Microsoft 365 / Come Teams, i gruppi di Microsoft 365 e i siti di SharePoint si collegano

Quando crei un team in Microsoft Teams, i suoi membri sono gestiti tramite un gruppo Microsoft 365, e i file dei canali standard sono archiviati nel sito SharePoint connesso. Comprendere la posizione effettiva di archiviazione e la struttura delle autorizzazioni ti aiuta a gestire i file che vedi in Teams. Questi sono servizi distinti con risorse connesse.

Ruoli dei tre componenti

Secondo la documentazione Microsoft sull’integrazione di Teams e SharePoint, ogni canale standard usa una cartella nel sito SharePoint principale del team. I canali privati e condivisi usano siti di canale separati: non bisogna quindi presumere che abbiano le stesse autorizzazioni di accesso dei canali standard.

Cosa succede quando viene creato un team?

1. Durante il processo di creazione del team, viene creato un nuovo gruppo Microsoft 365 o un gruppo esistente viene collegato al team.
2. La relazione proprietario-membro del team è collegata al gruppo e il sito del team predefinito di SharePoint viene utilizzato come archiviazione dei file.
3. I file caricati in un canale standard vengono gestiti all'interno della libreria documenti del sito connesso. I file nei canali privati o condivisi sono archiviati in un sito del canale separato.

Teams e SharePoint possono mostrare lo stesso file archiviato: modificarlo o eliminarlo da un’interfaccia può influire su ciò che compare nell’altra. Controlla il sito e la raccolta documenti effettivi prima di agire. I file caricati in una chat individuale o di gruppo vengono salvati nel OneDrive for Business della persona che li carica e condivisi con quella conversazione. Non diventano automaticamente file del canale e non appartengono a un OneDrive personale per consumatori. La guida Microsoft all’archiviazione dei file in Teams distingue l’archiviazione nei canali da quella nelle chat.

Dove si trovano i file dei diversi tipi di canale?

Ad esempio, se un team di progetto di prodotto ha canali standard per “Pianificazione” e “Design”, i due canali utilizzano cartelle diverse sullo stesso sito sottostante. Creare semplicemente un canale di design non significa che solo i designer possano accedere a quel file. Se si tratta di una negoziazione contrattuale gestita solo da determinati membri del personale, è necessario determinare se è necessario un limite di accesso separato, come un canale privato.

I canali condivisi sono diversi dall'aggiungere persone esterne come ospiti all'intero team. Poiché la partecipazione esterna comporta anche impostazioni di collaborazione tra organizzazioni, non interpretare il nome “condiviso” come se potessi inviare un link a chiunque. L'impostazione della privacy di un team e l'impostazione della privacy di un canale sono anche livelli diversi.

La tabella descrive il confine di appartenenza predefinito, non ogni possibile concessione di condivisione dei file. In base alle impostazioni di condivisione di SharePoint consentite, singoli file o cartelle possono avere link o permessi separati; accedere a un file non rende qualcuno membro della conversazione del canale. Microsoft documenta queste considerazioni sull'accesso ai file per i canali privati. I file dei canali condivisi hanno limiti aggiuntivi: la condivisione con una persona esterna che non è membro del canale non è supportata. La partecipazione esterna al canale utilizza Microsoft Entra B2B (business-to-business) direct connect e richiede la configurazione di accesso tra organizzazioni (tenant) necessaria; è diversa dall'aggiungere un account guest al team. Vedere le linee guida di accesso ai canali condivisi di Microsoft.

Dove dovrebbero essere modificati i permessi?

Gestisci l’appartenenza al team principalmente da Teams o dal gruppo Microsoft 365 collegato. Una persona con autorizzazioni indipendenti sul sito SharePoint può accedere al sito senza essere membro del team in Teams. Microsoft consiglia di gestire i membri di questi siti tramite Teams; la documentazione sulle autorizzazioni SharePoint e sui team collegati spiega questa relazione.

