Microsoft 365 / Come scegliere Business Basic, Standard o Premium per la tua organizzazione

Quando si sceglie la licenza Microsoft 365 necessaria per la propria organizzazione, basa la decisione sul lavoro dell'utente e sulle funzionalità richieste piuttosto che sul nome del prodotto. Innanzitutto, determina se gli utenti useranno solo le app web, se necessitano delle app Office per desktop e se hanno bisogno di gestione dei dispositivi e sicurezza avanzata. Anche all'interno della stessa organizzazione, a utenti diversi possono essere assegnate licenze diverse.

Quattro cose da verificare prima dell'acquisto

• Numero e tipo di utenti: Distingui tra dipendenti a tempo pieno, lavoratori sul campo, utenti di dispositivi condivisi e collaboratori esterni. Evita che più persone utilizzino un account condiviso per coprire una licenza.
• Metodo di utilizzo dell'app: Verifica se browser e app mobili sono sufficienti oppure se sono necessarie app desktop installate su Windows o Mac.
• Servizio: Verifica se sono effettivamente necessari l'e-mail aziendale, Teams, OneDrive e SharePoint. A seconda della regione e del periodo di acquisto, l'inclusione di Teams può variare.
• Sicurezza e gestione dei dispositivi: Verifica se sono necessarie funzionalità come accesso condizionale, Intune e protezione degli endpoint. I prodotti di sicurezza con nomi simili possono anche avere coperture diverse.

Le licenze sono diritti raggruppati per prodotto. Il diritto di usare i servizi e l'autorità di gestire il tenant sono separati. Controlla quali funzionalità sono incluse confrontando le descrizioni dei servizi dei piani Microsoft 365 e Office 365 con i nomi dei prodotti nel preventivo effettivo poco prima dell'acquisto.

Scelta tra Business Basic, Standard o Premium

Questa tabella è un punto di partenza e non una garanzia di funzionalità. Controlla la configurazione attuale delle vendite e se Teams è incluso nel confronto dei piani Microsoft 365 Business di Microsoft. Microsoft spiega i limiti dei licenze utente per i piani Business nella FAQ di Business Premium . Dovresti anche verificare i termini in base ai canali di acquisto e ai tipi di contratto.

Per il piano base per utente della serie Business, è necessario considerare il limite totale di 300 licenze utente per organizzazione. Anche se si combinano Basic, Standard e Premium, non si può presumere che ogni prodotto possa assicurare separatamente 300 licenze utente. Ad esempio, se si hanno 250 licenze utente di Business Premium, i licenze utente aggiuntivi che possono essere considerati nella serie Business sono in totale 50 licenze utente. Questa è una condizione indicata nella FAQ di Microsoft sopra citata e, se la vostra organizzazione supera questo limite, valutate anche il piano Enterprise.

Office 365 E3 e Microsoft 365 E3 non sono lo stesso prodotto. Nel preventivo, non confrontare solo i nomi come “E3” – verifica il nome completo del prodotto e i servizi inclusi. Avere un menu aperto in uno specifico centro di amministrazione e avere licenze per applicare quella funzione a tutti gli utenti sono questioni separate.

Esempio: scelta dei piani per un'organizzazione di 35 persone

Il seguente esempio ipotetico illustra il processo di selezione. Supponiamo che su 35 dipendenti, 10 utilizzino posta e documenti in un browser, 20 necessitino di Excel e Word da desktop, e 5 gestiscano dati sensibili su laptop aziendali dall'esterno.

Questa combinazione è il punto di partenza per il preventivo. Per applicare la politica di accesso dell'azienda a tutte e 35 le persone, non dovresti presumere che i requisiti di licenza di quella politica possano essere soddisfatti solo con 5 persone. Al contrario, non dovresti presumere che tutti gli utenti abbiano bisogno delle stesse funzionalità di sicurezza solo perché richiedono l'app desktop. Controlla i diritti in base agli utenti che beneficiano della funzionalità piuttosto che in base al numero di persone.

