Microsoft 365 / Business Basic, Standard oder Premium für die Organisation auswählen

Bei der Auswahl der Microsoft 365-Lizenz, die Ihre Organisation benötigt, stützen Sie Ihre Entscheidung auf der Arbeit des Benutzers und den erforderlichen Funktionen und nicht auf dem Produktnamen. Bestimmen Sie zunächst, ob Benutzer nur Web-Apps verwenden, Desktop-Office-Apps benötigen und Geräteverwaltung sowie erweiterte Sicherheit erforderlich sind. Selbst innerhalb derselben Organisation können verschiedenen Benutzern unterschiedliche Lizenzen zugewiesen werden.

Vier Dinge, die vor dem Kauf überprüft werden sollten

• Anzahl und Art der Benutzer: Unterscheiden Sie zwischen festangestellten Mitarbeitern, Außendienstmitarbeitern, Benutzern gemeinsam genutzter Geräte und externen Mitarbeitenden. Vermeiden Sie, dass mehrere Personen ein gemeinsames Konto verwenden, um eine Lizenz abzudecken.
• App-Nutzungsmethode: Prüfen Sie, ob Browser- und mobile Apps ausreichen oder ob Desktop-Apps, die auf Windows oder Mac installiert sind, benötigt werden.
• Dienst: Prüfen Sie, ob Firmen-E-Mail, Teams, OneDrive und SharePoint tatsächlich benötigt werden. Je nach Region und Kaufdatum kann die Einbeziehung von Teams variieren.
• Sicherheit & Geräteverwaltung: Prüfen Sie, ob Funktionen wie bedingter Zugriff, Intune und Endpunktschutz benötigt werden. Sicherheitsprodukte mit ähnlichen Namen können ebenfalls unterschiedliche Abdeckung haben.

Lizenzen sind Rechte, die pro Produkt gebündelt sind. Das Recht, Dienste zu nutzen, und die Befugnis, den Mandanten zu verwalten, sind getrennt. Überprüfen Sie, welche Funktionen enthalten sind, indem Sie die Microsoft 365- und Office 365-Plan-Dienstbeschreibungen mit den Produktnamen im tatsächlichen Angebot kurz vor dem Kauf vergleichen.

Auswahl von Business Basic, Standard oder Premium

Diese Tabelle ist ein Ausgangspunkt und keine Garantie für die Funktionalität. Überprüfen Sie die aktuelle Verkaufskonfiguration und ob Teams im Vergleich der Microsoft-Business-Pläne enthalten ist. Microsoft erklärt die Lizenzgrenzen für die Business-Pläne in Business Premium FAQ. Sie sollten auch die Bedingungen basierend auf den Kaufkanälen und Vertragstypen überprüfen.

Für den Basisplan pro Benutzer in der Business-Serie müssen Sie das Gesamtlimit von Benutzerlizenzen von 300 pro Organisation berücksichtigen. Selbst wenn Sie Basic, Standard und Premium mischen, können Sie nicht davon ausgehen, dass jedes Produkt separat 300 Benutzerlizenzen umfassen darf. Zum Beispiel, wenn Sie 250 Business-Premium-Lizenzen haben, beträgt die Anzahl der zusätzlichen Benutzerlizenzen, die in der Business-Serie berücksichtigt werden können, insgesamt 50. Dies ist eine Bedingung, die in der oben genannten FAQ von Microsoft angegeben ist, und wenn Ihre Organisation diesen Bereich überschreitet, sollten Sie auch den Enterprise-Plan prüfen.

Office 365 E3 und Microsoft 365 E3 sind nicht dasselbe Produkt. Auf dem Angebot sollten Sie nicht nur Namen wie „E3“ vergleichen – prüfen Sie den vollständigen Produktnamen und die enthaltenen Dienste. Ein Menü in einem bestimmten Admin-Center geöffnet zu haben und Lizenzen zu besitzen, um diese Funktion auf alle Benutzer anzuwenden, sind separate Fragen.

Beispiel: Auswahl von Plänen für eine Organisation mit 35 Personen

Das folgende hypothetische Beispiel veranschaulicht den Auswahlprozess. Angenommen, von 35 Mitarbeitern nutzen 10 E-Mail und Dokumente im Browser, 20 benötigen Desktop-Excel und Word, und 5 bearbeiten vertrauliche Materialien auf Unternehmens-Laptops von außerhalb.

Diese Kombination ist der Ausgangspunkt für das Angebot. Um die Zugriffsrichtlinie des Unternehmens auf alle 35 Personen anzuwenden, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass die Lizenzanforderungen dieser Richtlinie nur mit fünf Personen erfüllt werden können. Umgekehrt sollten Sie nicht davon ausgehen, dass alle Benutzer dieselben Sicherheitsfunktionen benötigen, nur weil sie die Desktop-App benötigen. Prüfen Sie die Rechte basierend auf den Empfängern der Funktion anstatt auf der Anzahl der Personen.

