Microsoft 365 / Como Escolher Business Basic, Standard ou Premium para Sua Organização

Ao escolher a licença do Microsoft 365 de que sua organização precisa, baseie a decisão no trabalho do usuário e nos recursos necessários, em vez do nome do produto. Primeiro, determine se os usuários usarão apenas aplicativos da web, se precisam de aplicativos do Office para desktop e se precisam de gerenciamento de dispositivos e segurança avançada. Mesmo dentro da mesma organização, diferentes usuários podem receber diferentes licenças.

Quatro coisas para verificar antes de comprar

• Número e tipo de usuários: Distinga entre funcionários em tempo integral, trabalhadores de campo, usuários de dispositivos compartilhados e colaboradores externos. Evite que várias pessoas usem uma conta compartilhada para cobrir uma licença.
• Método de uso do aplicativo: Verifique se os navegadores e aplicativos móveis são suficientes, ou se são necessários aplicativos de desktop instalados no Windows ou Mac.
• Serviço: Verifique se o e-mail corporativo, Teams, OneDrive e SharePoint são realmente necessários. Dependendo da região e do momento da compra, a inclusão do Teams pode variar.
• Segurança e Gerenciamento de Dispositivos: Verifique se recursos como acesso condicional, Intune e proteção dos dispositivos finais (endpoints) são necessários. Produtos de segurança com nomes semelhantes também podem ter cobertura diferente.

As licenças são direitos agrupados por produto. O direito de usar os serviços e a autoridade para gerenciar o locatário são separados. Verifique quais recursos estão incluídos comparando as descrições dos serviços dos planos Microsoft 365 e Office 365 com os nomes dos produtos na cotação real pouco antes da compra.

Escolhendo Business Basic, Standard ou Premium

Esta tabela é um ponto de partida e não uma garantia de funcionalidade. Verifique a configuração atual de vendas e se o Teams está incluído na comparação de planos empresariais da Microsoft Business. A Microsoft explica os limites de licenças de usuário para os planos empresariais em Business Premium FAQ. Você também deve verificar os termos com base nos canais de compra e tipos de contrato.

Para o plano básico por usuário da série Business, você precisa considerar o limite total de 300 licenças de usuário por organização. Mesmo que você misture Basic, Standard e Premium, não é possível assumir que cada produto possa garantir separadamente 300 licenças de usuário. Por exemplo, se você tem 250 licenças de usuário do Business Premium, os licenças de usuário adicionais que podem ser considerados na série Business são um total de 50 licenças de usuário. Esta é uma condição indicada na FAQ da Microsoft acima, e se sua organização exceder esse limite, também revise o plano Enterprise.

Office 365 E3 e Microsoft 365 E3 não são o mesmo produto. Na cotação, não compare apenas nomes como “E3” – verifique o nome completo do produto e os serviços incluídos. Ter um menu aberto em um centro de administração específico e possuir licenças para aplicar essa função a todos os usuários são questões separadas.

Exemplo: escolhendo planos para uma organização de 35 pessoas

O seguinte exemplo hipotético ilustra o processo de seleção. Suponha que de 35 funcionários, 10 usem e-mail e documentos no navegador, 20 precisem do Excel e Word no desktop, e 5 lidem com dados sensíveis em laptops da empresa fora do escritório.

Esta combinação é o ponto de partida para a cotação. Para aplicar a política de acesso da empresa a todas as 35 pessoas, você não deve assumir que os requisitos de licenciamento dessa política podem ser atendidos com apenas 5 pessoas. Por outro lado, você não deve presumir que todos os usuários precisam dos mesmos recursos de segurança apenas porque eles necessitam do aplicativo de desktop. Verifique os direitos com base nos destinatários do recurso, e não no número de pessoas.

