Microsoft 365 / Partager des fichiers OneDrive et restaurer les fichiers supprimés ou écrasés

Pour partager un fichier OneDrive professionnel ou scolaire, sélectionnez Partager et spécifiez qui peut y accéder ; pour récupérer un fichier supprimé, commencez par Corbeille sur le site Web OneDrive. Préférez les liens pour des personnes spécifiques lorsque seuls des destinataires nommés doivent y accéder. Les options de récupération dépendent de l’état du fichier, de la période de conservation et des politiques de l’organisation.

Ce guide couvre les comptes OneDrive professionnels ou scolaires. Si les OneDrive personnel et professionnel existent sur le même PC, vérifiez d’abord le compte connecté dans le navigateur et le véritable propriétaire du fichier. Supprimer un fichier d’un dossier OneDrive synchronisé peut également supprimer sa copie dans le cloud. La synchronisation ne fournit donc pas de sauvegarde indépendante.

Choisissez la portée du partage et les autorisations

• Destinataire: Décidez s'il est nécessaire pour une personne spécifique, quelqu'un au sein de l'organisation, un détenteur de permission existant ou toute personne disposant du lien.
• Permission: Décidez s'il faut autoriser seulement la consultation ou aussi l'édition. Les autorisations d'édition de dossier peuvent inclure la possibilité de déplacer ou de supprimer des fichiers à l'intérieur.
• Durée: Si le partage externe est temporaire, prévoyez l'expiration du lien ou la révocation de l'accès.
• Emplacement de stockage: Si le fichier doit être géré collectivement par le service, un site d'équipe SharePoint peut être plus approprié qu'un OneDrive individuel.

Selon le guide de Microsoft sur le partage de fichiers OneDrive, les options de lien et les autorisations de modification ou de téléchargement dépendent du type de compte et des paramètres de l’organisation. Une option grisée peut résulter d’une stratégie de l’administrateur plutôt que d’une erreur de l’utilisateur.

Partager un fichier avec des personnes spécifiques

1. Sur votre site OneDrive professionnel, sélectionnez le fichier ou le dossier et cliquez sur Partager.
2. Dans les paramètres du lien, sélectionnez Personnes spécifiques et définissez les autorisations de visualisation ou de modification. Vérifiez la politique de votre organisation pour voir si des personnes externes peuvent être ajoutées.

3. Après avoir spécifié les destinataires et envoyé le lien, vérifiez de nouveau Gérer l'accès pour voir qui peut y accéder. Supprimez les liens qui ne sont plus nécessaires.

Vérifiez l'accès partagé et révoquez-le si nécessaire

Par exemple, si un représentant partenaire a seulement besoin de consulter une seule proposition, sélectionnez Personnes spécifiques avec permission de lecture pour ce fichier. Accorder des autorisations de modification à l'ensemble du dossier peut permettre l'accès à des fichiers inutiles, y compris la possibilité de les modifier ou de les supprimer. Passez en revue le contenu sensible des fichiers et la portée des dossiers avant de les partager.

Vérifiez si le destinataire peut ouvrir le lien avec l’identité de messagerie invitée et lire le contenu, et si aucune modification n'est nécessaire, assurez-vous que la modification n'est pas autorisée. Ne supposez pas que donner des autorisations de visualisation bloque automatiquement les téléchargements. Vérifiez si les restrictions de téléchargement, l'expiration, etc., sont réellement appliquées en fonction du type de fichier, du type de lien et de la politique de l'organisation.

Examinez les liens dans Gérer l'accès et l'accès direct séparément. Pour mettre fin à l'accès d'une personne spécifique, supprimez les liens inutiles ou révoquez les autorisations directes, et vérifiez également si elle pourrait accéder via d'autres liens ou groupes. Le lien Personnes disposant déjà d’un accès ne modifie pas les autorisations existantes. Les copies déjà téléchargées ne seront pas récupérées en arrêtant le partage.

Choisissez une méthode de récupération pour un fichier manquant ou endommagé

Si vous avez perdu un fichier partagé par quelqu'un d'autre, le simple fait de regarder dans votre propre Corbeille pourrait ne pas suffire. Vous devez vérifier le OneDrive du propriétaire original ou le stockage SharePoint où le fichier réel existe. Si une perte massive comme un ransomware est suspectée, stoppez la cause des modifications en cours avant de restaurer et déterminez le point de récupération avec l'administrateur.

Restaurer les fichiers supprimés

1. Tout d'abord, recherchez pour confirmer si le fichier a réellement été supprimé, et vérifiez s'il a été déplacé à un endroit incorrect ou si le statut de synchronisation a changé.
2. Sur le site Web de OneDrive, sélectionnez le fichier dans Corbeille et cliquez sur Restaurer.

