Microsoft 365 / Cómo crear cuentas de usuario y asignar licencias

Las cuentas de usuario de Microsoft 365 se pueden crear en el centro de administración en Usuarios → Usuarios activos → Agregar un usuario. Establezca el nombre de la cuenta y la contraseña inicial, seleccione la ubicación de uso y las licencias de producto necesarias, y luego guarde. Simplemente crear una cuenta no significa que pueda usar el correo electrónico o las aplicaciones de Office de inmediato, por lo que debe verificar tanto la licencia como el estado del servicio.

Cosas que decidir antes de crear una cuenta

• Nombre de inicio de sesión: Use una cuenta única vinculada al empleado real. Si primero establece la convención de nombres del dominio y del nombre de usuario, se reducirá la necesidad de modificaciones más adelante.
• Nombre para mostrar e información de contacto: Concílielo con la información de recursos humanos de la organización, pero revise los elementos que puedan ser visibles públicamente.
• Ubicación de uso: Establézcalo según el país o región de uso real, ya que puede afectar la asignación de licencias.
• Licencia: Verifique si el SKU del producto (Stock-Keeping Unit, identificador de la configuración comercial exacta) incluye los servicios requeridos para el rol y si hay licencias de usuario disponibles.
• Autenticación: Prepare el método de entrega de la contraseña inicial y el procedimiento de registro de la autenticación multifactor (MFA). No incluya la contraseña en un correo electrónico rutinario de incorporación.

Según las Instrucciones de Microsoft para Agregar Usuarios y Asignar Licencias, se requieren permisos de administración de usuarios y licencias. Las organizaciones que se sincronizan desde Active Directory local pueden tener elementos que no se pueden modificar directamente en el centro de administración en la nube, por lo que primero se debe verificar la fuente de la cuenta.

Este procedimiento se basa en cuentas de empresa o escuela creadas directamente en la nube. En organizaciones donde Active Directory local es la fuente de la cuenta, primero se debe verificar si los empleados existentes están programados para sincronizarse. Crear la misma persona por separado en la nube puede causar conflictos con las cuentas y direcciones de correo electrónico o dividir los datos entre las dos cuentas.

El nombre de usuario es el UPN (User Principal Name, nombre principal de usuario) utilizado para iniciar sesión. El nombre para mostrar es el nombre que se muestra en la libreta de direcciones, y el alias de correo es una dirección adicional para recibir correos. Por ejemplo, incluso si el nombre para mostrar es "Min-su Kim", el inicio de sesión utiliza la dirección completa establecida por la organización. Si el dominio deseado no está en la lista de selección, primero verifique si necesita completar la verificación del dominio de la empresa.

Crear un usuario y asignar una licencia

1. Después de iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365 con el rol de administrador adecuado, vaya a Usuarios → Usuarios activos.
2. Presione Agregar un usuario e ingrese el nombre, nombre para mostrar, nombre de usuario y dominio. Asegúrese de que la dirección no se superponga con usuarios existentes.

3. Revise el método inicial de creación de contraseña y si se requiere un cambio de contraseña en el primer inicio de sesión. No despliegue la cuenta primero si no se ha determinado un método seguro de entrega.
4. Especifique la ubicación de uso y seleccione las licencias necesarias. Después de seleccionar el producto, también verifique el estado de encendido/apagado de los servicios individuales.

5. No asigne roles de administrador si el usuario es un empleado regular bajo la configuración de roles. Después de verificar los grupos necesarios e información de contacto, guarde el resultado de la creación.
6. Verifique que la nueva cuenta pueda iniciar sesión y que el correo y las aplicaciones requeridas estén disponibles. La provisión del buzón y los cambios de licencia pueden tardar en aplicarse.

Revisar un usuario de ejemplo antes de guardar

Supongamos que estamos registrando a un empleado de oficina. El nombre para mostrar debe coincidir con el registro de RR.HH., y el nombre de usuario debe seguir la convención de nombres única de la empresa. La ubicación de uso se selecciona como el país/región real, y si se necesita Office de escritorio y correo de la empresa, elija el producto con los derechos correspondientes. La siguiente tabla no indica la compra de productos específicos, sino que es un criterio para revisar los resultados de entrada.

