Microsoft 365 / Cómo elegir Business Basic, Standard o Premium para su organización

Al elegir la licencia de Microsoft 365 que su organización necesita, base la decisión en el trabajo del usuario y las características requeridas en lugar del nombre del producto. Primero, determine si los usuarios solo usarán aplicaciones web, necesitarán aplicaciones de Office en escritorio y requerirán gestión de dispositivos y seguridad avanzada. Incluso dentro de la misma organización, se pueden asignar licencias diferentes a distintos usuarios.

Cuatro cosas que verificar antes de comprar

• Número y tipo de usuarios: Distinga entre empleados a tiempo completo, trabajadores de campo, usuarios de dispositivos compartidos y colaboradores externos. Evite que varias personas usen una cuenta compartida para cubrir una licencia.
• Método de uso de la aplicación: Verifique si el navegador y las aplicaciones móviles son suficientes, o si se necesitan aplicaciones de escritorio instaladas en Windows o Mac.
• Servicio: Verifique si realmente se necesitan el correo electrónico de la empresa, Teams, OneDrive y SharePoint. Dependiendo de la región y la fecha de compra, la inclusión de Teams puede variar.
• Seguridad y gestión de dispositivos: Verifique si se necesitan funciones como acceso condicional, Intune y protección de los dispositivos finales (endpoints). Los productos de seguridad con nombres similares también pueden tener una cobertura diferente.

Las licencias son derechos agrupados por producto. El derecho a usar servicios y la autoridad para gestionar el inquilino son aspectos distintos. Verifique qué características están incluidas comparando las descripciones de servicios de los planes Microsoft 365 y Office 365 con los nombres de producto en la cotización real justo antes de la compra.

Elegir Business Basic, Standard o Premium

Este cuadro es un punto de partida y no una garantía de funcionalidad. Verifique la configuración de ventas actual y si Teams está incluido en la comparación de planes de Microsoft Business. Microsoft explica los límites de usuarios para los planes Business en Preguntas frecuentes sobre Business Premium. También debe verificar los términos según los canales de compra y los tipos de contrato.

Para el plan básico por usuario de la serie Business, necesita considerar el límite total de 300 licencias de usuario por organización. Incluso si combina Basic, Standard y Premium, no puede asumir que cada producto pueda asegurar por separado 300 licencias de usuario. Por ejemplo, si tiene 250 licencias de usuario de Business Premium, los licencias de usuario adicionales que se pueden considerar en la serie Business son un total de 50 licencias de usuario. Esta es una condición indicada en las preguntas frecuentes de Microsoft mencionadas arriba, y si su organización supera este rango, también revise el plan Enterprise.

Office 365 E3 y Microsoft 365 E3 no son el mismo producto. En la cotización, no compare solo nombres como “E3”: compruebe el nombre completo del producto y los servicios incluidos. Tener un menú abierto en un centro de administración específico y tener licencias para aplicar esa función a todos los usuarios son problemas separados.

Ejemplo: elegir planes para una organización de 35 personas

El siguiente ejemplo hipotético ilustra el proceso de selección. Supongamos que de los 35 empleados, 10 usan correo y documentos en un navegador, 20 necesitan Excel y Word de escritorio, y 5 manejan materiales sensibles en portátiles de la empresa desde fuera.

Esta combinación es el punto de partida para la cotización. Para aplicar la política de acceso de la compañía a las 35 personas, no debe asumir que los requisitos de licencia de esa política se pueden cumplir con solo 5 personas. De manera inversa, no debe asumir que todos los usuarios necesitan las mismas funciones de seguridad solo porque requieren la aplicación de escritorio. Verifique los derechos según los destinatarios de la función en lugar del número de personas.

