Microsoft 365 / Como escolher entre grupos de segurança, distribuição e Microsoft 365

No Microsoft 365, grupos de segurança são usados principalmente para agrupar permissões de acesso a recursos, grupos de distribuição são usados para distribuir e-mails para múltiplas pessoas, e Grupos do Microsoft 365 são usados para gerenciar membros de um espaço de trabalho colaborativo, como e-mail, arquivos e calendários. Mesmo que os nomes sejam semelhantes, seus propósitos e serviços conectados diferem, então decida primeiro o que você quer compartilhar.

Como os três tipos de grupos são diferentes?

A comparação dos tipos de grupo da Microsoft explica as diferenças nas funções de email, no suporte à associação dinâmica e nos serviços conectados. Se um grupo de segurança precisar de funções de email, existe um tipo separado chamado grupo de segurança habilitado para email. Nomes iguais não significam que os grupos possam ser convertidos ou substituídos entre si.

Qual grupo você deve escolher?

• Para conceder permissões de leitura ou edição a várias pessoas de uma vez: avalie primeiro os grupos de segurança. Verifique também se o recurso permite atribuir permissões ao grupo.
• Se você só quer enviar e-mails para várias pessoas: Considere um grupo de distribuição. Um grupo de distribuição entrega mensagens aos membros ao invés de fornecer uma caixa de correio compartilhada ou um espaço de trabalho para arquivos.
• Se os mesmos membros querem usar e-mail, calendário, arquivos e Teams juntos: Considere um grupo do Microsoft 365. Um time do Teams está conectado à associação de um grupo do Microsoft 365.
• Se várias pessoas precisam receber e responder de um mesmo endereço: Uma caixa de correio compartilhada pode ser mais adequada do que um grupo.

Não escolha apenas com base no nome "Equipe de Vendas"

Mesmo dentro da mesma equipe de vendas, “enviar comunicados de vendas para todos os funcionários”, “permitir acesso à pasta de materiais de vendas” e “trabalhar juntos em um projeto de novo produto” são requisitos diferentes. Se o público do comunicado for todos os funcionários e o acesso aos arquivos for apenas para a equipe de vendas, combinar as duas listas em uma só pode facilmente levar a erros de permissão.

• Lista de destinatários do comunicado: Distribua e-mails aos membros por meio de um grupo de distribuição. Fazer parte deste grupo não concede automaticamente direitos de edição em um armazenamento de arquivos separado.
• Lista de acesso a arquivos: Conceda acesso ao grupo de segurança no recurso real. Criar um grupo e vincular permissões ao site ou pasta correspondente são tarefas separadas.
• Colaboração em Projetos: Revise os espaços colaborativos associados aos grupos do Microsoft 365. Adequado quando conversas, materiais e cronogramas precisam ser gerenciados pelos mesmos membros.
• Recepção de Consultas de Clientes: Se o pessoal responsável precisar ler da mesma caixa de entrada e responder de um endereço compartilhado, primeiro verifique a diferença entre caixas de correio compartilhadas e aliases. O método de distribuição para caixas de entrada individuais e o resultado das operações diferem.

Distinguir entre proprietários, membros e usuários externos

Proprietários são pessoas que gerenciam o grupo, e Membros são pessoas que utilizam o serviço. Verifique as permissões e as condições de uso reais para cada função, e não pule a confirmação de membros apenas porque eles estão registrados como proprietários. Você também pode considerar especificar pelo menos dois proprietários que possam gerenciar o grupo para fins de transferência de trabalho.

As configurações que permitem que remetentes externos enviem e-mails para um endereço de grupo e as configurações que permitem que pessoas externas sejam adicionadas a um grupo como convidados são diferentes. Você não precisa conceder a essa pessoa acesso ao espaço de arquivos apenas porque deseja receber e-mails de uma empresa parceira. Por outro lado, ter membros convidados não implica que o grupo esteja configurado para receber e-mails de todos os remetentes externos.

