Microsoft 365 / Come scegliere tra gruppi di sicurezza, distribuzione e Microsoft 365

In Microsoft 365, i gruppi di sicurezza sono principalmente utilizzati per raggruppare i permessi di accesso alle risorse, i gruppi di distribuzione sono utilizzati per distribuire la posta a più persone, e i gruppi di Microsoft 365 sono utilizzati per gestire i membri di uno spazio di lavoro collaborativo come posta, file e calendari. Anche se i nomi sono simili, i loro scopi e i servizi collegati differiscono, quindi decidi prima cosa vuoi condividere.

In che modo i tre tipi di gruppi sono diversi?

Il confronto dei tipi di gruppo di Microsoft spiega le differenze nelle funzionalità di posta, nel supporto per l’appartenenza dinamica e nei servizi connessi. Se un gruppo di sicurezza richiede funzionalità email, esiste un tipo distinto chiamato gruppo di sicurezza abilitato alla posta. Nomi uguali non significano che i gruppi possano essere convertiti o sostituiti tra loro.

Quale gruppo dovresti scegliere?

• Per concedere autorizzazioni di lettura o modifica a più persone contemporaneamente: valutare prima i gruppi di sicurezza. Verificare inoltre che la risorsa supporti l’assegnazione delle autorizzazioni al gruppo.
• Se vuoi solo inviare email a più persone: Considera un gruppo di distribuzione. Un gruppo di distribuzione consegna i messaggi ai membri anziché fornire una cassetta postale condivisa o uno spazio di lavoro per file.
• Se gli stessi membri vogliono usare insieme posta, calendario, file e Teams: Considera un gruppo Microsoft 365. Un team di Teams è collegato all'appartenenza di un gruppo Microsoft 365.
• Se più persone hanno bisogno di ricevere e rispondere da un unico indirizzo: Una cassetta postale condivisa potrebbe essere più adatta di un gruppo.

Non scegliere solo in base al nome "Team di vendita"

Anche all'interno dello stesso team di vendita, "inviare annunci di vendita a tutti i dipendenti", "consentire l'accesso alla cartella dei materiali di vendita" e "lavorare insieme a un progetto di nuovo prodotto" sono requisiti diversi. Se il pubblico dell'annuncio è costituito da tutti i dipendenti e l'accesso ai file è riservato solo al personale di vendita, combinare le due liste in una sola può facilmente portare a errori di autorizzazione.

• Lista dei destinatari dell'annuncio: Inviare la posta ai membri tramite un gruppo di distribuzione. Far parte di questo gruppo non conferisce automaticamente i diritti di modifica su un archivio file separato.
• Lista di accesso ai file: Concedere al gruppo di sicurezza l'accesso alla risorsa effettiva. Creare un gruppo e collegare le autorizzazioni al sito o alla cartella corrispondente sono attività separate.
• Collaborazione nei progetti: Esamina gli spazi collaborativi associati ai gruppi di Microsoft 365. Adatto quando conversazioni, materiali e programmi devono essere gestiti dagli stessi membri.
• Ricezione delle richieste dei clienti: Se il personale responsabile deve leggere dalla stessa casella di posta e rispondere da un indirizzo condiviso, verifica prima la differenza tra caselle di posta condivise e alias. Il metodo di distribuzione alle singole caselle e l'esito delle operazioni differiscono.

Distinguere tra proprietari, membri e utenti esterni

I proprietari sono persone che gestiscono il gruppo, e i membri sono persone che utilizzano il servizio. Controlla le autorizzazioni e le condizioni effettive di utilizzo per ogni ruolo, e non saltare la conferma dei membri solo perché sono registrati come proprietari. Puoi anche considerare di specificare almeno due proprietari che possano gestire il gruppo ai fini del passaggio di lavoro.

Le impostazioni che consentono ai mittenti esterni di inviare email a un indirizzo del gruppo e le impostazioni che consentono a persone esterne di essere aggiunte a un gruppo come ospiti sono diverse. Non è necessario concedere a quella persona l'accesso allo spazio file solo perché vuoi ricevere email da un'azienda partner. Al contrario, avere membri ospiti non implica che il gruppo sia configurato per ricevere email da tutti i mittenti esterni.

La membership dinamica seleziona i membri del gruppo utilizzando regole basate su attributi come il reparto. Poiché il metodo di gestione differisce dall'elenco statico creato manualmente dalle persone, controlla l'accuratezza degli attributi, i tipi di gruppo supportati e le licenze prima di effettuare una selezione. Non considerare i gruppi di distribuzione dinamica di Exchange e la membership dinamica in Microsoft Entra ID come la stessa funzione.

