퇴사자 접근 차단과 메일·OneDrive 데이터 인계 순서
Microsoft 365 퇴사자 처리에서는 접근을 먼저 차단하고, 메일·OneDrive 데이터 인계를 확인한 뒤, 라이선스와 계정 삭제를 결정해야 합니다. 라이선스를 먼저 회수하거나 계정을 즉시 삭제하면 필요한 데이터에 접근하기 어려워질 수 있습니다. 조직의 보존·법적 요구와 인사 절차를 함께 확인하세요.
퇴사 처리 전에 결정할 사항
접근 차단 시각, 인계 책임자, 보존해야 할 메일·파일·Teams 자료, 개인 기기와 회사 기기 처리 방식, 계정 삭제 예정일을 기록합니다. 법적 보존이나 조사 대상이라면 일반적인 삭제 절차를 진행하기 전에 법무·보안 담당자와 협의해야 합니다. 하이브리드 ID 환경에서는 온프레미스 계정과 동기화 상태도 함께 확인합니다.
Microsoft는 퇴사자 처리 절차를 접근 차단, 데이터 보존, 기기 처리, 인계, 계정 삭제 등으로 구분합니다. 조직 정책과 라이선스에 따라 가능한 방법은 달라집니다.
접근 차단부터 시작하세요
- Microsoft 365 관리 센터의 [사용자] → [활성 사용자]에서 대상 계정을 다시 확인합니다. 동일한 이름의 다른 사용자를 잘못 선택하지 않도록 로그인 이름을 대조합니다.
- 대상 사용자의 로그인을 차단하고 암호를 재설정합니다. 기존 로그인 세션을 무효화하는 조치도 검토합니다. 단순히 암호만 바꾸면 기존 세션이 바로 종료된다고 가정하지 마세요.
- 관리자 역할, 그룹, 앱 접근, 외부 서비스 연동과 기기 등록을 확인하고 필요에 따라 제거하거나 회수합니다. 모바일 기기의 회사 데이터 제거는 개인 데이터에 미치는 영향을 먼저 확인합니다.
접근 차단 후에는 테스트 계정으로 대신 로그인해 확인하지 않습니다. 관리자 화면의 상태와 관련 로그인 기록으로 차단 결과를 검증하세요.
메일과 OneDrive 인계는 어떻게 하나요?
업무 연속성이 필요하면 메일 사서함의 인계 방식부터 정합니다. 공유 사서함 전환, 다른 직원에게 접근 권한 부여, 필요한 메일 내보내기 등은 각각 라이선스·보존 조건이 다를 수 있습니다. 자동 전달은 개인정보와 외부 유출 위험이 있으므로 수신 대상과 기간을 승인받아야 합니다. Microsoft의 메일 및 OneDrive 데이터 인계 안내에서 현재 지원 절차를 확인하세요.
OneDrive는 필요한 자료의 소유권과 접근 기간을 정한 뒤 인계합니다. 다른 직원에게 무기한 접근 권한을 주는 대신 필요한 파일을 적절한 SharePoint 팀 사이트로 옮기는 편이 장기 운영에 맞을 수 있습니다. 파일 링크와 공유 대상도 확인하세요.
라이선스 회수와 계정 삭제 전 점검
- 메일·OneDrive·Teams 등 인계가 완료되고 담당자가 자료에 접근할 수 있는지 확인합니다.
- 공유 사서함 전환이나 보존 정책에 필요한 라이선스 조건을 확인합니다. 모든 공유 사서함이 항상 무라이선스로 운영되는 것은 아닙니다.
- 감사·법적 보존, 복구 기간, 내부 기록 보관 규칙을 검토합니다.
- 그 뒤 라이선스 회수 및 계정 삭제 시점을 승인받아 실행하고, 완료 기록을 남깁니다.
삭제 후 복구 가능 기간과 데이터 보존 동작은 서비스와 설정에 따라 다릅니다. “언제든 복원할 수 있다”고 가정하지 말고, 삭제 전에 필요한 자료를 검증하는 것이 안전합니다.