3. Vérifiez si le fichier est revenu à son emplacement d'origine et si son contenu et ses permissions sont conformes à ce qui est attendu. S'il s'agit d'un fichier partagé par quelqu'un d'autre, vous devrez peut-être vérifier le OneDrive du propriétaire d'origine.

Le guide de Microsoft sur la restauration des fichiers OneDrive supprimés explique la durée de récupération dans la corbeille et ses limites pour les comptes professionnels ou scolaires. En cas de dommages étendus ou de modifications indésirables, Restaurer votre OneDrive permet d’annuler les opérations sur les fichiers et dossiers des 30 derniers jours si l’abonnement Microsoft 365 requis est disponible. Avec un compte professionnel ou scolaire, ouvrez Paramètres, puis Restaurer OneDrive, et examinez la liste des activités et le point de restauration avant de confirmer. Cette opération peut aussi annuler des modifications à conserver et déplacer les éléments récemment créés vers la corbeille. Elle ne récupère pas les éléments définitivement supprimés. Agissez rapidement : les fichiers définitivement supprimés ou au-delà de la durée de conservation de l’organisation risquent de ne plus être récupérables.

Les fichiers supprimés dans les comptes professionnels ou scolaires ont généralement une période de récupération de 93 jours, bien que cela puisse varier en fonction des paramètres de l'administrateur. Ne confondez pas cela avec les 30 jours par défaut pour les comptes personnels. Les fichiers supprimés définitivement de la corbeille ne peuvent pas être restaurés via la récupération normale de la corbeille. Lors de la tentative de récupération des fichiers, ne videz pas la corbeille et ne sélectionnez que les éléments nécessaires à restaurer.

Par exemple, si vous avez restauré un fichier de devis depuis le dossier Documents, ne vérifiez pas seulement le nom du fichier ; vérifiez également le dossier d'origine, les modifications et les autorisations de partage. Si un fichier portant le même nom existe déjà ou si le dossier d'origine a été supprimé, lisez les instructions affichées et résolvez tout conflit. Les fichiers uniquement en ligne non trouvés dans la Corbeille Windows peuvent encore être disponibles dans la corbeille web, alors ne renoncez pas simplement parce que la corbeille locale est vide.

Restaurer un fichier écrasé vers une version précédente

1. Dans OneDrive sur le web, sélectionnez le fichier actuel et ouvrez Historique des versions depuis Plus d'options ou faites un clic droit.
2. Vérifiez l'heure et le contenu de la version avant que le problème ne se produise. Vérifiez le contenu ainsi que l'heure de modification. Conservez séparément toute modification récente dont vous avez encore besoin avant de restaurer.
3. Pour la version souhaitée, ouvrez son menu Plus d'options et sélectionnez Restaurer. La version sélectionnée devient la version actuelle ; la version précédemment actuelle reste dans l'historique des versions.
4. Rouvrez le fichier pour vérifier le contenu nécessaire et l'accès partagé. S'il y a des erreurs, comparez-le avec d'autres points de l'historique des versions et informez les personnes qui modifient simultanément le fichier des résultats.

L'utilisation et la conservation de l'historique des versions sont influencées par les paramètres de l'organisation. S'il n'y a pas de version ou si le point nécessaire a disparu, ne répétez pas la même opération et contactez l'administrateur. Pour les étapes détaillées de l'historique des versions, y compris l'option Explorateur de fichiers, voir Procédure de restauration des versions précédentes de Microsoft. Ne restaurez pas l'intégralité de OneDrive à cause d'une erreur sur un seul fichier.

Lorsqu'un administrateur doit aider

Si les options de partage externe ne sont pas visibles, vérifiez les paramètres de partage OneDrive dans le centre d'administration SharePoint ainsi que toute restriction spécifique à l'utilisateur. Si le OneDrive ou le compte d'un employé parti a déjà été supprimé, le processus diffère de la restauration à partir de la corbeille standard, vous devez donc d'abord vérifier le statut de rétention conformément aux Instructions de restauration de OneDrive supprimé. La période de rétention après la suppression d'un compte utilisateur et la période de la corbeille des fichiers sont des cycles de vie différents. Fournissez à l'administrateur le compte propriétaire, l'adresse réelle du fichier ou du site, l'heure estimée de suppression, le dernier état normal et toutes les méthodes déjà tentées. Après la récupération, décidez s'il faut conserver les documents de travail dans le OneDrive professionnel d’un employé ou les transférer vers SharePoint géré par le département.