Microsoft 365 / OneDrive-Dateien teilen und gelöschte oder überschriebene Dateien wiederherstellen

Um eine OneDrive-Datei eines Geschäfts- oder Schulkontos zu teilen, wählen Sie Freigeben und geben Sie an, wer darauf zugreifen kann; um eine gelöschte Datei wiederherzustellen, beginnen Sie mit Papierkorb auf der OneDrive-Website. Bevorzugen Sie Links für bestimmte Personen, wenn nur benannte Empfänger Zugriff benötigen. Die Wiederherstellungsoptionen hängen vom Zustand der Datei, der Aufbewahrungsdauer und den Richtlinien der Organisation ab.

Diese Anleitung behandelt OneDrive für Geschäfts- oder Schulkonten. Wenn sowohl ein persönliches OneDrive als auch ein Arbeits-OneDrive auf demselben PC vorhanden sind, überprüfen Sie zuerst das Browser-Login-Konto und den tatsächlichen Besitzer der Datei. Das Löschen einer Datei aus einem synchronisierten OneDrive-Ordner kann auch die Cloud-Kopie löschen. Synchronisierung bietet daher keine unabhängige Sicherung.

Wählen Sie den Freigabeumfang und die Berechtigungen

• Empfänger: Entscheiden Sie, ob es für eine bestimmte Person, jemanden innerhalb der Organisation, einen bestehenden Berechtigungsträger oder für jeden mit dem Link erforderlich ist.
• Berechtigung: Entscheiden Sie, ob nur die Ansicht erlaubt sein soll oder auch die Bearbeitung. Bearbeitungsrechte für Ordner können die Möglichkeit beinhalten, Dateien innerhalb zu verschieben oder zu löschen.
• Dauer: Wenn das externe Teilen nur vorübergehend ist, planen Sie das Ablaufdatum des Links oder die Zugriffsaufhebung.
• Speicherort: Wenn die Datei gemeinschaftlich von der Abteilung verwaltet werden soll, ist eine SharePoint-Team-Website möglicherweise besser geeignet als ein individuelles OneDrive.

Laut Microsofts OneDrive-Dateifreigabehandbuch variieren die Linkoptionen und Bearbeitungs-/Downloadberechtigungen je nach Kontotyp und Organisationseinstellungen. Wenn das Menü ausgegraut ist, kann dies an Administratorrichtlinien und nicht an einem Benutzerfehler liegen.

Freigeben einer Datei für bestimmte Personen

1. Wählen Sie auf Ihrer beruflichen OneDrive-Website die Datei oder den Ordner aus und klicken Sie auf Freigeben.
2. Wählen Sie in den Linkeinstellungen Bestimmte Personen und legen Sie die Ansichts- oder Bearbeitungsberechtigungen fest. Überprüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation, um zu sehen, ob externe Personen hinzugefügt werden können.

3. Nachdem Sie die Empfänger angegeben und den Link gesendet haben, überprüfen Sie erneut Zugriff verwalten, um zu sehen, wer darauf zugreifen kann. Entfernen Sie Links, die nicht mehr benötigt werden.

Überprüfen Sie den geteilten Zugriff und entziehen Sie ihn bei Bedarf

Zum Beispiel, wenn ein Partnervertreter nur einen Vorschlag überprüfen muss, wählen Sie Bestimmte Personen mit Leserechten für diese Datei aus. Die Vergabe von Bearbeitungsberechtigungen für den gesamten Ordner könnte den Zugriff auf unnötige Dateien erlauben, einschließlich der Möglichkeit, diese zu ändern oder zu löschen. Überprüfen Sie den sensiblen Inhalt der Dateien und den Umfang der Ordner, bevor Sie diese freigeben.

Überprüfen Sie, ob der Empfänger den Link mit der eingeladenen E-Mail-Identität öffnen und den Inhalt lesen kann, und stellen Sie sicher, dass das Bearbeiten nicht erlaubt ist, falls keine Bearbeitung erforderlich ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Berechtigung zum Anzeigen automatisch das Herunterladen blockiert. Überprüfen Sie, ob Download-Beschränkungen, Ablaufdaten usw. tatsächlich gemäß Dateityp, Linktyp und Organisationsrichtlinien bereitgestellt werden.

Überprüfen Sie die Links in "Zugriff verwalten" und den direkten Zugriff separat. Um den Zugriff einer bestimmten Person zu beenden, entfernen Sie unnötige Links oder widerrufen Sie direkte Berechtigungen und prüfen Sie auch, ob sie möglicherweise über andere Links oder Gruppen zugreifen können. Der Link "Personen mit vorhandenem Zugriff" ändert die vorhandenen Berechtigungen nicht. Bereits heruntergeladene Kopien werden durch das Beenden der Freigabe nicht zurückgefordert.

Wählen Sie eine Wiederherstellungsmethode für eine fehlende oder beschädigte Datei

Wenn Sie eine von jemand anderem geteilte Datei verloren haben, hilft es möglicherweise nicht, nur in Ihrem eigenen Papierkorb nachzusehen. Sie müssen das OneDrive des ursprünglichen Besitzers oder den SharePoint-Speicher überprüfen, in dem die eigentliche Datei existiert. Wenn ein massiver Verlust wie Ransomware vermutet wird, stoppen Sie die Ursache fortlaufender Änderungen vor der Wiederherstellung und bestimmen Sie den Wiederherstellungspunkt mit dem Administrator.

Gelöschte Dateien wiederherstellen

1. Überprüfen Sie zunächst, ob die Datei tatsächlich gelöscht wurde, und prüfen Sie, ob sie an einen falschen Ort verschoben wurde oder sich der Synchronisierungsstatus geändert hat.
2. Wählen Sie auf der OneDrive-Website die Datei im Papierkorb aus und klicken Sie auf Wiederherstellen.