No deje la contraseña inicial y la información de inicio de sesión del usuario juntos en una hoja de tareas accesible al público o en un mensajero público. La Autenticación Multifactor (MFA) verifica la identidad mediante dos o más factores de autenticación, como explica la descripción de MFA de Microsoft. Solicitar solo un cambio de contraseña no puede reemplazar el registro de MFA, por lo que proporcione orientación para la inscripción y las rutas de recuperación según la política de autenticación de la organización.

Primer inicio de sesión y verificación de servicios después de la creación

1. Verificación del administrador: Actualice la lista de usuarios activos y verifique todas las direcciones y licencias. Simplemente cerrar el asistente de creación no significa que todos los servicios estén listos.
2. Inicio de sesión del usuario: No reutilice una sesión de navegador abierta de la cuenta de un empleado existente. Inicie sesión con un nuevo perfil o una ventana de incógnito. Permita que el usuario complete el cambio de contraseña inicial y registre los métodos de autenticación requeridos por sí mismo.
3. Verificación de correo electrónico: Si se ha asignado una licencia de correo electrónico, verifique si el buzón se abre en Outlook para la web y envíe y reciba correos electrónicos de prueba internos y externos. Si el buzón todavía se está preparando, no elimine la licencia repetidamente; verifique los errores y el estado en su lugar.
4. Verificar archivos y aplicaciones: Asegúrese de poder crear y guardar documentos en las aplicaciones requeridas. Si el botón de instalar falta o la activación falla, compruebe si el producto seleccionado tiene derechos de aplicación instalables.

Si los archivos del departamento no son visibles incluso cuando el servicio está abierto, verifique los permisos de grupo y de sitio por separado de la creación de usuarios. La cuenta, la licencia y el acceso a los datos son cada uno elementos de verificación diferentes. Si gestiona todo el proceso de incorporación, también verifique los criterios de entrega en el procedimiento de configuración de incorporación (coreano).

Cambiar las licencias de un usuario existente

Abra Usuarios activos, seleccione el objetivo y abra Licencias y aplicaciones. Antes de realizar cambios, registre la licencia y la lista de servicios actuales, y luego realice las modificaciones. Desactivar servicios puede alterar el calendario de retención o eliminación de los datos a los que el usuario tenía acceso. No considere esto como una tarea simple de ahorro de costos; primero confirme el alcance del impacto en correo, archivos y aplicaciones. Si aplica las mismas reglas a varias personas, puede revisar los requisitos y las condiciones de licencia para la asignación basada en grupos.

Para verificar los asignados de cada producto, puede usar la ruta Facturación → Licencias → Seleccionar Producto. Si el mismo producto se compra a través de múltiples suscripciones, el total en la pantalla del producto y las cantidades para cada suscripción individual pueden mostrarse de manera diferente. También debe verificar si la licencia está asignada directamente o recibida de un grupo para determinar el objetivo de la modificación. La Guía de Asignación de Licencias de Microsoft y Errores explica ambos caminos y cómo verificar errores.

Si un usuario puede iniciar sesión pero no puede abrir una aplicación específica, examine los problemas de cuenta y los problemas de licencia por separado. Al verificar primero el estado de asignación de licencias en la pantalla de usuarios activos, el estado de activación del servicio y cualquier error de modificación, puede reducir los reinicios de contraseña innecesarios.

Qué corregir cuando ocurre un error

• Nombre de usuario duplicado: Verifique los usuarios existentes, los usuarios eliminados y los correos electrónicos en uso. No cree una segunda cuenta con otro nombre para una persona que ya tiene una cuenta.
• Fallo en la asignación de licencia: Verifique si hay licencias disponibles insuficientes, ubicación de uso incorrecta y planes de servicio en conflicto. Después de corregir la causa del error, reprocese la asignación y lea nuevamente el estado de éxito.
• Nombre/propiedad bloqueada en gris: Verifique si es una cuenta sincronizada y solicite cambios al administrador del directorio original.
• Aplicación seleccionada incorrectamente: Restaure solo los elementos necesarios según la lista antes del cambio. Eliminar y volver a crear un usuario no es una forma rutinaria de deshacer configuraciones.