Microsoft 365 / Caixa de correio de usuário, compartilhada ou alias: qual usar?

Use uma caixa de correio de usuário para o e-mail e calendário de um funcionário. Se várias pessoas precisarem ler e responder ao e-mail em um mesmo endereço, utilize uma caixa de correio compartilhada. Se uma pessoa precisar receber e-mails em outro endereço além da sua caixa de correio existente, use um alias. Os três métodos diferem em quantidade de caixas de entrada, método de login e permissões de envio.

Diferenças entre caixa de correio e alias

Olhando para os tipos de destinatários do Exchange Online da Microsoft e orientações sobre adicionar endereços de e-mail, mensagens recebidas via um alias chegam na caixa de correio existente. Um alias não é uma solução para situações que exigem uma lista de destinatários independente ou uma caixa de correio separada.

O que deve ser escolhido dependendo da situação?

• Um funcionário precisa de um e-mail pessoal: Use uma conta de usuário e uma caixa de correio de usuário. Planeje o desligamento e a transferência para que os dados pessoais sejam tratados separadamente.
• Endereços como support@ são gerenciados por várias pessoas: Considere uma caixa de correio compartilhada. As permissões de leitura e envio precisam ser definidas individualmente.
• É suficiente se sales@ chegar a um endereço existente de uma pessoa: Você pode adicionar um alias a uma caixa de correio de usuário existente. Se a pessoa responsável mudar frequentemente ou se for necessário um gerenciamento conjunto, uma caixa de correio compartilhada pode ser mais adequada.
• Distribua emails de anúncios para vários destinatários: Considere se um grupo de email é mais apropriado do que uma caixa de correio separada.

O endereço principal pode ser gerenciado por uma pessoa?

Por exemplo, se "consultas de eventos" são tratadas por apenas um funcionário e não há necessidade de transferir e-mails antigos separadamente, você pode começar com um alias da caixa de correio desse funcionário. No entanto, se a pessoa responsável mudar de turno ou múltiplas pessoas precisarem responder, ter os e-mails do alias misturados com a caixa de correio pessoal se torna um problema. Neste caso, gerenciar o histórico de trabalho em uma caixa de correio compartilhada independente é mais adequado para o propósito.

Mesmo que você mova o alias para outro funcionário, as mensagens anteriores da caixa de correio original não se movem junto. Diferencie entre o fato de o endereço ser o mesmo e o fato de os dados armazenados serem os mesmos. Se ocorrem mudanças frequentes de pessoal e se os registros de resposta ao cliente precisam ser mantidos continuamente são critérios para tomar decisões tão importantes quanto o custo.

Se você precisa apenas distribuir mensagens para várias pessoas, compare também grupos de distribuição e grupos do Microsoft 365. Entregar uma cópia para cada pessoa é diferente de trabalhar juntos em uma caixa de correio compartilhada. Uma caixa de correio compartilhada não é um sistema completo de help-desk com atribuição de tarefas e prevenção de respostas duplicadas, portanto, as pessoas que a manuseiam precisam de regras de processamento acordadas.

A licença para uma caixa de correio compartilhada é sempre gratuita?

Não. A orientação da Microsoft sobre caixas de correio compartilhadas explica que uma caixa de correio compartilhada pode ser usada sem uma licença de caixa de correio separada sob as condições básicas, mas capacidade e recursos adicionais, como arquivamento e retenção por litígio (Litigation Hold), podem exigir licenciamento. Os membros também precisam de suas próprias contas de usuário e dos direitos de serviço exigidos. Verifique o uso real e os termos de licenciamento atuais antes de tomar uma decisão.

Especificamente, o limite de armazenamento padrão para uma caixa de correio compartilhada sem uma licença separada é 50 GB, e cada usuário que acessa deve usar sua própria caixa de correio licenciada do Exchange Online. Para exceder 50 GB e usar até o limite de 100 GB, atribua uma licença do Exchange Online Plan 2 à caixa de correio compartilhada. Caixas de correio de arquivo, retenção por litígio e recursos avançados de conformidade têm cada um condições separadas para verificar. Não calcule simplesmente um orçamento pensando "é grátis porque é uma caixa de correio compartilhada".

