Microsoft 365 / Comment créer des comptes utilisateurs et attribuer des licences

Les comptes d'utilisateur Microsoft 365 peuvent être créés dans le centre d'administration à Utilisateurs → Utilisateurs actifs → Ajouter un utilisateur. Définissez le nom du compte et le mot de passe initial, sélectionnez le lieu d'utilisation et les licences de produit nécessaires, puis enregistrez. Créer un compte ne signifie pas que vous pouvez immédiatement utiliser l'e-mail ou les applications Office, vous devez donc vérifier à la fois la licence et l'état du service.

Choses à décider avant de créer un compte

• Nom de connexion : Utilisez un compte unique lié à l'employé réel. Si vous définissez d'abord la convention de nommage du domaine et du nom d'utilisateur, cela réduira le besoin de modifications ultérieures.
• Nom affiché et coordonnées : Faites correspondre ces données aux informations RH de l'organisation, mais vérifiez les éléments qui peuvent être visibles publiquement.
• Lieu d'utilisation : Définissez-le en fonction du pays ou de la région d'utilisation réelle, car cela peut affecter l'attribution de la licence.
• Licence : Vérifiez si le SKU du produit (Stock-Keeping Unit, identifiant la configuration commerciale exacte) inclut les services requis pour le rôle, et s'il y a des licences utilisateur disponibles.
• Authentification : Préparez la méthode de livraison du mot de passe initial et la procédure d'enregistrement de l'authentification multifacteur (MFA). N'incluez pas le mot de passe dans un e-mail d'intégration de routine.

Selon les instructions de Microsoft pour l'ajout d'utilisateurs et l'attribution de licences, des autorisations de gestion des utilisateurs et des licences sont requises. Les organisations synchronisant depuis Active Directory sur site peuvent avoir des éléments qui ne peuvent pas être modifiés directement dans le centre de gestion cloud, il est donc recommandé de vérifier d'abord la source du compte.

Cette procédure est basée sur des comptes d'entreprise ou scolaires créés directement dans le cloud. Dans les organisations où Active Directory sur site est la source des comptes, vérifiez d'abord si les employés existants sont programmés pour la synchronisation. Créer la même personne séparément dans le cloud peut provoquer des conflits avec les comptes et les adresses e-mail ou diviser les données entre les deux comptes.

Le nom d'utilisateur est l’UPN (User Principal Name) utilisé pour se connecter. Le nom affiché est le nom montré dans le carnet d'adresses, et l'alias de messagerie est une adresse de réception supplémentaire. Par exemple, même si le nom affiché est "Min-su Kim", la connexion utilise l'adresse complète définie par l'organisation. Si le domaine souhaité n'est pas dans la liste de sélection, vérifiez si vous devez d'abord compléter la vérification du domaine de l'entreprise.

Créer un utilisateur et attribuer une licence

1. Après vous être connecté au centre d'administration Microsoft 365 avec le rôle d'administrateur approprié, allez à Utilisateurs → Utilisateurs actifs.
2. Appuyez sur Ajouter un utilisateur et entrez le nom, le nom affiché, le nom d'utilisateur et le domaine. Assurez-vous que l'adresse ne chevauche pas les utilisateurs existants.

3. Examinez la méthode de création du mot de passe initial et si un changement de mot de passe est requis lors de la première connexion. Ne déployez pas le compte tant qu'une méthode de livraison sécurisée n'a pas été déterminée.
4. Spécifiez le lieu d'utilisation et sélectionnez les licences nécessaires. Après avoir sélectionné le produit, vérifiez également le statut actif/inactif des services individuels.

5. N'attribuez pas de rôles d'administrateur si l'utilisateur est un employé ordinaire dans les paramètres de rôle. Après avoir vérifié les groupes et les informations de contact nécessaires, enregistrez le résultat de la création.
6. Vérifiez que le nouveau compte peut se connecter et que les mails et applications requis sont disponibles. La préparation de la boîte aux lettres et les modifications de licence peuvent nécessiter du temps pour être appliquées.

Examiner un exemple d’utilisateur avant l’enregistrement

Supposons que nous enregistrions un employé de bureau. Le nom d'affichage doit correspondre à l'enregistrement RH, et le nom d'utilisateur doit suivre la convention de dénomination unique de l'entreprise. Le lieu d'utilisation est sélectionné comme le pays/région réel, et si Office sur le poste de travail et les mails de l'entreprise sont nécessaires, choisissez le produit avec les droits correspondants. Le tableau suivant n'indique pas l'achat de produits spécifiques mais constitue un critère pour l'examen des résultats saisis.