Secuencia real para reducir los candidatos a licencias

1. Cree grupos de usuarios basados en roles. Por ejemplo, los trabajadores de oficina pueden necesitar la aplicación de escritorio y el correo electrónico, los trabajadores de campo pueden necesitar acceso móvil, y los usuarios de portátiles administrados pueden requerir gestión de dispositivos.
2. Separe las características esenciales de las opcionales para cada grupo. No añada funciones que no necesita actualmente sin una justificación clara, y registre el calendario de implementación y los operadores responsables.
3. Compare las características y limitaciones en las descripciones del servicio de los planes candidatos. Revise especialmente la capacidad de almacenamiento, la funcionalidad del correo electrónico, las características de seguridad y si Teams está incluido en el SKU (stock-keeping unit, identificador de la configuración comercial) exacto del producto que se cotiza.
4. Después de calcular el número esperado de usuarios y las licencias de reserva necesarias, compare los métodos de compra, los compromisos mensuales/anuales, los impuestos y las condiciones de renovación. Los precios varían según la región, la moneda y el momento, por lo que compare cotizaciones bajo la misma moneda, condiciones fiscales y período de compromiso.
5. Asigne primero las licencias a un grupo pequeño de usuarios para verificar si la activación de la aplicación, el correo electrónico, el intercambio de archivos y las políticas de seguridad requeridas realmente funcionan.

Verificaciones de producto y contrato antes de la compra

• Configuración de ventas precisa: Tenga en cuenta la configuración real del producto y las funciones adicionales en la cotización, como si Teams está incluido o no. No suponga que tener el mismo nombre de familia de productos otorga los mismos derechos que el contrato existente.
• Compromiso y ciclo de pago: El pago mensual por un compromiso anual y un compromiso mensual puede diferir. Pagar mensualmente no significa que pueda reducir libremente la cantidad a partir del próximo mes.
• Costos existentes y duplicación: Verifique si se superpone con suscripciones de correo electrónico, seguridad o aplicaciones compradas por separado. Haga un plan para transferir datos y derechos de uso antes de cancelar inmediatamente las suscripciones existentes.
• Expiración de prueba: Verifique la fecha de finalización, las condiciones de conversión a pago, la configuración de pago y el calendario de procesamiento de datos. Compare para ver si las funciones de prueba están incluidas en los productos pagos adquiridos.

Cómo comprobar sus licencias actuales

En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Facturación → Sus productos para comprobar sus suscripciones y los licencias de usuario disponibles, y vaya a Usuarios → Usuarios activos para comprobar el estado de asignación de licencias de usuarios específicos. Los nombres de los menús o los elementos mostrados en la pantalla pueden variar según su ruta de compra y rol. Si se adquirió a través de un revendedor, los cambios de cantidad y las tareas de facturación pueden necesitar seguir los procedimientos del socio.

En la pantalla de suscripción, las cantidades totales compradas, asignadas y disponibles se registran por producto, y en la pantalla del usuario, se puede verificar qué productos y aplicaciones están habilitados para esa persona. Por ejemplo, si se compraron 35 y se asignaron 32, eso significa que quedan 3, no que solo se estén facturando 32. Los ajustes de costo y cantidad deben confirmarse por separado de acuerdo con comprobaciones de suscripciones, licencias y facturación (coreano).

Antes de cambiar una licencia, revise el impacto en los servicios en uso y la retención de datos. Especialmente, los cambios que eliminan servicios de correo electrónico o almacenamiento no son simplemente cambios de aplicación. Después del cambio, verifique que las aplicaciones y servicios necesarios para los usuarios se abran normalmente.

Resultados a verificar después de la asignación piloto y razones de falla

1. Después de registrar los productos existentes y las aplicaciones habilitadas, aplique la nueva configuración aprobada a un usuario representativo. Además, verifique la ubicación de uso del usuario y los licencias de usuario restantes.
2. Haga que el usuario verifique el envío y la recepción de correos, la apertura y guardado de documentos, y la activación de las aplicaciones necesarias en una nueva sesión de inicio de sesión. Distinga entre la finalización de la asignación en el centro de administración y el uso real por parte del usuario.
3. Si el propósito es la gestión de dispositivos o el control de acceso, verifique tanto el objetivo de la política como el resultado de la aplicación. Tener una licencia no significa automáticamente diseñar y desplegar la política.
4. Si falla, compruebe si hay licencias de usuario insuficientes, la ubicación de uso del usuario, las dependencias entre aplicaciones, el estado de asignación basado en grupo y los mensajes de error. Al restaurar la configuración original, primero verifique los licencias de usuario disponibles y las condiciones de retención, y no elimine el producto repetidamente sin identificar la causa.