir (endpoint) diperlukan. Produk keamanan dengan nama yang mirip juga mungkin memiliki cakupan yang berbeda.

Lisensi adalah hak yang digabungkan per produk. Hak untuk menggunakan layanan dan kewenangan untuk mengelola penyewa adalah terpisah. Periksa fitur mana yang termasuk dengan membandingkan deskripsi layanan paket Microsoft 365 dan Office 365 dengan nama produk dalam penawaran harga sebenarnya tepat sebelum pembelian.

Memilih Business Basic, Standard, atau Premium

Tabel ini adalah titik awal dan bukan jaminan fungsionalitas. Periksa konfigurasi penjualan saat ini dan apakah Teams termasuk dalam perbandingan paket Microsoft 365 Business. Microsoft menjelaskan batas jumlah lisensi pengguna untuk paket Business dalam FAQ Business Premium. Anda juga harus memeriksa ketentuan berdasarkan saluran pembelian dan jenis kontrak.

Untuk paket dasar per pengguna dalam seri Business, Anda perlu mempertimbangkan batas total lisensi pengguna sebanyak 300 per organisasi. Bahkan jika Anda mencampur Basic, Standard, dan Premium, Anda tidak dapat menganggap bahwa setiap produk dapat secara terpisah mendapatkan 300 lisensi pengguna. Misalnya, jika Anda memiliki 250 lisensi pengguna Business Premium, jumlah lisensi pengguna tambahan yang dapat dipertimbangkan dalam seri Business adalah total 50 lisensi pengguna. Ini adalah ketentuan yang disebutkan dalam FAQ Microsoft di atas, dan jika organisasi Anda melebihi batas ini, pertimbangkan juga paket Enterprise.

Office 365 E3 dan Microsoft 365 E3 bukanlah produk yang sama. Pada penawaran harga, jangan hanya membandingkan nama seperti “E3” – periksa nama produk lengkap dan layanan yang termasuk. Memiliki menu terbuka di pusat admin tertentu dan memiliki lisensi untuk menerapkan fungsi itu ke semua pengguna adalah masalah yang berbeda.

Contoh: memilih paket untuk organisasi beranggotakan 35 orang

Contoh hipotetis berikut menggambarkan proses pemilihan. Misalkan dari 35 karyawan, 10 menggunakan email dan dokumen di browser, 20 membutuhkan Excel dan Word versi desktop, dan 5 menangani materi sensitif di laptop perusahaan dari luar.

Kombinasi ini adalah titik awal untuk penawaran harga. Untuk menerapkan kebijakan akses perusahaan kepada semua 35 orang, Anda tidak boleh menganggap bahwa persyaratan lisensi dari kebijakan itu dapat dipenuhi hanya dengan 5 orang. Sebaliknya, Anda tidak boleh menganggap bahwa semua pengguna memerlukan fitur keamanan yang sama hanya karena mereka membutuhkan aplikasi desktop. Periksa hak lisensi berdasarkan pengguna yang akan menerima fitur tersebut, bukan sekadar jumlah orang.

Urutan aktual untuk menyaring kandidat lisensi

1. Buat kelompok pengguna berdasarkan peran. Misalnya, pekerja kantor mungkin memerlukan aplikasi desktop dan email, pekerja lapangan mungkin memerlukan akses seluler, dan pengguna laptop yang dikelola mungkin memerlukan manajemen perangkat.
2. Pisahkan fitur penting dari fitur opsional untuk setiap grup. Jangan tambahkan fitur yang belum diperlukan tanpa alasan yang jelas, dan catat jadwal penerapan serta operator yang bertanggung jawab.
3. Bandingkan fitur dan keterbatasan dalam deskripsi layanan dari paket kandidat. Periksa terutama kapasitas penyimpanan, fungsi email, fitur keamanan, dan apakah Teams termasuk dalam SKU (stock-keeping unit, identitas konfigurasi produk) yang tercantum dalam penawaran harga.
4. Setelah menghitung perkiraan jumlah pengguna dan lisensi cadangan yang Anda butuhkan, bandingkan metode pembelian, komitmen bulanan/tahunan, pajak, dan kondisi perpanjangan. Harga bervariasi menurut wilayah, mata uang, dan waktu, jadi bandingkan penawaran harga dengan menggunakan mata uang, kondisi pajak, dan periode komitmen yang sama.
5. Tetapkan lisensi terlebih dahulu kepada sejumlah kecil pengguna untuk memeriksa apakah aktivasi aplikasi, email, berbagi file, dan kebijakan keamanan yang diperlukan benar-benar berfungsi.

