Microsoft 365 / OneDrive 파일 공유와 삭제 파일 복구 방법

업무용 OneDrive 파일은 대상 파일의 [공유]에서 링크 대상을 정해 공유하고, 삭제한 파일은 웹 OneDrive의 [휴지통]에서 복원할 수 있습니다. 공유할 때는 “누구나” 링크보다 필요한 사람만 지정하는 방식을 우선 검토하세요. 복구 가능 기간과 방법은 파일 상태 및 조직 정책에 따라 달라집니다.

이 글은 회사·학교 계정의 OneDrive를 중심으로 설명합니다. 같은 PC에 개인용 OneDrive와 업무용 OneDrive가 함께 있으면 브라우저의 로그인 계정과 파일의 실제 소유자를 먼저 확인하세요. OneDrive 동기화 폴더에서 파일을 삭제하면 클라우드에도 반영될 수 있으므로 동기화를 독립적인 백업 사본으로 생각하지 않습니다.

파일 공유 전에 선택할 기준

• 대상: 특정 사람, 조직 내부 사람, 기존 권한 보유자, 누구나 링크 중 무엇이 필요한지 정합니다.
• 권한: 보기만 허용할지, 편집도 허용할지 결정합니다. 폴더 편집 권한은 안의 파일을 이동·삭제하는 권한까지 포함할 수 있습니다.
• 기간: 외부 공유가 일시적이라면 링크 만료나 접근 회수 계획을 세웁니다.
• 저장 위치: 부서가 공동 소유해야 하는 파일이라면 개인 OneDrive보다 SharePoint 팀 사이트가 적합할 수 있습니다.

Microsoft의 OneDrive 파일 공유 안내에 따르면 링크 옵션과 편집·다운로드 권한은 계정 유형 및 조직 설정에 따라 달라집니다. 메뉴가 회색으로 보이면 사용자 오류가 아니라 관리자 정책 때문일 수 있습니다.

특정 사람에게 파일 공유하기

1. 업무용 OneDrive 웹사이트에서 파일 또는 폴더를 선택하고 [공유]를 누릅니다.
2. 링크 설정에서 [특정 사용자]를 선택하고 보기 또는 편집 권한을 정합니다. 외부 사람을 추가할 수 있는지는 조직 정책을 확인합니다.

3. 수신자를 지정해 링크를 보낸 뒤, [액세스 관리]에서 누가 접근할 수 있는지 다시 확인합니다. 더 이상 필요하지 않은 링크는 제거합니다.

링크를 보낸 뒤 권한 확인과 회수

예를 들어 협력사 담당자가 제안서 한 개를 검토하기만 하면 된다면 해당 파일에 특정 사용자·보기를 선택합니다. 폴더 전체에 편집 권한을 주면 필요 없는 파일까지 보거나 수정·삭제할 수 있는 범위가 생깁니다. 공유 전에 파일 안의 민감한 내용과 폴더 범위를 함께 검토하세요.

수신자가 초대한 주소로 링크를 열어 읽을 수 있는지 확인하고, 편집이 필요 없다면 편집 기능이 허용되지 않는지도 점검합니다. 보기 권한을 줬다는 이유만으로 다운로드까지 차단된다고 생각하면 안 됩니다. 다운로드 차단·만료 등은 파일 유형, 링크 종류와 조직 정책에서 실제 제공되는지 확인합니다.

액세스 관리에서 생성된 링크와 직접 액세스를 각각 확인합니다. 특정 사람의 접근을 끝내려면 불필요한 링크를 제거하거나 직접 권한을 회수하고, 다른 링크·그룹으로 접근할 가능성도 확인하세요. “기존 액세스 권한이 있는 사용자” 링크는 기존 권한을 바꾸지 않습니다. 이미 내려받은 사본까지 공유 중단으로 회수되지는 않습니다.

파일이 안 보일 때 복구 방법 고르기

다른 사람이 공유한 파일을 잃어버렸다면 자신의 휴지통에서 찾는 것만으로 해결되지 않을 수 있습니다. 원 소유자의 OneDrive나 실제 파일이 있는 SharePoint 저장소에서 조사해야 합니다. 랜섬웨어 같은 대량 손실이 의심되면 복원 전에 추가 변경이 계속 발생하는 원인을 통제하고 관리 담당자와 복구 시점을 정하세요.

