Microsoft 365 / Boîte aux lettres partagée, utilisateur ou alias : que choisir ?

Utilisez une boîte aux lettres utilisateur pour l'email et le calendrier d'un employé. Si plusieurs personnes doivent lire et répondre aux mails à la même adresse, utilisez une boîte aux lettres partagée. Si une personne doit recevoir des mails à une autre adresse en plus de sa boîte aux lettres existante, utilisez un alias. Les trois méthodes diffèrent par le nombre de boîtes de réception, le mode de connexion et les autorisations d'envoi.

Différences entre boîte aux lettres et alias

En regardant les types de destinataires Exchange Online de Microsoft et les directives sur l'ajout d'adresses e-mail, les messages reçus via un alias arrivent dans la boîte aux lettres existante. Un alias n'est pas une solution pour les situations nécessitant une liste de destinataires indépendante ou une boîte aux lettres séparée.

Que doit-on choisir selon la situation ?

• Un employé a besoin d'un e-mail personnel : Utilisez un compte utilisateur et une boîte aux lettres utilisateur. Planifiez la sortie et le transfert afin que les données personnelles soient traitées séparément.
• Les adresses comme support@ sont gérées par plusieurs personnes : Envisagez une boîte aux lettres partagée. Les autorisations de lecture et d'envoi doivent être définies individuellement.
• Il suffit que sales@ arrive à l'adresse existante d'une personne : Vous pouvez ajouter un alias à une boîte aux lettres utilisateur existante. Si la personne responsable change fréquemment ou si une gestion conjointe est nécessaire, une boîte aux lettres partagée peut être plus appropriée.
• Distribuer les emails d'annonce à plusieurs destinataires : Réfléchissez à savoir si un groupe de messagerie est plus approprié qu'une boîte aux lettres séparée.

L'adresse principale peut-elle être gérée par une seule personne ?

Par exemple, si les "demandes d'événements" sont traitées par un seul employé et qu'il n'est pas nécessaire de transférer séparément les emails précédents, vous pouvez commencer avec un alias de la boîte aux lettres de cet employé. Cependant, si les responsables se relaient ou si plusieurs personnes doivent répondre, le mélange des mails de l'alias avec la boîte aux lettres personnelle devient un problème. Dans ce cas, gérer l'historique de traitement dans une boîte aux lettres partagée indépendante est plus adapté à cet objectif.

Même si vous transférez l'alias à un autre employé, les messages passés de la boîte aux lettres d'origine ne seront pas transférés avec lui. Il faut distinguer le fait que l'adresse est la même et le fait que les données stockées sont les mêmes. La fréquence des changements de personnel et la nécessité de conserver continuellement les enregistrements de réponses aux clients sont des critères aussi importants que le coût pour prendre une décision.

Si vous avez seulement besoin de distribuer des messages à plusieurs personnes, comparez également les groupes de distribution et les groupes Microsoft 365. Envoyer une copie à chaque personne est différent de travailler ensemble dans une boîte aux lettres partagée. Une boîte aux lettres partagée n'est pas un système complet de support technique avec attribution de tâches et prévention des réponses en double, donc les personnes qui la gèrent doivent avoir des règles de traitement convenues.

La licence pour une boîte aux lettres partagée est-elle toujours gratuite ?

Non. Les directives de Microsoft sur les boîtes aux lettres partagées expliquent qu'une boîte aux lettres partagée peut être utilisée sans licence de boîte aux lettres séparée sous certaines conditions de base, mais des capacités et fonctionnalités supplémentaires telles que l'archivage et la conservation pour litige (Litigation Hold) peuvent nécessiter une licence. Les membres ont également besoin de leurs propres comptes utilisateur et des droits de service requis. Vérifiez l'utilisation réelle et les conditions de licence en vigueur avant de prendre une décision.

Plus précisément, la limite de stockage par défaut pour une boîte aux lettres partagée sans licence séparée est de 50 Go, et chaque utilisateur y accédant doit utiliser sa propre boîte aux lettres Exchange Online sous licence. Pour dépasser 50 Go et utiliser jusqu'à la limite de 100 Go, attribuez une licence Exchange Online Plan 2 à la boîte aux lettres partagée. Les boîtes aux lettres d'archivage, la conservation pour litige et les fonctionnalités avancées de conformité ont chacune des conditions séparées à vérifier. Ne calculez pas simplement un budget en pensant « c'est gratuit parce que c'est une boîte aux lettres partagée ».