Sequenza di progettazione prima di creare un gruppo

1. Scrivi lo scopo del gruppo in una frase. Ad esempio, "Ricevere annunci di vendita" e "Permessi di modifica per i documenti del team vendite" hanno scopi diversi.
2. Decidi chi aggiungerà e rimuoverà i membri e chi prenderà il posto nel caso in cui il proprietario lasci l’organizzazione. I gruppi senza proprietari sono facilmente trascurati.
3. Verifica se includere utenti esterni e se i mittenti esterni possono inviare email all'indirizzo del gruppo. Non assumere il valore predefinito.
4. Nel centro di amministrazione di Microsoft 365, vai su Teams e gruppi → Team e gruppi attivi e scegli un tipo da creare. Alcuni tipi potrebbero non essere visibili a seconda dei ruoli o delle licenze.

5. Aggiungi proprietari e membri e verifica se le autorizzazioni previste o la consegna della posta funzionano nei servizi correlati. Non assumere che la creazione di un gruppo conceda automaticamente l'accesso a un sito specifico.

Un esempio concreto di creazione di un gruppo Microsoft 365

Per casi come un 'Progetto di Lancio Prodotto', in cui un numero limitato di persone condivide materiali e programmi, puoi controllare i seguenti elementi. Se la schermata di creazione è divisa per schede di tipo o pulsanti separati per l'aggiunta, seleziona l'elemento corrispondente a un gruppo Microsoft 365.

1. In Teams e gruppi → Team e gruppi attivi → Aggiungi gruppo di Microsoft 365, inserisci il nome e la descrizione. Includi lo scopo e la responsabilità di gestione nella descrizione per distinguerlo dai gruppi con nomi simili.
2. Specifica i proprietari e i membri. Verifica i destinatari non solo per nome visualizzato ma anche per indirizzo dell'account, e nella fase iniziale, aggiungi solo le persone necessarie.
3. Esamina l'indirizzo email unico del gruppo e l'ambito di accesso pubblico/privato. Se si tratta di un progetto sensibile, decidi secondo gli standard di classificazione dei dati dell'organizzazione e stabilisci l'ambito di privacy prima di caricare i file.
4. Verifica se è necessario Teams, quindi crea il gruppo dalla schermata di revisione. Creare un gruppo non significa che in ogni caso debba essere creato un team separato in Teams.
5. Aggiorna l'elenco, apri il gruppo e seleziona Appartenenza → Membri per verificare i membri salvati. La guida di Microsoft alla creazione di gruppi distingue anche nome, proprietario, membri, indirizzo e ambito di accesso.

Tre cose da testare dopo la creazione

Per i gruppi di distribuzione, verifica che le email di prova vengano consegnate ai membri previsti. I gruppi di Microsoft 365 distinguono tra un messaggio che rimane nello spazio del gruppo e la ricezione di una copia nelle caselle di posta individuali. Non presumere che il gruppo stesso abbia malfunzionamenti solo perché non c'è una copia nelle caselle postali personali.

Per i gruppi di autorizzazioni, testa la lettura e la modifica con gli account dei membri sulle risorse effettive. Se possibile, verifica anche con account non membri per assicurarti che l'ambito consentito non si sia ampliato. Se l'accesso continua, indaga se viene effettuato direttamente tramite autorizzazioni, altri gruppi o collegamenti condivisi. Rimuovere un singolo membro del gruppo non elimina tutti i percorsi di accesso.

Se hai aggiunto un membro per errore, rimuovi solo quel membro e poi controlla di nuovo i risultati del salvataggio e l'accesso ai servizi. Fai attenzione a non cancellare l'intero gruppo per annullare le modifiche, poiché questo può influire sui materiali connessi come file e mail; distingui tra modifiche delle impostazioni e cancellazione dei dati.

Il tipo di gruppo può essere cambiato in seguito?

Il tipo di gruppo ha un modello di funzionalità fondamentalmente diverso, quindi non dovresti considerarlo come una semplice modifica del nome. Se è necessario un nuovo gruppo, rivedi l'indirizzo, i membri, le risorse SharePoint e Teams connesse, le autorizzazioni e il flusso di mail prima di pianificare la transizione. In particolare, la cancellazione di un gruppo Microsoft 365 esistente può influire sui dati collaborativi connessi.