Microsoft 365 / Comment choisir Business Basic, Standard ou Premium pour votre organisation

Lors du choix de la licence Microsoft 365 dont votre organisation a besoin, basez la décision sur le travail de l’utilisateur et les fonctionnalités requises plutôt que sur le nom du produit. Tout d’abord, déterminez si les utilisateurs n’utiliseront que les applications web, si les applications de bureau Office sont nécessaires, et si la gestion des appareils ainsi que la sécurité avancée sont requises. Même au sein de la même organisation, différents utilisateurs peuvent se voir attribuer différentes licences.

Quatre points à vérifier avant l’achat

• Nombre et type d’utilisateurs : Distinguez les employés à temps plein, les travailleurs sur le terrain, les utilisateurs de dispositifs partagés, et les collaborateurs externes. Évitez que plusieurs personnes utilisent un compte partagé pour couvrir une seule licence.
• Méthode d'utilisation de l'application : Vérifiez si les navigateurs et les applications mobiles sont suffisants, ou si des applications de bureau installées sur Windows ou Mac sont nécessaires.
• Service : Vérifiez si l'e-mail de l'entreprise, Teams, OneDrive et SharePoint sont réellement nécessaires. Selon la région et la période d'achat, l'inclusion de Teams peut varier.
• Sécurité et gestion des appareils : Vérifiez si des fonctionnalités telles que l'accès conditionnel, Intune et la protection des points de terminaison sont nécessaires. Les produits de sécurité portant des noms similaires peuvent également avoir une couverture différente.

Les licences sont des droits regroupés par produit. Le droit d'utiliser les services et l'autorité de gérer le locataire sont séparés. Vérifiez quelles fonctionnalités sont incluses en comparant les descriptions de services du plan Microsoft 365 et Office 365 avec les noms des produits dans le devis réel juste avant l'achat.

Choisir Business Basic, Standard ou Premium

Ce tableau est un point de départ et ne garantit pas la fonctionnalité. Vérifiez la configuration actuelle des ventes et si Teams est inclus dans la comparaison des plans Microsoft Business. Microsoft explique les limites de licences utilisateur pour les plans Business dans la FAQ Business Premium. Vous devriez également vérifier les conditions en fonction des canaux d'achat et des types de contrat.

Pour le plan de base par utilisateur de la série Business, vous devez prendre en compte la limite totale de 300 licences utilisateur par organisation. Même si vous mixez Basic, Standard et Premium, vous ne pouvez pas supposer que chaque produit peut obtenir séparément 300 licences utilisateur. Par exemple, si vous avez 250 licences utilisateur de Business Premium, les licences utilisateur supplémentaires pouvant être pris en compte dans la série Business sont au total de 50 licences utilisateur. C'est une condition indiquée dans la FAQ de Microsoft ci-dessus, et si votre organisation dépasse cette limite, examinez également le plan Enterprise.

Office 365 E3 et Microsoft 365 E3 ne sont pas le même produit. Sur le devis, ne vous contentez pas de comparer les noms comme « E3 » – vérifiez le nom complet du produit et les services inclus. Avoir un menu ouvert dans un centre d'administration spécifique et avoir des licences pour appliquer cette fonction à tous les utilisateurs sont des questions distinctes.

Exemple : choix des plans pour une organisation de 35 personnes

L'exemple hypothétique suivant illustre le processus de sélection. Supposons que sur 35 employés, 10 utilisent le courrier et les documents dans un navigateur, 20 ont besoin d'des versions de bureau d’Excel et de Word, et 5 gèrent des données sensibles sur des ordinateurs portables de l'entreprise depuis l'extérieur.

Cette combinaison est le point de départ pour le devis. Pour appliquer la stratégie d'accès de l'entreprise à l'ensemble des 35 personnes, vous ne devez pas supposer que les exigences de licence de cette stratégie peuvent être satisfaites avec seulement 5 personnes. Inversement, vous ne devez pas supposer que tous les utilisateurs ont besoin des mêmes fonctionnalités de sécurité simplement parce qu'ils nécessitent l'application de bureau. Vérifiez les droits en fonction des destinataires de la fonctionnalité plutôt que du nombre de personnes.

