Microsoft 365 / 安全组、通讯组和Microsoft 365组的区别与选择

在 Microsoft 365 中，安全组 主要用于集中管理资源访问权限，通讯组 主要用于向多人分发邮件，Microsoft 365 组 主要用于管理邮件、文件、日历等协作空间的成员。即使名字相似，用途和关联的服务也不同，因此首先确定您要共享的内容。

这三种组有什么不同？

Microsoft 的 组类型比较 说明了邮件使用情况、动态成员支持和关联服务的区别。如果安全组需要邮件功能，也有一种称为“启用邮件的安全组”的特殊类型。仅凭名称相同并不能彼此转换或替代。

应该选择哪个组？

• 如果要一次性授予多人读取和编辑权限： 请先查看安全组。还要确认实际资源是否支持将该组作为权限主体。
• 如果只想给多人发送邮件：请查看通讯组。不一定自动需要共享邮箱或文件空间。
• 如果相同的成员想同时使用邮件、日历、文件和Teams：请查看Microsoft 365组。Teams团队会与Microsoft 365组的成员关系关联。
• 如果多人都需要使用同一个地址接收和回复邮件：共享邮箱可能比组更合适。

不要仅凭“销售团队”的名字来选择

即使是同一个销售团队，“向全体员工发送销售通知”，“让员工查看销售资料文件夹”，“共同进行新产品项目”也是不同的需求。如果通知对象是全体员工，而资料访问对象仅是销售员工，将两个名单合并容易发生权限错误。

• 通知接收名单：使用通讯组将邮件发送给成员。仅因为加入该组，并不会自动获得单独文件存储的编辑权限。
• 文件访问列表: 将安全组注册为资源的权限主体。创建组与将其权限连接到相应站点·文件夹是单独的操作。
• 项目协作: 审查与 Microsoft 365 组关联的协作空间。当对话、资料和日程需要按照相同成员进行操作时，适合使用此功能。
• 客户咨询接收: 如果负责人需要在同一个收件箱中读取并以代表地址回复，请先查看 共享邮箱和别名的区别。每个人各自收件箱分发的方式和操作结果不同。

区分所有者·成员·外部用户

所有者 是管理组的人，成员 是使用服务的人。请确认各角色的权限和实际使用条件，不能仅因为注册为所有者就省略成员确认。为了业务移交，也可以考虑指定两位以上可管理的所有者。

外部发件人向组地址发送邮件的设置和将外部人员作为来宾加入组的设置是不同的。为了接收合作公司的邮件，没有必要给予该人员文件空间的访问权限。相反，即使有来宾成员，也不能假设组已设置为接收所有外部发件人的邮件。

动态成员是根据部门等属性规则来确定成员的一种方式。由于与人员手动添加的静态列表及管理方式不同，请在选择前确认属性的准确性、支持的组类型和许可证。不要将Exchange的动态通讯组与Entra的动态成员视为相同功能。

创建组前的设计顺序

1. 用一句话写明组的目的。例如，“接收销售公告”和“销售团队文档编辑权限”是不同的目的。
2. 确定由谁添加或移除成员，如果所有者离职，谁来接管。没有所有者的组容易被忽视。
3. 审查是否包含外部用户以及外部发件人是否可以向组地址发送邮件。不要假设默认值。
4. 在 Microsoft 365 管理中心的 [团队和组] → [活动团队和组] 中选择类型进行创建。根据角色或许可证，某些类型可能不可见。

5. 添加所有者和成员，并在相关服务中测试预期的权限或邮件传递是否正常工作。仅因为创建了组，并不意味着拥有特定网站的访问权限。

创建 Microsoft 365 组的具体示例

对于像“产品发布项目”这样由有限人员共享资料和日程的案例，可以确认以下项目。如果创建界面按类型分为标签页或有单独的添加按钮，请选择对应 Microsoft 365 组的项目。

1. 在 团队和组 → 活动团队和组 → 添加 Microsoft 365 组 中输入名称和说明。说明中应写明目的和管理负责人，以便与名称相似的组区分开。
2. 指定所有者和成员。除了显示名称，也要通过帐户地址确认目标人员，初始阶段只添加必要的人。
3. 审查组的专用邮件地址及公用或专用的隐私范围。如果是敏感项目，则根据组织的资料分类标准进行决定，不要等上传文件后才考虑隐私范围。
4. 确认是否需要 Teams，并在审查界面中创建。即使创建了组，也不必在所有情况下单独创建 Teams 团队。
5. 刷新列表后，在该组的成员标签页中确认保存结果。在 Microsoft 的组创建指南 中，也区分名称、所有者、成员、地址、公开范围。

创建后需要测试的三项内容

通讯组需确认测试邮件是否传送到预期成员。Microsoft 365 组要区分信息留在组空间与个人收件箱收到副本。个人收件箱没有副本，不要断定组本身无法工作。

权限组需要在实际资源中用成员帐号测试阅读·编辑权限。如可能也检查非成员帐号，以确认权限范围是否扩大。如果仍可访问，还需调查是否通过直接权限或其他组·共享链接访问。移除一个组成员并不意味着所有访问路径都会消失。

如果错误地添加了成员，请只删除该成员，然后再次确认保存结果和服务访问情况。如果尝试删除整个新组以恢复，将可能影响文件和邮件等关联资料，因此请区分设置修改和数据删除。

以后可以更改组类型吗？

组类型因为功能模型本身不同，所以不能像简单更改名称那样看待。如果需要新组，请在创建前检查地址、成员、关联的 SharePoint·Teams 资源、权限和邮件流程，并制定迁移计划。特别是删除现有 Microsoft 365 组可能会影响关联的协作数据。