Microsoft 365 / Condividere file OneDrive e recuperare file eliminati o sovrascritti
Per condividere un file di OneDrive di lavoro o scolastico, seleziona Condividi e specifica chi può accedervi; per recuperare un file eliminato, inizia con Cestino sul sito web di OneDrive. Preferisci i link per persone specifiche quando solo i destinatari nominati devono avere accesso. Le opzioni di recupero dipendono dallo stato del file, dal periodo di conservazione e dalle politiche dell'organizzazione.
Questa guida copre gli account OneDrive di lavoro o scolastici. Se sullo stesso PC esistono sia OneDrive personale sia OneDrive di lavoro, verifica prima l'account di accesso al browser e il proprietario effettivo del file. Eliminare un file da una cartella OneDrive sincronizzata può anche cancellare la sua copia sul cloud. La sincronizzazione quindi non fornisce un backup indipendente.
Scegli l'ambito di condivisione e le autorizzazioni
- Destinatario: Decidi se è necessario per una persona specifica, qualcuno all'interno dell'organizzazione, un titolare di autorizzazione esistente o chiunque abbia il link.
- Autorizzazione: Decidi se consentire solo la visualizzazione o anche la modifica. Le autorizzazioni di modifica della cartella possono includere la possibilità di spostare o eliminare file al suo interno.
- Durata: Se la condivisione esterna è temporanea, prevedi la scadenza del link o la revoca dell'accesso.
- Posizione di archiviazione: Se il file deve essere gestito congiuntamente dal reparto, un sito di team SharePoint può essere più adatto del OneDrive individuale.
Secondo la guida di Microsoft alla condivisione dei file OneDrive, le opzioni dei collegamenti e le autorizzazioni di modifica o download dipendono dal tipo di account e dalle impostazioni dell’organizzazione. Un’opzione disattivata può dipendere dai criteri dell’amministratore, anziché da un errore dell’utente.
Condividere un file con persone specifiche
- Sul sito web OneDrive del lavoro, seleziona il file o la cartella e clicca Condividi.
- Nelle impostazioni del collegamento, seleziona Persone specifiche e imposta i permessi di visualizzazione o modifica. Verifica le politiche della tua organizzazione per vedere se è possibile aggiungere persone esterne.
- Dopo aver specificato i destinatari e inviato il link, ricontrolla Gestisci accesso per vedere chi può accedervi. Rimuovi i link che non sono più necessari.
Verifica l'accesso condiviso e revocalo quando necessario
Ad esempio, se un rappresentante del partner ha bisogno solo di esaminare una singola proposta, seleziona Persone specifiche con permesso di visualizzazione per quel file. Concedere permessi di modifica all'intera cartella può consentire l'accesso a file non necessari, inclusa la possibilità di modificarli o eliminarli. Esamina i contenuti sensibili all'interno dei file e l'ambito delle cartelle prima della condivisione.
Verifica se il destinatario può aprire il link usando l’identità di posta invitata e leggere il contenuto, e se la modifica non è necessaria, assicurati che la modifica non sia consentita. Non dare per scontato che concedere permessi di visualizzazione blocchi automaticamente i download. Controlla se le restrizioni di download, le scadenze, ecc., sono effettivamente applicate secondo il tipo di file, il tipo di link e la politica dell'organizzazione.
Esamina i link in Gestisci accesso e l'accesso diretto separatamente. Per terminare l'accesso di una persona specifica, rimuovi i link non necessari o revoca i permessi diretti, e verifica anche se potrebbero accedere tramite altri link o gruppi. Il link Persone con accesso esistente non modifica i permessi già esistenti. Interrompere la condivisione non ritira le copie già scaricate dai destinatari.
Scegli un metodo di recupero per un file mancante o danneggiato
| Stato | Metodo da utilizzare per primo | Condizioni da verificare |
|---|---|---|
| File rinominato o spostato, o mancante solo sul PC | Verifica la ricerca su OneDrive web e la posizione effettiva di archiviazione | Distinguere se si tratta di un problema con un altro account, un file SharePoint o la sincronizzazione |
| File eliminato | Ripristina dal cestino web | Proprietario, periodo di conservazione, stato di eliminazione permanente |
| Il file esiste ma il contenuto è sovrascritto in modo errato | Cronologia delle versioni | Verifica se la versione necessaria al momento richiesto è disponibile |
| Più file corrotti o cancellati contemporaneamente | Controlla la causa, poi verifica se Ripristina il tuo OneDrive è disponibile | Ambito del punto di ripristino, requisiti di sottoscrizione e modifiche valide che verrebbero annullate |
Se hai perso un file condiviso da qualcun altro, semplicemente guardare nel tuo Cestino potrebbe non risolvere il problema. Devi controllare il OneDrive del proprietario originale o l'archivio SharePoint dove il file effettivo esiste. Se si sospetta una perdita massiva come ransomware, blocca la causa delle modifiche in corso prima di ripristinare e determina il punto di recupero con l'amministratore.