Ne laissez pas le mot de passe initial et les informations de connexion de l'utilisateur ensemble dans une feuille de tâches accessible au public ou dans un messager public. L'authentification multifacteur (MFA) vérifie l'identité en utilisant deux facteurs d'authentification ou plus, comme expliqué dans l'aperçu de la MFA de Microsoft . Demander seulement un changement de mot de passe ne peut pas remplacer l'inscription à la MFA, donc fournissez des instructions pour les parcours d'inscription et de récupération conformément à la politique d'authentification de l'organisation.

Première connexion et vérification du service après la création

1. Vérification de l'administrateur : Actualisez la liste des utilisateurs actifs et vérifiez toutes les adresses et licences. Fermer simplement l'assistant de création ne signifie pas que tous les services sont prêts.
2. Connexion utilisateur : Ne réutilisez pas une session de navigateur ouverte d'un compte employé existant. Connectez-vous avec un nouveau profil ou une fenêtre de navigation privée. Laissez l'utilisateur effectuer lui-même le changement de mot de passe initial et enregistrer les méthodes d'authentification requises.
3. Vérification de l'email : Si une licence d'email a été attribuée, vérifiez si la boîte aux lettres s'ouvre dans Outlook pour le web et envoyez et recevez des emails de test internes et externes. Si la boîte aux lettres est toujours en cours de préparation, ne supprimez pas la licence de manière répétée ; vérifiez plutôt les erreurs et le statut.
4. Vérifier les fichiers et les applications : Assurez-vous de pouvoir créer et enregistrer des documents dans les applications requises. Si le bouton d'installation est manquant ou si l'activation échoue, comparez si le produit sélectionné dispose des droits d'installation de l'application.

Si les fichiers du département ne sont pas visibles même lorsque le service est ouvert, vérifiez les permissions du groupe et du site séparément de la création de l'utilisateur. Le compte, la licence et l'accès aux données sont chacun des éléments de vérification différents. Si vous gérez l'ensemble du processus d'intégration, vérifiez également les critères de transfert dans la procédure de configuration de l'intégration (coréen).

Modifier les licences d'un utilisateur existant

Ouvrez Utilisateurs actifs, sélectionnez la cible, puis ouvrez Licences et applications. Avant de procéder à des modifications, enregistrez la liste actuelle des licences et services, puis apportez les modifications. La désactivation des services peut modifier le calendrier de conservation ou de suppression des données auxquelles l'utilisateur avait accès. Ne considérez pas cela comme une simple tâche d'économie de coûts ; confirmez d'abord l'étendue de l'impact sur le courrier, les fichiers et les applications. Si vous appliquez les mêmes règles à plusieurs personnes, vous pouvez examiner les exigences et les conditions de licence pour l'attribution basée sur des groupes.

Pour vérifier les assignés pour chaque produit, vous pouvez utiliser le chemin Facturation → Licences → Sélectionner le produit. Si le même produit est acheté via plusieurs abonnements, le total sur l'écran du produit et les quantités pour chaque abonnement individuel peuvent s'afficher différemment. Vous devez également vérifier si la licence est assignée directement ou reçue d'un groupe pour déterminer la cible de modification. Le guide d'affectation des licences Microsoft et des erreurs explique les deux chemins et comment vérifier les erreurs.

Si un utilisateur peut se connecter mais ne peut pas ouvrir une application spécifique, examinez séparément les problèmes de compte et les problèmes de licence. En vérifiant d'abord le statut de l'attribution des licences sur l'écran des utilisateurs actifs, le statut d'activation du service et toute erreur de modification, vous pouvez réduire les réinitialisations de mot de passe inutiles.

Que corriger lorsqu'une erreur se produit

• Nom d'utilisateur en double : Vérifiez les utilisateurs existants, les utilisateurs supprimés et les e-mails en cours d'utilisation. Ne créez pas un second compte avec un autre nom pour une personne qui possède déjà un compte.
• Échec de l'attribution de licence : Vérifiez le nombre insuffisant de licences disponibles, le lieu d'utilisation incorrect et les plans de service conflictuels. Après avoir corrigé la cause de l'erreur, retraitez l’attribution et relisez le statut de réussite.
• Nom/propriété verrouillé en gris : Vérifiez s'il s'agit d'un compte synchronisé et demandez les modifications à l'administrateur du répertoire d'origine.
• Application sélectionnée incorrectement : Restaurez uniquement les éléments nécessaires en vous basant sur la liste avant la modification. Supprimer et recréer un utilisateur n'est pas une manière habituelle d'annuler des paramètres.