Microsoft 365 / Come Creare Account Utente e Assegnare Licenze

Gli account utente di Microsoft 365 possono essere creati nel centro di amministrazione in Utenti → Utenti attivi → Aggiungi un utente. Imposta il nome dell'account e la password iniziale, seleziona la località di utilizzo e le licenze dei prodotti necessarie, quindi salva. Creare un account non significa poter utilizzare immediatamente l'email o le app di Office, quindi è necessario controllare sia la licenza sia lo stato del servizio.

Cose da decidere prima di creare un account

• Nome accesso: Utilizza un account unico legato al dipendente effettivo. Se prima imposti il dominio e la convenzione di denominazione dell'username, ridurrai la necessità di modifiche successive.
• Nome visualizzato e informazioni di contatto: Allinealo ai dati del personale dell’organizzazione, ma controlla gli elementi che potrebbero essere visibili pubblicamente.
• Località di utilizzo: Impostala in base al paese o alla regione effettiva di utilizzo, poiché potrebbe influire sull'assegnazione delle licenze.
• Licenza: Verifica se lo SKU del prodotto (Stock-Keeping Unit, identificatore della configurazione commerciale esatta) include i servizi richiesti per il ruolo e se ci sono licenze disponibili.
• Autenticazione: Prepara il metodo di consegna della password iniziale e la procedura di registrazione per l'autenticazione multifattoriale (MFA). Non includere la password in un'email di onboarding di routine.

Secondo le istruzioni Microsoft per aggiungere utenti e assegnare licenze, occorrono autorizzazioni per la gestione degli utenti e delle licenze. Nelle organizzazioni sincronizzate da Active Directory locale, alcuni dati non sono modificabili direttamente nell’interfaccia cloud: verifica prima quale directory è l’origine dell’account.

Questa procedura si basa su account aziendali o scolastici creati direttamente nel cloud. Nelle organizzazioni in cui l'Active Directory locale è la fonte dell'account, controllare prima se i dipendenti esistenti sono programmati per essere sincronizzati. Creare la stessa persona separatamente nel cloud può causare conflitti con account e indirizzi e-mail o distribuire i dati tra due account diversi.

Il nome utente è l'UPN (User Principal Name) utilizzato per il login. Il nome visualizzato è il nome mostrato nella rubrica, e l'alias di posta è un indirizzo aggiuntivo per la ricezione. Ad esempio, anche se il nome visualizzato è "Min-su Kim", il login utilizza l'indirizzo completo impostato dall'organizzazione. Se il dominio desiderato non è nella lista di selezione, verifica prima se devi completare la verifica del dominio aziendale.

Creazione di un utente e assegnazione di una licenza

1. Dopo aver effettuato l'accesso al centro amministrativo di Microsoft 365 con il ruolo amministrativo appropriato, vai su Utenti → Utenti attivi.
2. Premi Aggiungi un utente e inserisci il nome, il nome visualizzato, il nome utente e il dominio. Assicurati che l’indirizzo non si sovrapponga agli utenti esistenti.

3. Verifica il metodo di creazione della password iniziale e se è necessario un cambiamento della password al primo accesso. Non consegnare le credenziali dell’account prima di disporre di un metodo di consegna sicuro.
4. Specifica la località di utilizzo e selezionare le licenze necessarie. Dopo aver selezionato il prodotto, controllare anche lo stato on/off dei singoli servizi.

5. Non assegnare ruoli di amministratore se l'utente è un dipendente normale nelle impostazioni del ruolo. Dopo aver controllato i gruppi necessari e le informazioni di contatto, salvare il risultato della creazione.
6. Verifica che il nuovo account possa accedere e che la posta e le applicazioni richieste siano disponibili. La creazione della cassetta postale e le modifiche alla licenza possono richiedere del tempo per essere applicate.

Revisione di un utente di esempio prima del salvataggio

Supponiamo di registrare un dipendente d'ufficio. Il nome visualizzato dovrebbe corrispondere al record HR e il nome utente dovrebbe seguire la convenzione di denominazione unica dell'azienda. La località di utilizzo è selezionata come paese/regione effettivo e, se sono necessari Office desktop e la posta aziendale, scegliere il prodotto con i diritti corrispondenti. La tabella seguente non indica l'acquisto di prodotti specifici ma è un criterio per rivedere i risultati inseriti.

