Microsoft 365 / 如何为组织选择合适的许可证

选择组织所需的 Microsoft 365 许可证时，与其看产品名称，不如以用户的工作需求和所需功能为标准更安全。首先区分是只使用网页应用，还是需要桌面 Office 应用，是否需要设备管理和高级安全。同一组织内，也可以为不同用户分配不同许可证。

购买前需确认的四项内容

• 用户数和类型： 区分正式员工、现场员工、共享设备用户、外部协作者。避免使用共享帐户替代多人许可证的方式。
• 应用使用方式： 确认浏览器和移动应用是否足够，或是否需要安装在 Windows·Mac 上的桌面应用。
• 服务: 请确认公司邮件、Teams、OneDrive、SharePoint 是否真正需要。根据地区和购买时间，是否包含 Teams 可能有所不同。
• 安全与设备管理: 请确认是否需要条件访问、Intune、端点保护等功能。名称相似的安全产品其包含范围也可能不同。

许可证是按产品捆绑的权利。使用服务的权利与管理租户的权限是独立的。哪些功能包含在内，请在购买前对照Microsoft 365 和 Office 365 各计划的服务说明以及实际报价中的产品名称。

Business Basic、Standard、Premium 的选择标准

此表仅为起点，而非功能保证表。请在 Microsoft 的 Business 计划比较 中查看当前销售组合及是否包含 Teams。Microsoft 在 Business Premium FAQ 中解释了 Business 系列计划的席位限制。还需要根据购买渠道和合同类型确认相关条件。

Business 系列按用户的基本计划需考虑每个组织总共 300 席位的限制。即使混合使用 Basic、Standard、Premium 计划，也不要计算每个产品都可以单独获取 300 席位。例如，如果有 250 席位的 Business Premium，则 Business 系列中可附加审核的席位总数为 50 席位。这是 Microsoft FAQ 中明确的条件，如果组织规模超过此范围，请同时考虑 Enterprise 计划。

Office 365 E3 与 Microsoft 365 E3 并非相同产品。 在报价单中，不要仅比较“E3”等部分名称，应确认完整产品名称及包含的服务。特定管理中心菜单的打开与是否拥有将该功能应用于所有用户的许可证是两码事。

以 35 人的组织为假设的选择示例

以下是用于说明选择过程的虚拟案例。假设在35名员工中，有10人在浏览器中使用邮件和文档，20人需要桌面版Excel和Word，5人在外部使用公司笔记本处理敏感资料。

这个组合是报价的起点。要在公司全体35人中应用该策略，不应假设仅凭5份许可证就能满足该策略的许可条件。相反，仅因为需要桌面应用，也不应断定所有用户都需要相同的安全功能。应根据该功能的适用对象来确认权利，而不是人数。

缩小许可候选的实际步骤

1. 根据职务创建用户组。例如，办公人员可能需要桌面应用和邮件，现场员工需要移动端访问，管理笔记本电脑的用户可能需要设备管理。
2. 将每个组的必需功能和可选功能分开。不要随意添加当前未使用的功能，同时记录导入计划和运营负责人。
3. 在候选计划的服务说明中对照功能和限制。特别是存储容量、邮件功能、安全功能以及Teams的提供方式，需要根据产品SKU确认。
4. 计算预期用户数量和备用许可证数量后，比较购买方式、月度/年度合同、税费及续订条件。价格因地区、货币和时间不同而异，所以请以相同货币和税费条件，以及相同合同期限的报价进行比较。
5. 先分配给少数用户，检查应用激活、邮件、文件共享以及所需安全策略是否实际运作。

购买前确认产品名称和合同

• 准确的销售配置： 在报价中写明是否包含 Teams 及其他实际产品配置和附加功能。仅凭产品系列名称一致，不假设拥有与现有合同相同的权益。
• 合同期限与付款周期： 年度合同的按月付款和月度合同可能不同。每月付款并不意味着从下个月起可以自由减少数量。
• 现有费用与重复： 检查是否与单独购买的邮件、安全或应用订阅重叠。在立即取消现有订阅前，制定数据和使用权限的迁移计划。
• 试用版结束： 确认结束日期、付费转换条件、付款设置和数据处理计划。对比试用功能是否在付费产品中同样包含。

确认当前持有的许可

在 Microsoft 365 管理中心的 [计费] → [产品]中，查看拥有的订阅和可用的席位数量，并在 [用户] → [活动用户] 中检查特定用户的许可证分配状态。屏幕上的菜单名称或显示项可能会根据购买途径和角色有所不同。如果是通过经销商购买的，数量更改和计费操作可能需要按照该合作伙伴的流程进行。

在订阅屏幕中，会按产品记录购买总数、已分配数量和可用数量；在用户屏幕中，可查看该用户已启用的产品和应用。例如，如果购买了35个，已分配32个，这意味着还有3个可用，并不意味着只计费32个。费用和数量调整需根据 订阅·许可证·计费检查流程 单独确认。

在更改许可证之前，请评估对正在使用的服务和数据保留的影响。特别是涉及邮件或存储服务被删除的更改，这不仅仅是应用程序的更改。更改后，请确认用户所需的应用和服务是否能正常打开。

试点分配后的确认结果及失败原因

1. 记录现有产品和已启用的应用后，将批准的新配置应用到一位代表用户。还需确认帐户的使用位置和剩余席位数量。
2. 让用户在新的登录会话中确认邮件的收发、文档的打开与保存以及必要应用的激活。区分管理中心的分配完成与用户的实际使用完成。
3. 如果目的是设备管理或访问控制，则还要确认策略对象和应用结果。拥有许可证并不意味着策略会自动设计和部署。
4. 如果失败，请检查席位不足、使用位置、应用间依赖关系、基于组的分配情况以及错误信息。在恢复原配置时，也要先确认剩余席位和保留条件，不要在未确认原因的情况下反复移除产品。