Maintenez la connexion directe bloquée pour le compte utilisateur associé à une boîte aux lettres partagée. Au lieu de partager le mot de passe du compte partagé avec d'autres, accordez des permissions de délégué au compte propre de chaque personne. Ne donnez pas l'accès à une boîte aux lettres partagée à des comptes de messagerie personnels externes comme s'ils étaient des délégués internes.

Vérifiez le type d'adresse actuel

1. Recherchez l'adresse dans le [Centre d'administration Exchange] → [Destinataires] → [Boîtes aux lettres]. Vérifiez s'il s'agit d'une boîte aux lettres utilisateur ou d'une boîte aux lettres partagée.

2. Vérifiez les adresses principales et supplémentaires dans la liste des adresses électroniques de la boîte aux lettres cible. Avoir des adresses supplémentaires ne signifie pas qu'une nouvelle boîte aux lettres a été créée.
3. S'il s'agit d'une boîte aux lettres partagée, vérifiez également les autorisations des délégués. Avoir uniquement des autorisations de lecture ou de gestion ne signifie pas que vous pouvez envoyer depuis cette adresse.

Si l'adresse n'est pas dans la liste, vous devez également vérifier si c'est un alias de messagerie ou une adresse de groupe. Les boîtes aux lettres des utilisateurs et les boîtes aux lettres partagées peuvent apparaître ensemble dans la liste des boîtes aux lettres, mais les alias se trouvent dans la liste des adresses de la boîte aux lettres correspondante. Si l'adresse souhaitée est déjà enregistrée pour un autre objet destinataire, une nouvelle boîte aux lettres avec la même adresse ne peut pas être créée immédiatement.

Ajouter un alias et vérifier le résultat

Ceci est la procédure lorsque seule une adresse e-mail supplémentaire est nécessaire pour une boîte aux lettres utilisateur existante. Vous devez disposer de l’autorisation de gérer les adresses du destinataire et d’un domaine vérifié. Notez les adresses principales et supplémentaires avant les modifications.

1. Dans le Centre d'administration Exchange → Destinataires → Boîtes aux lettres, sélectionnez l'utilisateur cible. Confirmez qu'il s'agit de la même personne en vérifiant les adresses e-mail complètes.
2. Ouvrez Général → Adresses e-mail → Gérer les types d'adresses e-mail et vérifiez l'adresse principale existante et l'alias. Le nom du menu peut varier légèrement selon la traduction ou l'écran.
3. Sélectionnez Ajouter un type d'adresse e-mail, choisissez SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), et entrez l'alias et le domaine. SMTP est le type d'adresse e-mail utilisé pour le courrier Internet ordinaire. Déterminez si vous changez l'adresse de réponse par défaut ou si vous ajoutez simplement un alias, puis enregistrez.
4. Ouvrez-le à nouveau pour vérifier si l'adresse a été enregistrée, et envoyez un courriel depuis une adresse de test externe vers le nouvel alias. Le résultat attendu est qu'il arrive dans la même boîte de réception de la boîte aux lettres existante.
5. Après avoir répondu, vérifiez également l'adresse de l'expéditeur affichée au destinataire. Pouvoir recevoir des courriels avec un alias ne garantit pas automatiquement l'envoi avec cet alias. Passez en revue les paramètres organisationnels et le support dans le client Outlook que vous utilisez séparément.

Si vous ne pouvez pas modifier l'adresse dans un compte synchronisé, suivez la procédure de gestion du répertoire d'origine. Si l'alias est incorrect, supprimez uniquement l'adresse ajoutée cette fois et conservez l'adresse principale existante. Sachez que vous pourriez ne pas recevoir le courrier envoyé à l'adresse supprimée, donc s'il s'agit d'une adresse publique, pensez également à l'orientation des utilisateurs/clients et aux chemins de livraison alternatifs.

Choses à vérifier avant de déplacer l'adresse vers une autre boîte aux lettres

Dans le plan de changement d'adresse, incluez les entités actuellement connectées, la boîte aux lettres de destination, la transmission des anciens e-mails, les autorisations d'envoi et les temps de test ensemble. Si vous souhaitez convertir une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée, vérifiez la capacité et les conditions de rétention, puis gérez-la en la liant à la procédure de transmission des e-mails lors du départ d’un employé (coréen). Ne procédez pas en supprimant d'abord la licence ou le compte utilisateur.

Si vous avez sélectionné une boîte aux lettres partagée, définissez séparément les autorisations de lecture et d'envoi dans création d'une boîte aux lettres partagée et attribution des autorisations. Après la conversion, l'accès aux anciens e-mails et la réception/réponse des nouveaux e-mails doivent être vérifiés séparément pour déterminer si la transmission est complète.