Come selezionare i piani da confrontare

1. Crea gruppi di utenti basati sui ruoli. Ad esempio, i lavoratori in ufficio possono avere bisogno dell'app desktop e della posta elettronica, i lavoratori sul campo possono avere bisogno dell'accesso mobile e gli utenti di laptop gestiti possono richiedere la gestione del dispositivo.
2. Separare le funzionalità essenziali da quelle opzionali per ogni gruppo. Non aggiungere funzioni attualmente inutili senza una motivazione chiara e registra il calendario di implementazione e gli amministratori responsabili.
3. Confrontare le funzionalità e le limitazioni nelle descrizioni dei servizi dei piani candidati. Verificare in particolare la capacità di archiviazione, le funzionalità di posta elettronica, le funzionalità di sicurezza e se Teams è incluso nello SKU (stock-keeping unit, identificatore della configurazione commerciale) esatto indicato nel preventivo.
4. Dopo aver calcolato il numero previsto di utenti e le eventuali licenze di riserva necessarie, confrontare i metodi di acquisto, gli impegni mensili/annuali, le tasse e le condizioni di rinnovo. I prezzi variano per regione, valuta e tempistica, quindi confrontare i preventivi sotto la stessa valuta, condizioni fiscali e periodo di impegno.
5. Assegna inizialmente le licenze a un numero limitato di utenti per verificare se l'attivazione dell'app, le email, la condivisione di file e le politiche di sicurezza richieste funzionano effettivamente.

Verifiche su prodotto e contratto prima dell'acquisto

• Configurazione accurata delle vendite: Nota la configurazione effettiva del prodotto e le funzionalità aggiuntive nel preventivo, come se Teams sia incluso o meno. Non presumere che avere lo stesso nome della famiglia di prodotti dia gli stessi diritti del contratto esistente.
• Impegno e ciclo di pagamento: Il pagamento mensile per un impegno annuale e un impegno mensile può differire. Pagare mensilmente non significa che tu possa ridurre liberamente la quantità a partire dal mese successivo.
• Costi esistenti e duplicazioni: Verifica se si sovrappone a email, sicurezza o abbonamenti ad app acquistati separatamente. Fai un piano per trasferire dati e diritti d'uso prima di cancellare immediatamente gli abbonamenti esistenti.
• Scadenza della prova: Controlla la data di fine, le condizioni di conversione a pagamento, le impostazioni di pagamento e il programma di elaborazione dei dati. Confronta per vedere se le funzionalità della prova sono incluse nei prodotti a pagamento acquistati.

Controllo delle licenze esistenti

Nel centro amministrativo di Microsoft 365, vai su Fatturazione → I tuoi prodotti per controllare le tue sottoscrizioni e i licenze utente disponibili, e vai su Utenti → Utenti attivi per verificare lo stato dell'assegnazione delle licenze dei singoli utenti. I nomi dei menu o gli elementi visualizzati sullo schermo possono variare a seconda del percorso di acquisto e del ruolo. Se l'acquisto è stato effettuato tramite un rivenditore, le modifiche alla quantità e le operazioni di fatturazione potrebbero dover seguire le procedure del partner.

Nello schermo delle sottoscrizioni, le quantità totali acquistate, assegnate e disponibili sono registrate per prodotto, e nello schermo dell'utente è possibile verificare quali prodotti e app sono abilitati per quella persona. Ad esempio, se ne sono stati acquistati 35 e assegnati 32, ciò significa che ne rimangono 3, non che ne vengano fatturati solo 32. Le modifiche a costi e quantità devono essere confermate separatamente seguendo i controlli di sottoscrizioni, licenze e fatturazione (coreano).

Prima di modificare una licenza, rivedere l'impatto sui servizi in uso e sulla conservazione dei dati. In particolare, le modifiche che rimuovono servizi di posta elettronica o di archiviazione non sono semplici cambiamenti di app. Dopo la modifica, verificare che le app e i servizi necessari per gli utenti si aprano normalmente.

Risultati da verificare dopo l'assegnazione pilota e possibili cause di errore

1. Dopo aver registrato i prodotti esistenti e le app abilitate, applicare la nuova configurazione approvata a un utente rappresentativo. Verificare anche la località di utilizzo dell’utente e i licenze utente rimanenti.
2. Far verificare all'utente l'invio e la ricezione delle email, l'apertura e il salvataggio dei documenti e l'attivazione delle app necessarie in una nuova sessione di accesso. Distinguere tra completamento dell'assegnazione nel centro di amministrazione e utilizzo effettivo da parte dell'utente.
3. Se lo scopo è la gestione dei dispositivi o il controllo degli accessi, verificare sia l'obiettivo della policy sia il risultato dell'applicazione. Possedere una licenza non significa automaticamente progettare e distribuire la policy.
4. Se fallisce, controlla la mancanza di licenze utente disponibili, la località di utilizzo dell’utente, le dipendenze tra applicazioni, lo stato di assegnazione basato sul gruppo e i messaggi di errore. Quando si ripristina la configurazione originale, controlla prima i licenze utente disponibili e le condizioni di conservazione, e non rimuovere ripetutamente il prodotto senza identificare la causa.