A associação dinâmica seleciona os membros do grupo usando regras baseadas em atributos, como departamento. Como o método de gerenciamento difere da lista estática criada manualmente por pessoas, verifique a precisão dos atributos, os tipos de grupo suportados e as licenças antes de fazer uma seleção. Não considere os grupos de distribuição dinâmica do Exchange e a associação dinâmica no Microsoft Entra ID como a mesma função.

Sequência de design antes de criar um grupo

1. Escreva o objetivo do grupo em uma frase. Por exemplo, "Receber anúncios de vendas" e "Permissões de edição para os documentos da equipe de vendas" têm objetivos diferentes.
2. Decida quem adicionará e removerá os membros, e quem assumirá se o proprietário sair da organização. Grupos sem proprietários são facilmente negligenciados.
3. Revise se deve incluir usuários externos e se remetentes externos podem enviar emails para o endereço do grupo. Não presuma a configuração padrão.
4. No centro de administração do Microsoft 365, vá para Equipes & grupos → Equipes ativas & grupos e escolha um tipo para criar. Alguns tipos podem não estar visíveis dependendo das funções ou licenças.

5. Adicione proprietários e membros, e teste se as permissões esperadas ou a entrega de emails funcionam nos serviços relacionados. Não presuma que criar um grupo concede automaticamente acesso a um site específico.

Um exemplo concreto de criação de um grupo do Microsoft 365

Para casos como um 'Projeto de Lançamento de Produto', onde um número limitado de pessoas compartilha materiais e cronogramas, você pode verificar os seguintes itens. Se a tela de criação estiver dividida por abas de tipo ou botões de adição separados, selecione o item correspondente a um grupo do Microsoft 365.

1. Em Equipes & grupos → Equipes ativas & grupos → Adicionar grupo do Microsoft 365, insira o nome e a descrição. Inclua o objetivo e a responsabilidade de gestão na descrição para diferenciá-lo de grupos com nomes semelhantes.
2. Especifique proprietários e membros. Verifique os alvos não apenas pelo nome exibido, mas também pelo endereço da conta, e, na fase inicial, adicione apenas as pessoas necessárias.
3. Revise o endereço de e-mail único do grupo e o escopo de acesso público/privado. Se for um projeto sensível, decida de acordo com os padrões de classificação de dados da organização e defina o escopo de privacidade antes de enviar arquivos.
4. Verifique se o Teams é necessário e crie o grupo na tela de revisão. Criar um grupo não significa que um time separado no Teams deva ser criado em todos os casos.
5. Atualize a lista, abra o grupo e selecione Associação → Membros para verificar a associação salva. O guia de criação de grupos da Microsoft também diferencia nome, proprietário, membros, endereço e escopo de acesso.

Três coisas a testar após a criação

Para grupos de distribuição, verifique se os e-mails de teste são entregues aos membros pretendidos. Os grupos do Microsoft 365 distinguem entre uma mensagem permanecer no espaço do grupo e receber uma cópia nas caixas de entrada individuais. Não presuma que o próprio grupo está com mau funcionamento apenas porque não há cópia nas caixas de entrada pessoais.

Para grupos de permissões, teste a leitura e a edição com contas de membros nos recursos reais. Se possível, verifique também com contas que não são membros para garantir que o escopo permitido não tenha sido ampliado. Se o acesso continuar, investigue se ele é feito diretamente por meio de permissões, outros grupos ou links compartilhados. Remover um único membro do grupo não elimina todos os caminhos de acesso.

Se você adicionou um membro por engano, remova apenas esse membro e depois verifique os resultados salvos e o acesso ao serviço novamente. Tenha cuidado para não excluir todo o grupo para reverter alterações, pois isso pode afetar materiais conectados, como arquivos e e-mails; diferencie entre modificações de configuração e exclusão de dados.

O tipo de grupo pode ser alterado posteriormente?

O tipo de grupo possui um modelo de recursos fundamentalmente diferente, portanto, não se deve pensar nisso como uma simples mudança de nome. Se for necessário um novo grupo, revise o endereço, membros, recursos conectados do SharePoint e Teams, permissões e fluxo de e-mails antes de planejar a transição. Em particular, excluir um grupo existente do Microsoft 365 pode impactar os dados colaborativos conectados.