Non lasciare la password iniziale e le informazioni di accesso dell'utente insieme in un foglio di lavoro accessibile al pubblico o in un messaggio pubblico. L'Autenticazione Multi-Fattore (MFA) verifica l'identità utilizzando due o più fattori di autenticazione, come spiegato nella panoramica MFA di Microsoft. Richiedere solo il cambio della password non può sostituire la registrazione MFA, quindi fornisci indicazioni per i percorsi di registrazione e recupero secondo la politica di autenticazione dell'organizzazione.

Primo accesso e verifica del servizio dopo la creazione

1. Controllo dell'amministratore: Aggiorna l'elenco degli utenti attivi e verifica tutti gli indirizzi e le licenze. Limitarsi a chiudere la procedura guidata di creazione non significa che tutti i servizi siano pronti.
2. Accesso utente: Non riutilizzare una sessione del browser aperta di un account dipendente esistente. Accedi con un nuovo profilo o finestra in incognito. Lascia che l'utente completi autonomamente il cambiamento iniziale della password e registri i metodi di autenticazione richiesti.
3. Verifica email: Se è stata assegnata una licenza email, verifica se la casella di posta si apre in Outlook sul web e invia e ricevi email di test interne ed esterne. Se la casella di posta è ancora in preparazione, non rimuovere ripetutamente la licenza; verifica invece errori e stato.
4. Controlla file e app: Assicurati di poter creare e salvare documenti nelle app richieste. Se il pulsante di installazione è assente o l'attivazione fallisce, confronta se il prodotto selezionato ha diritti per installare l'app.

Se i file del dipartimento non sono visibili anche quando il servizio è aperto, controlla separatamente le autorizzazioni di gruppo e sito rispetto alla creazione dell'utente. Account, licenza e accesso ai dati sono ciascuno elementi di verifica diversi. Se gestisci l'intero processo di onboarding, controlla anche i criteri di consegna nella procedura di configurazione dell'onboarding (coreano).

Modifica delle licenze di un utente esistente

Apri Utenti attivi, seleziona il destinatario e apri Licenze e app. Prima di apportare modifiche, registra l'elenco attuale di licenze e servizi, quindi apporta le modifiche. Disattivare i servizi potrebbe modificare il programma di conservazione o eliminazione dei dati a cui l'utente aveva accesso. Non considerare questo come un semplice compito di risparmio sui costi; prima conferma l'ambito dell'impatto su posta, file e app. Se applichi le stesse regole a più persone, puoi revisionare i requisiti e le condizioni di licenza per l'assegnazione basata su gruppi.

Per verificare gli assegnatari di ciascun prodotto, puoi utilizzare il percorso Fatturazione → Licenze → Seleziona Prodotto. Se lo stesso prodotto viene acquistato tramite più abbonamenti, il totale nella schermata del prodotto e le quantità per ciascun abbonamento individuale possono essere visualizzati in modo diverso. È inoltre necessario verificare se la licenza è assegnata direttamente o ricevuta da un gruppo per determinare il destinatario della modifica. La Guida all'Assegnazione delle Licenze Microsoft e agli Errori spiega entrambi i percorsi e come verificare gli errori.

Se un utente può accedere ma non riesce ad aprire una specifica app, esaminare separatamente i problemi di account e i problemi di licenza. Controllando prima lo stato di assegnazione della licenza nella schermata degli utenti attivi, lo stato di attivazione del servizio e eventuali errori di modifica, è possibile ridurre i reset della password non necessari.

Cosa correggere quando si verifica un errore

• Nome utente duplicato: Controllare gli utenti esistenti, gli utenti eliminati e le email in uso. Non creare un secondo account con un nuovo nome per una persona che possiede già un account.
• Errore di assegnazione della licenza: Controllare la mancanza di licenze disponibili, la località di utilizzo errata e i piani di servizio in conflitto. Dopo aver corretto la causa dell'errore, rielaborare l'assegnazione e leggere nuovamente lo stato di successo.
• Nome/proprietà bloccata in grigio: Verificare se si tratta di un account sincronizzato e richiedere le modifiche all'amministratore della directory originale.
• App selezionata in modo errato: Ripristinare solo gli elementi necessari in base all'elenco prima della modifica. Eliminare e ricreare un utente non è un metodo di routine per annullare le impostazioni.