Comment sélectionner les plans à comparer

1. Créez des groupes d'utilisateurs en fonction des rôles. Par exemple, les employés de bureau peuvent avoir besoin de l'application de bureau et de l'email, les travailleurs sur le terrain peuvent avoir besoin d'un accès mobile, et les utilisateurs d'ordinateurs portables gérés peuvent nécessiter la gestion des appareils.
2. Séparez les fonctionnalités essentielles des fonctionnalités optionnelles pour chaque groupe. N’ajoutez pas de fonctions actuellement inutiles sans justification claire, et enregistrez le calendrier de mise en œuvre ainsi que les administrateurs responsables.
3. Comparez les fonctionnalités et les limitations dans les descriptions de services des plans candidats. Vérifiez en particulier la capacité de stockage, la fonctionnalité e-mail, les fonctionnalités de sécurité et si Teams est inclus dans le SKU (stock-keeping unit, identifiant de la configuration commerciale) exact figurant sur le devis.
4. Après avoir calculé le nombre d'utilisateurs prévu et les licences de réserve nécessaires, comparez les méthodes d'achat, les engagements mensuels/annuels, les taxes et les conditions de renouvellement. Les prix varient selon la région, la devise et le moment, donc comparez les devis sous la même devise, conditions fiscales et période d'engagement.
5. Attribuez d’abord les licences à un petit groupe d’utilisateurs pour vérifier si l'activation de l'application, l'email, le partage de fichiers et les stratégies de sécurité obligatoires fonctionnent réellement.

Vérifications du produit et du contrat avant l'achat

• Configuration de vente précise : Notez la configuration réelle du produit et les fonctionnalités supplémentaires dans le devis, par exemple si Teams est inclus ou non. Ne supposez pas qu'avoir le même nom de famille de produit donne les mêmes droits que le contrat existant.
• Cycle d'engagement et de paiement : Le paiement mensuel pour un engagement annuel et un engagement mensuel peut différer. Payer mensuellement ne signifie pas que vous pouvez réduire librement la quantité dès le mois suivant.
• Coûts existants et duplications : Vérifiez s'il y a un chevauchement avec les abonnements séparément achetés pour les e-mails, la sécurité ou les applications. Élaborez un plan pour transférer les données et les droits d'utilisation avant d'annuler immédiatement les abonnements existants.
• Expiration de l'essai : Vérifiez la date de fin, les conditions de conversion payantes, les paramètres de paiement et le calendrier de traitement des données. Comparez pour voir si les fonctionnalités de l'essai sont incluses dans les produits payants achetés.

Vérification de vos licences existantes

Dans le centre d'administration Microsoft 365, allez dans Facturation → Vos produits pour vérifier vos abonnements et les licences disponibles, et allez dans Utilisateurs → Utilisateurs actifs pour vérifier l'état de l'attribution des licences à des utilisateurs spécifiques. Les noms des menus ou les éléments affichés à l'écran peuvent varier en fonction de votre parcours d'achat et de votre rôle. Si l'achat a été effectué par l'intermédiaire d'un revendeur, les modifications de quantité et les tâches de facturation peuvent devoir suivre les procédures du partenaire.

Sur l'écran d'abonnement, les quantités totales achetées, attribuées et disponibles sont enregistrées par produit, et sur l'écran utilisateur, vous pouvez vérifier quels produits et applications sont activés pour cette personne. Par exemple, si 35 ont été achetés et 32 attribués, cela signifie qu'il en reste 3, et non pas que seulement 32 sont facturés. Les ajustements de coût et de quantité doivent être confirmés séparément conformément aux vérifications des abonnements, des licences et de la facturation (coréen).

Avant de modifier une licence, examinez l'impact sur les services en cours d'utilisation et la rétention des données. En particulier, les modifications qui suppriment les services de messagerie ou de stockage ne sont pas de simples changements d'application. Après la modification, vérifiez que les applications et services nécessaires pour les utilisateurs s'ouvrent normalement.

Résultats à vérifier après l'affectation pilote et causes d’erreur possibles

1. Après avoir enregistré les produits existants et les applications activées, appliquez la nouvelle configuration approuvée à un utilisateur représentatif. Vérifiez également l’emplacement d’utilisation de l’utilisateur et les licences utilisateur restants.
2. Faites vérifier par l'utilisateur l'envoi et la réception de mails, l'ouverture et l'enregistrement de documents, et l'activation des applications nécessaires dans une nouvelle session de connexion. Distinguez entre l'achèvement de l'affectation dans le centre d'administration et l'utilisation réelle par l'utilisateur.
3. Si le but est la gestion de périphériques ou le contrôle d'accès, vérifiez à la fois la cible de la stratégie et le résultat de l'application. Avoir une licence ne signifie pas automatiquement concevoir et déployer la stratégie.
4. Si cela échoue, vérifiez le nombre de licences utilisateur disponibles, l’emplacement d’utilisation de l’utilisateur, les dépendances entre applications, l'état de l'affectation basée sur le groupe et les messages d'erreur. Lors de la restauration de la configuration d'origine, vérifiez d'abord les licences utilisateur disponibles et les conditions de rétention, et ne retirez pas le produit de manière répétée sans identifier la cause.