Microsoft 365 / Cassetta postale utente, condivisa o alias: quale scegliere?

Usare una cassetta postale utente per l'email e il calendario di un singolo dipendente. Se più persone devono leggere e rispondere alla posta allo stesso indirizzo, utilizzare una cassetta postale condivisa. Se una persona deve ricevere posta a un altro indirizzo oltre alla casella esistente, usare un alias. I tre metodi differiscono per numero di caselle, metodo di accesso e permessi di invio.

Differenze tra cassetta postale e alias

Secondo i tipi di destinatario di Exchange Online e le linee guida per aggiungere indirizzi email di Microsoft, i messaggi ricevuti tramite un alias arrivano nella cassetta postale esistente. Un alias non è una soluzione per situazioni che richiedono un elenco di destinatari indipendente o una cassetta postale separata.

Cosa dovrebbe essere scelto a seconda della situazione?

• Un dipendente ha bisogno di un'email personale: Utilizzare un account utente e una cassetta postale utente. Pianificare l’uscita del dipendente e il passaggio di consegne in modo che i dati personali siano gestiti separatamente.
• Indirizzi come support@ sono gestiti da più persone: Considera una cassetta postale condivisa. I permessi di lettura e invio devono essere impostati individualmente.
• È sufficiente se sales@ arriva a un indirizzo esistente di una persona: Puoi aggiungere un alias a una cassetta postale esistente di un utente. Se la persona responsabile cambia frequentemente o è richiesta una gestione congiunta, una cassetta postale condivisa può essere più adatta.
• Distribuire le email di annuncio a più destinatari: Considera se un gruppo di posta sia più appropriato di una cassetta postale separata.

L'indirizzo principale può essere gestito da una sola persona?

Ad esempio, se le "richieste di eventi" sono gestite da un solo dipendente e non vi è alcuna necessità di trasferire separatamente le email precedenti, è possibile iniziare con un alias della cassetta postale di quel dipendente. Tuttavia, se la persona incaricata cambia turno o più persone devono rispondere, avere le email dell'alias mescolate con la cassetta postale personale diventa un problema. In questo caso, gestire la storico della gestione delle richieste in una cassetta postale condivisa indipendente è più adatto allo scopo.

Anche se sposti l'alias a un altro dipendente, i messaggi precedenti dalla cassetta postale originale non vengono spostati insieme a esso. Distingui tra il fatto che l'indirizzo sia lo stesso e il fatto che i dati memorizzati siano gli stessi. Se si verificano cambiamenti frequenti del personale e se è necessario mantenere continuamente i record delle risposte ai clienti sono criteri per fare scelte importanti quanto il costo.

Se occorre soltanto distribuire messaggi a più persone, confrontare anche i gruppi di distribuzione e i gruppi Microsoft 365. Consegnare una copia a ciascuno non equivale a lavorare insieme nella stessa posta in arrivo. Una cassetta postale condivisa non è un sistema di assistenza completo con assegnazione delle attività e prevenzione delle risposte duplicate; chi la gestisce deve quindi concordare regole di lavoro.

La licenza per una cassetta postale condivisa è sempre gratuita?

No. Le linee guida di Microsoft sulle cassette postali condivise spiegano che una cassetta postale condivisa può essere utilizzata senza una licenza separata della cassetta postale alle condizioni di base, ma capacità e funzionalità aggiuntive come l'archiviazione e la conservazione per contenzioso (Litigation Hold) possono richiedere una licenza. Anche i membri necessitano dei propri account utente e dei diritti di servizio necessari. Verificate l'uso effettivo e le condizioni di licenza attuali prima di prendere una decisione.

Il limite di archiviazione predefinito di una cassetta postale condivisa senza licenza separata è di 50 GB. Ogni utente che vi accede deve utilizzare la propria cassetta postale Exchange Online con licenza. Per superare 50 GB e utilizzare il limite di 100 GB, assegnare una licenza Exchange Online Plan 2 alla cassetta postale condivisa. Archivi, conservazione per contenzioso e funzionalità avanzate di conformità hanno requisiti distinti da verificare. Non calcolare il budget supponendo semplicemente che una cassetta postale condivisa sia sempre gratuita.

