Microsoft 365 / Benutzerpostfach, freigegebenes Postfach oder Alias: die Unterschiede

Verwenden Sie ein Benutzerpostfach für die E-Mail und den Kalender eines einzelnen Mitarbeiters. Wenn mehrere Personen E-Mails unter derselben Adresse lesen und beantworten müssen, verwenden Sie ein freigegebenes Postfach. Wenn eine Person zusätzlich zu ihrem bestehenden Postfach E-Mails an einer anderen Adresse empfangen muss, verwenden Sie einen Alias. Die drei Methoden unterscheiden sich in der Anzahl der Posteingänge, der Anmeldemethode und den Sende-Berechtigungen.

Unterschiede zwischen Postfach und Alias

Wenn man sich die Empfängertypen in Microsoft Exchange Online und Anleitung zum Hinzufügen von E-Mail-Adressen ansieht, gelangen Nachrichten, die über einen Alias empfangen werden, in das vorhandene Postfach. Ein Alias ist keine Lösung für Situationen, die eine unabhängige Empfängerliste oder ein separates Postfach erfordern.

Was sollte je nach Situation gewählt werden?

• Ein Mitarbeiter benötigt eine persönliche E-Mail: Verwenden Sie ein Benutzerkonto und ein Benutzerpostfach. Planen Sie die Offboarding- und Übergabeprozesse so, dass persönliche Daten getrennt behandelt werden.
• Adressen wie support@ werden von mehreren Personen bearbeitet: Erwägen Sie ein freigegebenes Postfach. Lese- und Sendeberechtigungen müssen einzeln festgelegt werden.
• Es ist ausreichend, wenn sales@ bei einer bestehenden Adresse einer Person ankommt: Sie können einem bestehenden Benutzerpostfach einen Alias hinzufügen. Wenn sich die zuständige Person häufig ändert oder eine gemeinsame Bearbeitung erforderlich ist, kann ein freigegebenes Postfach besser geeignet sein.
• Verteilen Sie Ankündigungs-E-Mails an mehrere Empfänger: Überlegen Sie, ob eine E-Mail-Gruppe geeigneter ist als ein separates Postfach.

Kann die Hauptadresse von einer Person verwaltet werden?

Zum Beispiel, wenn "Anfragen zu Veranstaltungen" nur von einem Mitarbeiter bearbeitet werden und es nicht notwendig ist, vergangene E-Mails separat weiterzuleiten, können Sie mit einem Alias des Postfachs dieses Mitarbeiters beginnen. Wenn die verantwortliche Person jedoch die Schicht wechselt oder mehrere Personen antworten müssen, wird es problematisch, wenn E-Mails vom Alias mit dem persönlichen Postfach vermischt werden. In diesem Fall ist es für diesen Zweck geeigneter, die Bearbeitungsverlauf in einem unabhängigen freigegebenen Postfach zu verwalten.

Selbst wenn Sie den Alias an einen anderen Mitarbeiter verschieben, werden die vergangenen Nachrichten aus dem ursprünglichen Postfach nicht mit verschoben. Unterscheiden Sie zwischen der Tatsache, dass die Adresse dieselbe ist, und der Tatsache, dass die gespeicherten Daten dieselben sind. Ob häufige Personalwechsel stattfinden und ob Kundenantworten kontinuierlich aufbewahrt werden müssen, sind Kriterien für Entscheidungen, die ebenso wichtig sind wie die Kosten.

Wenn Sie Nachrichten nur an mehrere Personen verteilen müssen, vergleichen Sie auch Verteilergruppen und Microsoft 365-Gruppen. Eine Kopie an jede Person zu liefern unterscheidet sich davon, gemeinsam in einem freigegebenen Postfach zu arbeiten. Ein freigegebenes Postfach ist kein vollständiges Helpdesk-System mit Aufgabenverteilung und Doppelantwort-Vermeidung, daher benötigen die Personen, die es bearbeiten, vereinbarte Verarbeitungsregeln.

Ist die Lizenz für ein freigegebenes Postfach immer kostenlos?

Nein. Microsofts Anleitung für freigegebene Postfächer erklärt, dass ein freigegebenes Postfach unter den grundlegenden Bedingungen ohne separate Postfachlizenz verwendet werden kann, aber zusätzlicher Speicherplatz und Funktionen wie Archivierung und Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten eine Lizenzierung erfordern können. Mitglieder benötigen außerdem eigene Benutzerkonten und die erforderlichen Serviceberechtigungen. Prüfen Sie die tatsächliche Nutzung und die aktuellen Lizenzbedingungen, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Konkret beträgt das standardmäßige Speicherlimit für ein freigegebenes Postfach ohne separate Lizenz 50 GB, und jeder Benutzer, der darauf zugreift, muss sein eigenes lizenziertes Exchange Online-Postfach verwenden. Um die 50 GB zu überschreiten und bis zum Limit von 100 GB zu nutzen, weisen Sie dem freigegebenen Postfach eine Exchange Online Plan 2-Lizenz zu. Archivierungsfunktion für das Postfach, Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten (Litigation Hold) und erweiterte Compliance-Funktionen haben jeweils separate Bedingungen, die überprüft werden müssen. Berechnen Sie nicht einfach ein Budget mit dem Gedanken „es ist kostenlos, weil es ein freigegebenes Postfach ist“.