Mantenha o login direto bloqueado para a conta de usuário associada a uma caixa de correio compartilhada. Em vez de compartilhar a senha da conta compartilhada com outros, conceda permissões de delegado para a própria conta de cada pessoa. Não conceda acesso à caixa de correio compartilhada para contas de e-mail pessoais externas como se fossem delegados internos.

Verifique o tipo de endereço atual

1. Pesquise o endereço no [Destinatários] → [Caixas de Correio] do Centro de Administração do Exchange. Verifique se é uma caixa de correio de usuário ou uma caixa de correio compartilhada.

2. Verifique os endereços primário e adicionais na lista de endereços de email da caixa de correio de destino. Ter endereços adicionais não significa que uma nova caixa de correio foi criada.
3. Se for uma caixa de correio compartilhada, verifique também as permissões de delegado. Ter apenas permissões de leitura ou de gerenciamento não significa que você pode enviar do endereço.

Se o endereço não estiver na lista, você também precisa verificar se ele é um alias de e-mail ou um endereço de grupo. Caixas de correio de usuários e caixas de correio compartilhadas podem aparecer juntas na lista de caixas de correio, mas os aliases são encontrados na lista de endereços da caixa de correio correspondente. Se o endereço desejado já estiver registrado para um objeto de destinatário diferente, não é possível criar uma nova caixa de correio com o mesmo endereço imediatamente.

Adicione um alias e verifique o resultado

Este é o procedimento quando apenas um endereço de e-mail adicional é necessário para uma caixa de correio de usuário existente. Você precisa de permissão para gerenciar os endereços do destinatário e de um domínio verificado. Registre os endereços primários e adicionais antes de fazer alterações.

1. No Centro de Administração do Exchange → Destinatários → Caixas de Correio, selecione o usuário alvo. Confirme se é a mesma pessoa verificando os endereços de e-mail completos.
2. Abra Geral → Endereços de e-mail → Gerenciar tipos de endereço de e-mail e verifique o endereço primário existente e o alias. O nome do menu pode variar ligeiramente dependendo da tradução ou da tela.
3. Selecione Adicionar tipo de endereço de e-mail, escolha SMTP (Protocolo Simples de Transferência de Correio) e insira o alias e o domínio. SMTP é o tipo de endereço de e-mail usado para e-mails comuns da internet. Diferencie se você está alterando o endereço de resposta padrão ou apenas adicionando um alias, e então salve.
4. Abra novamente para verificar se o endereço foi salvo e envie um e-mail de um endereço de teste externo para o novo alias. O resultado esperado é que ele chegue na mesma caixa de entrada da caixa de correio existente.
5. Após responder, verifique também o endereço do remetente exibido para o destinatário. Conseguir receber e-mails com um alias não garante automaticamente o envio com esse alias. Revise as configurações organizacionais e o suporte no cliente Outlook que você está usando separadamente.

Se você não puder modificar o endereço em uma conta sincronizada, siga o procedimento de gerenciamento do diretório original. Se o alias estiver incorreto, remova apenas o endereço adicionado desta vez e mantenha o endereço primário existente. Esteja ciente de que você pode não receber mensagens enviadas para o endereço removido, portanto, se for um endereço público, também considere a orientação do usuário/cliente e caminhos alternativos de entrega.

Coisas a verificar antes de mover o endereço para outra caixa de correio

No plano para alterar o endereço, inclua os objetos de destinatário atualmente associados, o destino para onde se mover, a entrega de e-mails antigos, permissões de envio e os horários de teste juntos. Se você quiser converter uma caixa de correio de usuário em uma caixa de correio compartilhada, verifique a capacidade e as condições de retenção, e então prossiga vinculando com o procedimento de transferência do email de funcionários desligados (coreano). Não prossiga excluindo a licença ou a conta de usuário primeiro.

Se você selecionou uma caixa de correio compartilhada, configure permissões de leitura e envio separadamente em criando uma caixa de correio compartilhada e concedendo permissões. Após a conversão, o acesso a e-mails antigos e o recebimento/resposta de novos e-mails devem ser verificados separadamente para determinar se a entrega está completa.