Ripristina file eliminati
- Per prima cosa, cerca di confermare se il file è stato effettivamente eliminato e verifica se è stato spostato in una posizione errata o se lo stato di sincronizzazione è cambiato.
- Sul sito web di OneDrive, seleziona il file nel Cestino e fai clic su Ripristina.
- Verifica se il file è tornato alla sua posizione originale e se il suo contenuto e le autorizzazioni sono come previsto. Se si tratta di un file condiviso da qualcun altro, potresti dover controllare il OneDrive del proprietario originale.
La guida di Microsoft al recupero dei file OneDrive eliminati illustra il periodo di recupero dal cestino e i relativi limiti per gli account aziendali o dell’istituto di istruzione. In caso di danni estesi o modifiche indesiderate, Ripristina OneDrive consente di annullare le attività su file e cartelle degli ultimi 30 giorni se è disponibile l’abbonamento Microsoft 365 necessario. Per un account aziendale o dell’istituto di istruzione, aprire Impostazioni e poi Ripristina OneDrive; esaminare l’elenco delle attività e il punto di ripristino prima di confermare. L’operazione può annullare anche modifiche corrette da conservare e spostare nel cestino gli elementi appena creati. Non recupera gli elementi eliminati definitivamente. Intervenire tempestivamente: i file eliminati definitivamente o oltre il periodo di conservazione dell’organizzazione potrebbero non essere recuperabili.
I file eliminati negli account di lavoro o scolastici di solito hanno un periodo di recupero di 93 giorni, anche se questo può variare a seconda delle impostazioni dell'amministratore. Non confondere questo con i 30 giorni predefiniti per gli account personali. I file eliminati definitivamente dal cestino non possono essere ripristinati tramite il normale recupero del cestino. Quando si tenta di recuperare i file, non svuotare il cestino e selezionare solo gli elementi necessari da ripristinare.
Ad esempio, se hai ripristinato un file di preventivo dalla cartella Documenti, non limitarti a controllare il nome del file; verifica anche la cartella originale, le modifiche e le autorizzazioni di condivisione. Se esiste già un file con lo stesso nome o la cartella originale è stata eliminata, leggi le indicazioni mostrate e risolvi eventuali conflitti. I file solo online non trovati nel Cestino di Windows potrebbero essere ancora disponibili nel cestino web, quindi non arrenderti solo perché il cestino locale è vuoto.
Ripristina un file sovrascritto a una versione precedente
- In OneDrive sul web, seleziona il file corrente e apri Cronologia versioni dal menu Altre opzioni o facendo clic con il tasto destro.
- Controlla l'orario e il contenuto della versione prima che si verificasse il problema. Controlla sia il contenuto sia l'orario della modifica. Conserva separatamente eventuali modifiche recenti di cui hai ancora bisogno prima di ripristinare.
- Per la versione desiderata, apri il menu Altre opzioni e seleziona Ripristina. La versione selezionata diventa quella attuale; la versione precedentemente attuale rimane nello storico delle versioni.
- Riapri il file per controllare il contenuto necessario e l'accesso condiviso. Se ci sono errori, confrontalo con altri punti nello storico delle versioni e informa gli persone che modificano contemporaneamente il file dei risultati.
L'uso e la conservazione della cronologia delle versioni è influenzata dalle impostazioni organizzative. Se non esiste una versione o il punto necessario è scomparso, non ripetere la stessa operazione e contatta l'amministratore. Per i passaggi dettagliati della cronologia delle versioni, inclusa l'opzione di Esplora file, vedi Procedura di ripristino delle versioni precedenti di Microsoft. Non ripristinare l'intero OneDrive a causa di un errore in un singolo file.
Quando serve l’intervento dell’amministratore
Se le opzioni di condivisione esterna non sono visibili, verifica le impostazioni di condivisione di OneDrive nel centro di amministrazione di SharePoint e eventuali restrizioni specifiche per l'utente. Se OneDrive o l'account di un dipendente dimesso è stato già eliminato, il processo è diverso dal ripristino dal cestino normale, quindi dovresti prima controllare lo stato di conservazione secondo le Istruzioni per il ripristino di OneDrive eliminato. Il periodo di conservazione dopo l'eliminazione di un account utente e il periodo del cestino dei file sono cicli di vita diversi. Fornisci all'amministratore l'account del proprietario, l'indirizzo reale del file o del sito, il tempo stimato di eliminazione, l'ultimo stato normale e eventuali metodi già tentati. Dopo il recupero, decidere se mantenere i materiali di lavoro nel OneDrive aziendale di un singolo dipendente o trasferirli su SharePoint gestito dal dipartimento.