Pemeriksaan produk dan kontrak sebelum pembelian

• Konfigurasi penjualan yang akurat: Catat konfigurasi produk yang sebenarnya dan fitur tambahan dalam penawaran, seperti apakah Teams termasuk atau tidak. Jangan menganggap bahwa memiliki nama keluarga produk yang sama memberikan hak yang sama seperti kontrak yang ada.
• Komitmen dan siklus pembayaran: Pembayaran bulanan untuk komitmen tahunan dan komitmen bulanan dapat berbeda. Membayar bulanan tidak berarti Anda dapat mengurangi jumlah secara bebas mulai bulan berikutnya.
• Biaya dan duplikasi yang ada: Periksa apakah tumpang tindih dengan langganan email, keamanan, atau aplikasi yang dibeli secara terpisah. Buat rencana untuk mentransfer data dan hak penggunaan sebelum segera membatalkan langganan yang ada.
• Masa percobaan berakhir: Periksa tanggal akhir, ketentuan konversi berbayar, pengaturan pembayaran, dan jadwal pemrosesan data. Bandingkan untuk melihat apakah fitur percobaan termasuk dalam produk berbayar yang dibeli.

Memeriksa lisensi yang ada

Di pusat admin Microsoft 365, buka Penagihan → Produk Anda untuk memeriksa langganan dan lisensi pengguna yang tersedia, dan buka Pengguna → Pengguna aktif untuk memeriksa status penugasan lisensi dari pengguna tertentu. Nama menu atau item yang ditampilkan di layar mungkin berbeda tergantung pada jalur pembelian dan peran Anda. Jika dibeli melalui reseller, perubahan jumlah dan tugas penagihan mungkin perlu mengikuti prosedur mitra.

Di layar langganan, total jumlah yang dibeli, ditugaskan, dan tersedia dicatat berdasarkan produk, dan di layar pengguna, Anda dapat memeriksa produk dan aplikasi mana yang diaktifkan untuk orang tersebut. Misalnya, jika 35 dibeli dan 32 ditugaskan, itu berarti 3 tersisa, bukan hanya 32 yang ditagih. Penyesuaian biaya dan jumlah harus dikonfirmasi secara terpisah sesuai dengan pemeriksaan langganan, lisensi, dan tagihan (bahasa Korea).

Sebelum mengubah lisensi, tinjau dampaknya pada layanan yang digunakan dan retensi data. Terutama, perubahan yang menghapus layanan email atau penyimpanan bukan hanya perubahan aplikasi sederhana. Setelah perubahan, verifikasi bahwa aplikasi dan layanan yang diperlukan bagi pengguna terbuka secara normal.

Hasil yang perlu diperiksa setelah penugasan percontohan dan alasan kegagalan

1. Setelah mencatat produk yang ada dan aplikasi yang diaktifkan, terapkan konfigurasi baru yang disetujui pada satu pengguna perwakilan. Juga, periksa lokasi penggunaan penggunaan pengguna dan sisa lisensi pengguna.
2. Minta pengguna untuk memverifikasi pengiriman dan penerimaan email, membuka dan menyimpan dokumen, serta aktivasi aplikasi yang diperlukan dalam sesi login baru. Bedakan antara penyelesaian penugasan di pusat admin dan penggunaan aktual oleh pengguna.
3. Jika tujuannya adalah manajemen perangkat atau kontrol akses, verifikasi baik target kebijakan maupun hasil aplikasi. Memiliki lisensi tidak otomatis merancang dan menerapkan kebijakan.
4. Jika gagal, periksa apakah lisensi pengguna tidak mencukupi, lokasi penggunaan pengguna, ketergantungan antar-aplikasi, status penugasan berdasarkan grup, dan pesan kesalahan. Saat mengembalikan konfigurasi asli, pertama periksa lisensi pengguna yang tersedia dan kondisi retensi, dan jangan menghapus produk berulang kali tanpa mengidentifikasi penyebabnya.