Mantenere bloccato l’accesso diretto tramite l’account utente associato alla cassetta postale condivisa. Non distribuire la password dell’account condiviso: concedere invece agli account personali dei responsabili le autorizzazioni necessarie sulla cassetta postale condivisa. Non concedere accesso ad account email personali esterni come se fossero delegati interni.

Controllare il tipo di indirizzo attuale

1. Cercare l'indirizzo nel Centro di Amministrazione di Exchange in [Destinatari] → [Cassette postali]. Controllare se si tratta di una cassetta postale utente o di una cassetta postale condivisa.

2. Verificare gli indirizzi principali e aggiuntivi nell'elenco degli indirizzi email della cassetta postale di destinazione. Avere indirizzi aggiuntivi non significa che sia stata creata una nuova cassetta postale.
3. Se si tratta di una cassetta postale condivisa, verificare anche le autorizzazioni del delegato. Avere solo autorizzazioni di lettura o di gestione non significa che sia possibile inviare da quell'indirizzo.

Se l'indirizzo non è nella lista, è necessario anche verificare se si tratta di un alias di posta o di un indirizzo di gruppo. Le cassette postali degli utenti e le cassette postali condivise possono apparire insieme nella lista delle cassette postali, ma gli alias si trovano nell'elenco degli indirizzi della cassetta postale corrispondente. Se l'indirizzo desiderato è già registrato a un oggetto destinatario differente, non è possibile creare immediatamente una nuova cassetta postale con lo stesso indirizzo.

Aggiungi un alias e verifica il risultato

Questa è la procedura quando è necessario solo un indirizzo email aggiuntivo per una cassetta postale utente esistente. Servono l’autorizzazione a gestire gli indirizzi del destinatario e un dominio verificato. Annotare gli indirizzi primari e aggiuntivi prima delle modifiche.

1. In Centro di amministrazione di Exchange → Destinatari → Cassette postali, selezionare l'utente di destinazione. Confermare che si tratta della stessa persona controllando gli indirizzi email completi.
2. Aprire Generale → Indirizzi email → Gestisci tipi di indirizzi email e verificare l'indirizzo principale esistente e l'alias. Il nome del menu può variare leggermente a seconda della traduzione o dello schermo.
3. Selezionare Aggiungi tipo di indirizzo email, scegliere SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e inserire l'alias e il dominio. SMTP è il tipo di indirizzo email utilizzato per la posta elettronica ordinaria di Internet. Distinguere se si sta cambiando l'indirizzo di risposta predefinito o solo aggiungendo un alias, quindi salvare.
4. Aprilo di nuovo per verificare se l'indirizzo è stato salvato e invia una mail da un indirizzo di test esterno al nuovo alias. Il risultato previsto è che arrivi nella stessa cassetta postale della mailbox esistente.
5. Dopo aver risposto, controlla anche l'indirizzo del mittente visualizzato dal destinatario. Essere in grado di ricevere mail con un alias non garantisce automaticamente l'invio con quell'alias. Rivedi separatamente le impostazioni organizzative e il supporto nel client Outlook che stai utilizzando.

Se non puoi modificare l'indirizzo in un account sincronizzato, segui la procedura di gestione della directory originale. Se l'alias è errato, rimuovi solo l'indirizzo aggiunto questa volta e mantieni l'indirizzo principale esistente. Tieni presente che potresti non ricevere la posta inviata all'indirizzo rimosso, quindi se si tratta di un indirizzo pubblico, considera anche le indicazioni per l'utente/cliente e percorsi alternativi di consegna.

Cose da verificare prima di spostare l'indirizzo in un'altra cassetta postale

Nel piano per cambiare l'indirizzo, includere le entità attualmente connesse, la destinazione a cui trasferirsi, il passaggio delle email passate, i permessi di invio e i tempi di test insieme. Se si desidera convertire una cassetta postale utente in una cassetta postale condivisa, controllare la capacità e le condizioni di conservazione, quindi gestirla collegandola alla procedura di consegna delle email dei dipendenti in uscita (coreano). Non procedere eliminando prima la licenza o l'account utente.

Se è stata selezionata una cassetta postale condivisa, impostare separatamente i permessi di lettura e invio in creazione di una cassetta postale condivisa e concessione dei permessi. Dopo la conversione, l'accesso alle email precedenti e la ricezione/risposta delle nuove email devono essere controllati separatamente per determinare se la consegna è completa.