In particolare, i membri dei canali privati o condivisi sul sito devono essere gestiti nel rispettivo canale in Teams. Non vengono gestiti come siti normali in cui i membri possono essere modificati indipendentemente in SharePoint. D'altra parte, se aggiungi qualcuno come visitatore del sito che ha solo accesso in lettura ai documenti nel sito del team predefinito, quella persona non diventerà automaticamente un membro in grado di vedere la conversazione del team. Quando si utilizzano autorizzazioni eccezionali, registra il motivo per cui è necessario in modo che non venga perso durante le future revisioni degli accessi.

Come verificare la posizione effettiva di archiviazione dei file

1. In Teams, seleziona il team e il canale da investigare. Poiché possono esserci più canali con lo stesso nome in team diversi, registra anche il nome del team.
2. Apri l'area file del canale. A seconda della versione del client, nell’interfaccia inglese può apparire come Files o Shared, ecc. Distinguere questa area dall'elenco degli allegati nella chat.
3. Seleziona Apri in SharePoint e verifica l'indirizzo del sito, la libreria e le cartelle aperte nel browser. La visualizzazione dell'URL del file serve come base per determinare la posizione effettiva.
4. Verificalo anche in altri canali standard dello stesso team. Ci si aspetta che l'indirizzo base del sito sia lo stesso, con cartelle che differiscono per canale. Controlla se i canali privati o condivisi sono collegati a siti separati.
5. Senza modificare le impostazioni, visualizza il file e poi registra il team, il tipo di canale, l'indirizzo del sito e l'amministratore responsabile nel registro di lavoro. Non inserire l'effettivo indirizzo del file privato in documenti che saranno condivisi esternamente.

Questo controllo non è un'azione in cui l'amministratore copia il file per spostarlo in un altro sito. È prima di tutto un processo per distinguere se lo stesso file viene visualizzato su schermate di Teams e SharePoint. Se si tratta dello stesso file, le modifiche o le cancellazioni da una parte verranno riflettute sull'altra schermata, quindi non eliminare l'originale a scopo di test.

Se è necessario un nuovo team o se è necessario un canale

Un nuovo team è adatto quando sono richiesti confini separati per i membri, proprietari e un sito. Se gli stessi membri lavorano insieme e viene diviso solo l'argomento, aggiungere canali standard a un team esistente può semplificare la gestione. Se è necessario uno spazio visibile solo a determinate persone, considera un canale privato, ma tieni presente che sarà necessario un sito separato e la gestione dei permessi. Per i canali condivisi, rivedi anche i requisiti per la collaborazione esterna e le politiche organizzative.

Se il file si apre ma il team non è visibile, o viceversa

• Si apre solo il file del sito: Verifica se hai il permesso diretto per il collegamento o per il sito di quel file. L'accesso al sito e la registrazione come membro del team non sono la stessa cosa.
• Puoi vedere il team ma non c'è un canale specifico: Verifica se sei incluso come membro di canali privati o condivisi. Essere proprietario del team non ti dà automaticamente accesso a tutte le conversazioni e ai file privati come un membro normale.
• I canali sono visibili ma l'accesso ai file fallisce: Confronta l'account/organizzazione con il sito reale e controlla le restrizioni di condivisione di SharePoint, le politiche e lo stato di sincronizzazione dei permessi.
• Gli ex dipendenti possono ancora accedere ai file: Verifica se permessi separati del sito o link ai file rimangono al di fuori della membership del team. Non considerare conclusa la revoca degli accessi dopo aver controllato una sola lista di membri.

Non tentare di risolvere il problema rendendo pubblico l’intero sito o creando un nuovo sito per copiare i contenuti. Per i problemi di appartenenza, controlla la gestione dei proprietari e dei membri di Teams. Per i problemi di condivisione dei documenti, controlla le autorizzazioni e l’ambito di condivisione SharePoint in base alla causa individuata.

Prima di eliminare un team o modificare il suo gruppo, controlla gli effetti sulla posta, i calendari, i siti e i file collegati. Le risorse che non sono visibili sullo schermo attuale potrebbero comunque essere collegate. Per rimuovere una persona, modifica l'appartenenza o i permessi rilevanti anziché eliminare il team. Quando un progetto termina, decidi prima chi ne assumerà la responsabilità, quali record devono essere conservati e se archiviare il team. Ordinare l'interfaccia di Teams ed eliminare i dati collegati sono operazioni diverse.