3. Überprüfen Sie, ob die Datei an ihren ursprünglichen Speicherort zurückgekehrt ist und ob ihr Inhalt und ihre Berechtigungen wie erwartet sind. Handelt es sich um eine von jemand anderem freigegebene Datei, müssen Sie möglicherweise das OneDrive des ursprünglichen Eigentümers überprüfen.

Microsofts Anleitung zur Wiederherstellung gelöschter OneDrive-Dateien erläutert die Aufbewahrungsfrist im Papierkorb und die Wiederherstellungsgrenzen für Geschäfts- oder Schulkonten. Bei umfangreicher Beschädigung oder unerwünschten Änderungen kann OneDrive wiederherstellen Datei- und Ordneraktivitäten der letzten 30 Tage rückgängig machen, sofern das erforderliche Microsoft 365-Abonnement vorhanden ist. Öffnen Sie bei einem Geschäfts- oder Schulkonto Einstellungen und dann OneDrive wiederherstellen. Prüfen Sie vor der Bestätigung die Aktivitätsliste und den Wiederherstellungspunkt. Dabei können auch erwünschte Änderungen rückgängig gemacht und neu erstellte Elemente in den Papierkorb verschoben werden. Endgültig gelöschte Elemente stellt diese Funktion nicht wieder her. Beginnen Sie rechtzeitig: Endgültig gelöschte Dateien und Dateien außerhalb der Aufbewahrungsfrist Ihrer Organisation lassen sich möglicherweise nicht mehr wiederherstellen.

Gelöschte Dateien in Geschäfts- oder Schulkonten bleiben standardmäßig 93 Tage wiederherstellbar, sofern die Administration die Aufbewahrungsfrist nicht geändert hat. Verwechseln Sie dies nicht mit den standardmäßigen 30 Tagen bei privaten Konten. Aus dem Papierkorb endgültig gelöschte Dateien lassen sich nicht mit der normalen Papierkorb-Wiederherstellung zurückholen. Leeren Sie den Papierkorb während eines Wiederherstellungsversuchs nicht und stellen Sie gezielt nur die benötigten Elemente wieder her.

Wenn Sie beispielsweise eine Angebotsdatei aus dem Ordner Dokumente wiederhergestellt haben, prüfen Sie neben dem Dateinamen auch den ursprünglichen Ordner, den Inhalt und die Freigabeberechtigungen. Existiert bereits eine gleichnamige Datei oder wurde der ursprüngliche Ordner gelöscht, lesen Sie die angezeigten Hinweise und klären Sie mögliche Konflikte. Nur online verfügbare Dateien erscheinen nach dem Löschen möglicherweise nicht im Windows-Papierkorb, können aber noch im OneDrive-Papierkorb im Web liegen. Ein leerer lokaler Papierkorb bedeutet deshalb nicht, dass eine Wiederherstellung ausgeschlossen ist.

Eine überschriebene Datei auf eine frühere Version zurücksetzen

1. Wählen Sie in OneDrive im Web die vorhandene Datei aus und öffnen Sie über Weitere Optionen oder das Kontextmenü Versionsverlauf.
2. Prüfen Sie Datum und Inhalt einer Version vor dem Auftreten des Problems. Verlassen Sie sich nicht allein auf den Änderungszeitpunkt. Sichern Sie neuere Änderungen, die Sie weiterhin benötigen, vor der Wiederherstellung separat.
3. Öffnen Sie bei der gewünschten Version Weitere Optionen und wählen Sie Wiederherstellen. Diese Version wird zur aktuellen Version; die zuvor aktuelle Version bleibt im Versionsverlauf erhalten.
4. Öffnen Sie die Datei erneut und prüfen Sie den benötigten Inhalt und die freigegebenen Zugriffe. Bei Fehlern vergleichen Sie weitere Versionen und informieren Sie Personen, die gleichzeitig an der Datei arbeiten, über das Ergebnis.

Ob und wie lange der Versionsverlauf verfügbar ist, hängt von den Einstellungen der Organisation ab. Fehlen Versionen oder der benötigte Zeitpunkt, wiederholen Sie den Vorgang nicht vergeblich, sondern wenden Sie sich an die Administration. Die genauen Schritte einschließlich der Option im Datei-Explorer finden Sie in Microsofts Anleitung zum Wiederherstellen einer früheren Dateiversion. Setzen Sie wegen eines Fehlers in einer einzelnen Datei nicht das gesamte OneDrive zurück.

Wann die Administration helfen muss

Wenn externe Freigabeoptionen fehlen, prüfen Sie die OneDrive-Freigabeeinstellungen im SharePoint Admin Center und mögliche benutzerspezifische Einschränkungen. Wurde das OneDrive oder Konto eines ausgeschiedenen Mitarbeiters bereits gelöscht, unterscheidet sich das Verfahren von der normalen Papierkorb-Wiederherstellung. Prüfen Sie zuerst den Aufbewahrungsstatus anhand der Anleitung zum Wiederherstellen eines gelöschten OneDrive. Die Aufbewahrung nach dem Löschen eines Benutzerkontos und die Aufbewahrung einzelner Dateien im Papierkorb sind unterschiedliche Lebenszyklen. Nennen Sie der Administration das Besitzerkonto, die tatsächliche Datei- oder Websiteadresse, den ungefähren Löschzeitpunkt, den letzten fehlerfreien Zustand und bereits versuchte Verfahren. Entscheiden Sie nach der Wiederherstellung, ob die Arbeitsunterlagen im geschäftlichen OneDrive eines einzelnen Mitarbeiters bleiben oder nach SharePoint unter Verwaltung der Abteilung verschoben werden sollen.