Halten Sie die direkte Anmeldung für das Benutzerkonto, das mit einem freigegebenen Postfach verbunden ist, gesperrt. Anstatt das Passwort des freigegebenen Kontos mit anderen zu teilen, erteilen Sie den persönlichen Konten der zuständigen Mitarbeiter die erforderlichen Berechtigungen für das freigegebene Postfach. Es darf auch nicht verwendet werden, um externe persönliche E-Mail-Benutzer wie normale Mitglieder zu delegieren.

Überprüfen Sie den aktuellen Adresstyp

1. Suchen Sie die Adresse im Exchange Admin Center unter [Empfänger] → [Postfächer]. Überprüfen Sie, ob es sich um ein Benutzerpostfach oder ein freigegebenes Postfach handelt.

2. Überprüfen Sie die primären und zusätzlichen Adressen in der E-Mail-Adressliste des Zielpostfachs. Zusatzadressen bedeuten nicht, dass ein neues Postfach erstellt wurde.
3. Wenn es sich um ein freigegebenes Postfach handelt, überprüfen Sie auch die Delegierungsberechtigungen. Nur Lese- oder Verwaltungsrechte zu haben bedeutet nicht, dass Sie von dieser Adresse senden können.

Wenn die Adresse nicht in der Liste ist, müssen Sie auch prüfen, ob es sich um ein E-Mail-Alias oder eine Gruppenadresse handelt. Benutzerpostfächer und freigegebene Postfächer können zusammen in der Postfachliste angezeigt werden, aber Aliase befinden sich in der Adressliste des entsprechenden Postfachs. Wenn die gewünschte Adresse bereits einem anderen Empfängerobjekt zugeordnet ist, kann sofort kein neues Postfach mit derselben Adresse erstellt werden.

Fügen Sie einen Alias hinzu und überprüfen Sie das Ergebnis

Dies ist das Verfahren, wenn nur eine zusätzliche E-Mail-Adresse für ein bestehendes Benutzerpostfach benötigt wird. Sie benötigen Berechtigungen zum Verwalten der Empfängeradressen sowie eine überprüfte Domäne, und notieren Sie die Liste der primären und zusätzlichen Adressen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

1. Im Exchange Admin Center → Empfänger → Postfächer, wählen Sie den Zielbenutzer aus. Bestätigen Sie, dass es dieselbe Person ist, indem Sie die vollständigen E-Mail-Adressen überprüfen.
2. Öffnen Sie Allgemein → E-Mail-Adressen → E-Mail-Adressentypen verwalten und prüfen Sie die vorhandene primäre Adresse und den Alias. Der Menüname kann je nach Übersetzung oder Bildschirm leicht variieren.
3. Wählen Sie E-Mail-Adressentyp hinzufügen, wählen Sie SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) und geben Sie den Alias und die Domain ein. SMTP ist der für normale Internet-E-Mails verwendete E-Mail-Adressentyp. Unterscheiden Sie, ob Sie die Standardantwortadresse ändern oder nur einen Alias hinzufügen, und speichern Sie dann.
4. Öffnen Sie es erneut, um zu prüfen, ob die Adresse gespeichert wurde, und senden Sie eine E-Mail von einer externen Testadresse an den neuen Alias. Das erwartete Ergebnis ist, dass sie im selben Posteingang des bestehenden Postfachs ankommt.
5. Überprüfen Sie nach dem Antworten auch die Absenderadresse, die dem Empfänger angezeigt wird. Das Empfangen von E-Mails mit einem Alias garantiert nicht automatisch das Senden mit diesem Alias. Überprüfen Sie die organisatorischen Einstellungen und die Unterstützung im von Ihnen verwendeten Outlook-Client separat.

Wenn Sie die Adresse in einem synchronisierten Konto nicht ändern können, befolgen Sie das Verwaltungsverfahren des ursprünglichen Verzeichnisses. Wenn der Alias falsch ist, entfernen Sie nur die dieses Mal hinzugefügte Adresse und behalten Sie die vorhandene Primäradresse. Beachten Sie, dass Sie möglicherweise keine E-Mails erhalten, die an die entfernte Adresse gesendet werden, und wenn es sich um eine öffentliche Adresse handelt, sollten Sie auch Benutzer-/Kundenhinweise und alternative Zustellwege berücksichtigen.

Zu überprüfende Punkte, bevor die Adresse in ein anderes Postfach verschoben wird

Im Plan zur Änderung der Adresse sollten die derzeit verbundenen Empfängerobjekte, das Ziel, zu dem gewechselt werden soll, die Übergabe vergangener E-Mails, die Sende-Berechtigungen und die Testzeiten zusammen aufgenommen werden. Wenn Sie ein Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln möchten, prüfen Sie zunächst die Kapazitäts- und Aufbewahrungsbedingungen, und führen Sie es dann in Verbindung mit dem Mitarbeiter-E-Mail-Übergabeverfahren (Koreanisch) durch. Fahren Sie nicht fort, indem Sie zuerst die Lizenz oder das Benutzerkonto löschen.

Wenn Sie ein freigegebenes Postfach ausgewählt haben, setzen Sie Lese- und Sende-Berechtigungen separat in Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Erteilen von Berechtigungen. Nach der Umwandlung muss der Zugriff auf vergangene E-Mails sowie der Empfang/Antwort auf neue E-Mails separat überprüft werden, um festzustellen, ob die Übergabe abgeschlossen ist.