Microsoft 365 / OneDrive文件共享与已删除文件恢复
工作用 OneDrive 文件可以在 [共享] 中指定链接对象进行共享，已删除的文件可以在网页 OneDrive 的 [回收站] 中恢复。共享时，请优先考虑指定必要人员，而不是“任何人”链接。恢复可能的期限和方法会根据文件状态及组织策略而有所不同。
本文主要以公司或学校帐号的 OneDrive 为中心进行说明。如果同一台电脑中同时存在个人 OneDrive 和工作用 OneDrive，请先确认浏览器登录的帐号与文件的实际所有者。如果在 OneDrive 同步文件夹中删除文件，也可能会同步到云端，因此不要将同步作为独立的备份副本。
文件共享之前的选择标准
- 对象: 决定是特定人员、组织内部人员、已拥有权限者，还是任何人链接。
- 权限: 决定是仅允许查看，还是也允许编辑。文件夹编辑权限可能包括移动和删除其中的文件的权限。
- 期限: 如果外部共享是临时的，应制定链接过期或撤销访问的计划。
- 存储位置: 如果文件是部门共同拥有的，SharePoint 团队网站可能比个人 OneDrive 更合适。
根据微软的 OneDrive 文件共享指南，链接选项以及编辑/下载权限取决于帐户类型和组织设置。如果菜单是灰色的，这可能是由于管理员策略，而不是用户错误。
与特定人员共享文件
- 在 OneDrive网页版中选择文件或文件夹，点击 [共享]。
- 在链接设置中选择 [特定人员]，并设置查看或编辑权限。是否可以添加外部人员，请确认组织策略。
- 指定收件人后发送链接，然后在[管理访问权限]中再次确认谁可以访问该链接。对于不再需要的链接，请将其删除。
发送链接后检查权限并回收
例如，如果合作公司负责人只需要查看一个提案文件，可以为该文件选择特定人员·查看选项。如果对整个文件夹授予编辑权限，将可能看到或修改、删除不需要的文件。请在共享前一同检查文件中的敏感内容和文件夹范围。
确认收件人是否能通过受邀的地址打开链接进行阅读，如果不需要编辑，也要检查是否禁止了编辑功能。仅因为给予了查看权限，不要认为下载也会被阻止。下载限制、过期等需要根据文件类型、链接类型和组织策略实际提供情况进行确认。
在管理访问权限中分别检查生成的链接和直接访问权限。若要终止特定人的访问，请删除不必要的链接或直接回收权限，并确认其他链接或群组是否可能访问。“现有访问权限用户”链接不会更改现有权限。已经下载的副本，通过中止共享也不会被回收。
文件看不到时的恢复方法选择
| 状态 | 首先使用的方法 | 需要确认的条件 |
|---|---|---|
| 名称或位置已更改，或仅在电脑上看不到 | 查看网页版 OneDrive 搜索和实际保存位置 | 区分是否是其他帐户、SharePoint 文件或同步问题 |
| 文件本身已删除 | 从网页回收站恢复 | 所有者和保存期限、是否永久删除 |
| 文件存在但内容被错误覆盖 | 版本历史记录 | 所需时间点的版本是否还存在 |
| 多个文件同时损坏或删除 | 确认原因后，考虑支持的 OneDrive 整体恢复 | 恢复到正常操作的范围和功能使用条件 |
如果丢失了别人共享的文件，仅在自己的回收站中查找可能无法解决问题。需要在原所有者的 OneDrive 或实际存储文件的 SharePoint 中进行调查。如果怀疑有如勒索软件造成的大量损失，请在恢复之前控制导致持续变更的因素，并与管理人员确定恢复时间点。
恢复已删除的文件
- 首先搜索文件是否确实被删除，并确认文件是否被移动到错误的位置或同步状态是否发生了变化。
- 在 OneDrive 网站的 [回收站] 中选择文件，然后点击 [恢复]。
- 确认文件是否已回到原来的位置，内容和权限是否符合预期。如果是别人共享的文件，可能需要在原所有者的 OneDrive 中进行确认。
Microsoft的OneDrive删除文件恢复指南说明了工作或学校帐户回收站的恢复期限和恢复限制。如果不是单个文件而是大量文件被损坏或被覆盖，使用版本历史记录或OneDrive整体恢复功能可能更合适。因为文件一旦被永久删除或超过组织保留期可能无法恢复，所以不要延迟恢复。
工作或学校帐户删除的文件默认恢复期为93天，但可能因管理员设置而有所不同。不要与个人帐户默认的30天混淆。回收站中被永久删除的文件无法通过普通回收站恢复。在尝试恢复文件时，不要清空回收站，只选择所需的项目进行恢复。
例如，如果恢复了文档文件夹中的报价文件，不仅要检查文件名，还要对照原文件夹、修改内容和共享权限。如果已有同名文件或原文件夹已不存在，请阅读显示的提示信息并解决冲突。在Windows回收站中没有的仅在线文件，也可以在Web回收站中查看，因此不要仅看本地回收站就放弃。
将被覆盖的文件恢复到以前版本
- 在Web OneDrive中选择当前文件，然后点击更多或右键打开版本历史记录。
- 在问题发生前，确认版本的时间和内容。即使最后修改日期相近，也要查看是否为必要内容，如果有需要保留的最新更改，请在恢复前单独保存。
- 在所需版本的“更多”中选择恢复。所选内容将成为当前版本。
- 重新打开文件，确认所需内容和共享访问权限。如果有错误，将其与版本历史记录中其他时间点进行比较，并将结果告知同时编辑者。
版本历史记录的使用和保管会受到组织设置的影响。如果没有版本或所需时间点已消失，请不要重复同一操作，而应联系管理员。您还可以在Microsoft的之前版本恢复过程中查看恢复当前文件的方法和Windows资源管理器路径。不要因单个文件的问题就恢复整个OneDrive。
管理员需要确认的部分
如果看不到外部共享选项，请检查 SharePoint 管理中心的 OneDrive 共享设置和按用户的限制。如果离职者的 OneDrive 或帐户已被删除，因为与普通回收站恢复的流程不同，需要按照 已删除 OneDrive 恢复指南 从保留状态开始确认。用户帐户删除后，OneDrive 保留期限和文件回收站期限是不同的生命周期。联系管理员时，应提供所有者帐户、实际文件/站点地址、删除估计时间、最后正常状态以及已尝试的方法。恢复后，需要决定工作资料是继续保存在个人存储还是交接到部门管理的 SharePoint。