Sequência real para reduzir os candidatos a licença

1. Crie grupos de usuários com base em funções. Por exemplo, trabalhadores de escritório podem precisar do aplicativo de desktop e e-mail, trabalhadores de campo podem precisar de acesso móvel, e usuários de laptops gerenciados podem exigir gerenciamento de dispositivos.
2. Separe os recursos essenciais dos recursos opcionais para cada grupo. Não adicione funções atualmente desnecessárias sem uma justificativa clara, e registre o cronograma de implementação e os administradores responsáveis.
3. Compare os recursos e limitações nas descrições de serviço dos planos candidatos. Verifique especialmente a capacidade de armazenamento, funcionalidade de e-mail, recursos de segurança e se o Teams está incluído no SKU (stock-keeping unit, identificador da configuração comercial) exato do produto no orçamento.
4. Após calcular o número esperado de usuários e quaisquer licenças adicionais necessárias, compare os métodos de compra, os compromissos mensais/anuais, os impostos e as condições de renovação. Os preços variam por região, moeda e período, então compare cotações sob a mesma moeda, condições fiscais e período de compromisso.
5. Atribua primeiro as licenças a um pequeno grupo de usuários para verificar se a ativação do aplicativo, e-mail, compartilhamento de arquivos e as políticas de segurança exigidas realmente funcionam.

Verificações de produto e contrato antes da compra

• Configuração precisa de vendas: Observe a configuração real do produto e recursos adicionais no orçamento, como se o Teams está incluído ou não. Não presuma que ter o mesmo nome da família de produtos dá os mesmos direitos que o contrato existente.
• Compromisso e ciclo de pagamento: O pagamento mensal para um compromisso anual e um compromisso mensal pode ser diferente. Pagar mensalmente não significa que você pode reduzir livremente a quantidade a partir do mês seguinte.
• Custos existentes e duplicação: Verifique se há sobreposição com assinaturas de e-mail, segurança ou aplicativos compradas separadamente. Faça um plano para transferir dados e direitos de uso antes de cancelar imediatamente as assinaturas existentes.
• Expiração do teste: Verifique a data de término, condições de conversão para pago, configurações de pagamento e cronograma de processamento de dados. Compare para ver se os recursos do teste estão incluídos nos produtos pagos adquiridos.

Como verificar as licenças atuais

No centro de administração do Microsoft 365, vá para Cobrança → Seus produtos para verificar suas assinaturas e licenças de usuário disponíveis, e vá para Usuários → Usuários ativos para verificar o status de atribuição de licença de usuários específicos. Os nomes dos menus ou os itens exibidos na tela podem variar dependendo do seu caminho de compra e função. Se adquirido através de um revendedor, alterações de quantidade e tarefas de cobrança podem precisar seguir os procedimentos do parceiro.

Na tela de assinatura, as quantidades totais compradas, atribuídas e disponíveis são registradas por produto, e na tela do usuário, você pode verificar quais produtos e aplicativos estão habilitados para aquela pessoa. Por exemplo, se 35 foram comprados e 32 atribuídos, isso significa que 3 estão restantes, não que apenas 32 estão sendo cobrados. Ajustes de custo e quantidade devem ser confirmados separadamente seguindo as verificações de assinaturas, licenças e cobrança (coreano).

Antes de alterar uma licença, revise o impacto nos serviços em uso e na retenção de dados. Especialmente, mudanças que removem serviços de e-mail ou armazenamento não são apenas mudanças simples de aplicativo. Após a alteração, verifique se os aplicativos e serviços necessários para os usuários abrem normalmente.

Resultados a serem verificados após a atribuição piloto e razões para falha

1. Após registrar os produtos existentes e os aplicativos habilitados, aplique a nova configuração aprovada a um usuário representativo. Além disso, verifique a localização de uso do usuário e os licenças de usuário restantes.
2. Peça ao usuário que verifique o envio e recebimento de e-mails, a abertura e salvamento de documentos, e a ativação dos aplicativos necessários em uma nova sessão de login. Diferencie entre a conclusão da atribuição no centro de administração e o uso real pelo usuário.
3. Se o objetivo for gerenciamento de dispositivos ou controle de acesso, verifique tanto o alvo da política quanto o resultado da aplicação. Possuir uma licença não significa automaticamente projetar e implantar a política.
4. Se falhar, verifique se há licenças de usuário insuficientes, a localização de uso do usuário, dependências entre aplicativos, status de atribuição baseado em grupo e mensagens de erro. Ao restaurar a configuração original, primeiro verifique os licenças de usuário disponíveis e as condições de retenção, e não remova o produto repetidamente sem identificar a causa.