Tatsächliche Reihenfolge zur Eingrenzung der Lizenzkandidaten

1. Erstellen Sie Benutzergruppen basierend auf Rollen. Zum Beispiel benötigen Büroangestellte möglicherweise die Desktop-App und E-Mail, Außendienstmitarbeiter benötigen möglicherweise mobilen Zugriff, und Benutzer verwalteter Laptops benötigen möglicherweise Gerätemanagement.
2. Trennen Sie wesentliche Funktionen von optionalen Funktionen für jede Gruppe. Nehmen Sie derzeit nicht benötigte Funktionen nur mit einer klaren Begründung auf, und erfassen Sie den Implementierungszeitplan und die verantwortlichen Administratoren.
3. Vergleichen Sie die Funktionen und Einschränkungen in den Servicebeschreibungen der Kandidatenpläne. Überprüfen Sie insbesondere die Speicherkapazität, die E-Mail-Funktionalität, Sicherheitsfunktionen und ob Teams in der genauen Produkt-SKU (Stock-Keeping-Unit) enthalten ist, die angeboten wird.
4. Nachdem Sie die erwartete Anzahl der Benutzer und alle benötigten zusätzlichen Lizenzen berechnet haben, vergleichen Sie die Kaufmethoden, monatliche/jährliche Verpflichtungen, Steuern und Verlängerungsbedingungen. Die Preise variieren je nach Region, Währung und Zeitpunkt, daher vergleichen Sie Angebote unter denselben Währungs-, Steuer- und Verpflichtungsbedingungen.
5. Weisen Sie die Lizenzen zunächst einer kleinen Benutzergruppe zu, um zu überprüfen, ob App-Aktivierung, E-Mail, Dateifreigabe und erforderliche Sicherheitsrichtlinien tatsächlich funktionieren.

Produkt- und Vertragsprüfungen vor dem Kauf

• Genaue Verkaufskonfiguration: Notieren Sie die tatsächliche Produktkonfiguration und zusätzliche Funktionen im Angebot, z. B. ob Teams enthalten ist oder nicht. Gehen Sie nicht davon aus, dass die gleiche Produktfamilienbezeichnung die gleichen Rechte wie der bestehende Vertrag vermittelt.
• Verpflichtung und Zahlungszyklus: Die monatliche Zahlung bei einer Jahresverpflichtung und eine monatliche Verpflichtung können unterschiedlich sein. Monatliche Zahlung bedeutet nicht, dass Sie die Menge ab dem nächsten Monat frei reduzieren können.
• Bestehende Kosten und Doppelungen: Prüfen Sie, ob es Überschneidungen mit separat erworbenen E-Mail-, Sicherheits- oder App-Abonnements gibt. Erstellen Sie einen Plan für die Übertragung von Daten und Nutzungsrechten, bevor Sie bestehende Abonnements sofort kündigen.
• Ablauf der Testphase: Überprüfen Sie das Enddatum, die Bedingungen für die kostenpflichtige Umwandlung, die Zahlungseinstellungen und den Fristen für die Behandlung der gespeicherten Daten. Vergleichen Sie, ob Testfunktionen in erworbenen kostenpflichtigen Produkten enthalten sind.

Überprüfung Ihrer bestehenden Lizenzen

Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Abrechnung → Ihre Produkte, um Ihre Abonnements und verfügbaren Benutzerlizenzen zu überprüfen, und zu Benutzer → Aktive Benutzer, um den Lizenzzuweisungsstatus bestimmter Benutzer zu überprüfen. Die Menünamen oder angezeigten Elemente auf dem Bildschirm können je nach Ihrem Kaufpfad und Ihrer Rolle variieren. Wenn der Kauf über einen Wiederverkäufer erfolgt ist, müssen Mengenänderungen und Abrechnungsaufgaben möglicherweise den Verfahren des Partners folgen.

Auf dem Abonnementbildschirm werden die insgesamt gekauften, zugewiesenen und verfügbaren Mengen nach Produkt aufgezeichnet, und auf dem Benutzerbildschirm können Sie überprüfen, welche Produkte und Apps für diese Person aktiviert sind. Zum Beispiel, wenn 35 gekauft und 32 zugewiesen wurden, bedeutet das, dass 3 übrig bleiben, nicht dass nur 32 in Rechnung gestellt werden. Kosten- und Mengenanpassungen sollten separat gemäß Abonnement-, Lizenz- und Abrechnungsprüfungen (Koreanisch) bestätigt werden.

Bevor eine Lizenz geändert wird, prüfen Sie die Auswirkungen auf die genutzten Dienste und die Datenspeicherung. Insbesondere Änderungen, die E-Mail- oder Speicherdienste entfernen, sind nicht nur einfache App-Änderungen. Nach der Änderung verifizieren Sie, dass die notwendigen Apps und Dienste für die Benutzer normal geöffnet werden.

Ergebnisse, die nach der Pilotzuweisung überprüft werden müssen, und mögliche Fehlerursachen

1. Nach der Erfassung der vorhandenen Produkte und aktivierten Apps wenden Sie die genehmigte neue Konfiguration auf einen repräsentativen Benutzer an. Überprüfen Sie auch den Nutzungsstandort des Benutzers und die verbleibenden Benutzerlizenzen.
2. Lassen Sie den Benutzer das Senden und Empfangen von E-Mails, das Öffnen und Speichern von Dokumenten sowie die Aktivierung der erforderlichen Apps in einer neuen Anmeldesitzung überprüfen. Unterscheiden Sie zwischen dem Abschluss der Zuweisung im Admin Center und der tatsächlichen Nutzung durch den Benutzer.
3. Wenn der Zweck die Geräteverwaltung oder Zugriffskontrolle ist, überprüfen Sie sowohl das Richtlinienziel als auch das Anwendungsergebnis. Eine Lizenz zu haben bedeutet nicht automatisch, dass die Richtlinie entworfen und bereitgestellt wird.
4. Wenn es fehlschlägt, überprüfen Sie zu wenige verfügbare Benutzerlizenzen, den Nutzungsstandort des Benutzers, Abhängigkeiten zwischen Apps, den Status der gruppenbasierten Zuweisung und Fehlermeldungen. Beim Wiederherstellen der ursprünglichen Konfiguration prüfen Sie zuerst die verfügbaren Benutzerlizenzen und Aufbewahrungsbedingungen und entfernen Sie das Produkt nicht wiederholt, ohne die Ursache zu identifizieren.