삭제한 파일을 복원하기

1. 먼저 파일이 실제로 삭제됐는지 검색하고, 잘못된 위치로 이동됐거나 동기화 상태가 달라진 것은 아닌지 확인합니다.
2. OneDrive 웹사이트의 [휴지통]에서 파일을 선택해 [복원]을 누릅니다.

3. 원래 위치에 파일이 돌아왔는지, 내용과 권한이 기대한 상태인지 확인합니다. 다른 사람이 공유한 파일이라면 원 소유자의 OneDrive에서 확인해야 할 수 있습니다.

Microsoft의 OneDrive 삭제 파일 복원 안내는 업무·학교 계정의 휴지통 복구 기간과 복구 한계를 설명합니다. 특정 파일이 아니라 많은 파일이 손상되거나 덮어써졌다면 버전 기록 또는 OneDrive 전체 복원 기능이 더 적합할 수 있습니다. 영구 삭제됐거나 조직의 보존 기간이 지나면 복원할 수 없을 수 있으므로 복구를 미루지 마세요.

업무·학교 계정의 삭제 파일은 기본적으로 93일 복구 기간이 안내되지만 관리자 설정에 따라 달라질 수 있습니다. 개인용 계정의 기본 30일과 혼동하지 마세요. 휴지통에서 영구 삭제된 파일은 일반 휴지통 복원으로 되살릴 수 없습니다. 파일을 복구하려는 상황에서 휴지통을 비우지 말고 필요한 항목만 선택해 복원합니다.

예를 들어 문서 폴더의 견적 파일을 복원했다면 파일 이름만 확인하지 말고 원래 폴더, 수정 내용과 공유 권한을 대조합니다. 같은 이름의 파일이 이미 생겼거나 원래 폴더가 없어졌다면 표시되는 안내를 읽고 충돌을 해결해야 합니다. Windows 휴지통에 없는 온라인 전용 파일도 웹 휴지통에서는 확인할 수 있으므로 로컬 휴지통만 보고 포기하지 않습니다.

덮어쓴 파일을 이전 버전으로 복구하기

1. 웹 OneDrive에서 현재 파일을 선택하고 더 보기 또는 오른쪽 클릭의 버전 기록을 엽니다.
2. 문제가 생기기 전 버전의 시각과 내용을 확인합니다. 마지막 수정 날짜가 비슷해도 필요한 내용인지 살펴보고, 보존할 최신 변경이 있으면 복원 전에 별도로 확보합니다.
3. 원하는 버전의 더 보기에서 복원을 선택합니다. 선택한 내용이 현재 버전이 되는 방식입니다.
4. 파일을 다시 열어 필요한 내용과 공유 접근을 확인합니다. 오류가 있으면 버전 기록에 남은 다른 시점과 비교하고 동시 편집자에게 결과를 알립니다.

버전 기록의 이용·보관은 조직 설정에 영향을 받습니다. 버전이 없거나 필요한 시점이 사라졌다면 같은 작업을 반복하지 말고 관리자에게 문의하세요. Microsoft의 이전 버전 복원 절차에서 현재 파일을 복원하는 방법과 Windows 탐색기 경로도 확인할 수 있습니다. 파일 하나의 오류 때문에 전체 OneDrive를 되돌리지 않습니다.

관리자가 확인할 부분

외부 공유 옵션이 보이지 않으면 SharePoint 관리 센터의 OneDrive 공유 설정과 사용자별 제한을 확인합니다. 퇴사자의 OneDrive나 계정이 이미 삭제된 경우는 일반 휴지통 복원과 절차가 다르므로 삭제된 OneDrive 복원 지침에 따라 보존 상태부터 확인해야 합니다. 사용자 계정 삭제 후 OneDrive 유지 기간과 파일 휴지통 기간은 서로 다른 수명 주기입니다. 관리자에게는 소유자 계정, 실제 파일·사이트 주소, 삭제 추정 시각, 마지막 정상 상태와 이미 시도한 방법을 전달하세요. 복구 후에는 업무 자료를 계속 개인 저장소에 둘지, 부서가 관리하는 SharePoint로 인계할지도 정합니다.