Microsoft 365 / Créer une boîte aux lettres partagée : accès complet et droits d’envoi

Une boîte aux lettres partagée permet à plusieurs membres du personnel de gérer le courrier envoyé à une adresse professionnelle. La création de la boîte aux lettres seule ne donne pas à chaque membre du personnel la permission de lire et de répondre. Accès complet et Envoyer en tant que ou Envoyer au nom de doivent être accordés séparément selon l'objectif.

Choses à décider avant de créer

• Adresse et nom affiché : Décidez du nom et du domaine qui seront affichés aux clients et vérifiez qu'ils ne dupliquent pas une adresse existante.
• Personnes responsables : Établissez au moins deux responsables opérationnels et une procédure de passation.
• Méthode d'envoi : Décidez si seule l'adresse partagée sera affichée aux clients ou si elle affichera la personne responsable comme 'Envoyé au nom de'.
• Stockage et capacité : Vérifiez le volume de courrier prévu et les exigences de conservation. Des licences supplémentaires peuvent être nécessaires.

Consultez les exigences actuelles dans le guide Microsoft de création des boîtes aux lettres partagées et le guide des licences et des limites. Maintenez bloquée la connexion directe du compte associé à la boîte aux lettres partagée. Les utilisateurs y accèdent avec les autorisations attribuées à leurs propres comptes.

Cet article est basé sur les boîtes aux lettres Exchange Online dans le cloud. Dans un environnement Exchange hybride, des procédures locales sont requises selon l'emplacement de la gestion d'origine, donc ne créez pas de doublons. La personne en charge de la création doit avoir les autorisations appropriées, comme un administrateur Exchange, et chaque utilisateur doit disposer d'une boîte aux lettres Exchange Online avec une licence. Vérifiez également la limite de 50 Go pour les boîtes aux lettres partagées sans licence distincte et les conditions pour des fonctionnalités supplémentaires de rétention.

Par exemple, si deux membres du support client gèrent une adresse partagée, les deux peuvent se voir attribuer des autorisations de lecture et de gestion, et l'option "Envoyer en tant que" peut être ajoutée pour la personne qui répondra aux clients en utilisant l'adresse partagée. Ne supposez pas que les comptes de partenaires externes puissent se voir déléguer l'accès de la même manière.

Créer une boîte aux lettres partagée

1. Accédez à [Équipes et Groupes] → [Boîtes aux lettres partagées] dans le centre d'administration Microsoft 365. Alternativement, vous pouvez la créer dans le centre d'administration Exchange sous [Destinataires] → [Boîtes aux lettres].
2. Sélectionnez [Ajouter une boîte aux lettres partagée] et saisissez un nom d'affichage et une adresse e-mail. Vérifiez l'orthographe de l'adresse avant de l'enregistrer.

3. Une fois la création terminée, ouvrez les paramètres d’autorisation des membres ou des délégués. Ajoutez les personnes qui l’utiliseront et attribuez les autorisations nécessaires séparément.

Comprendre Accès complet, Envoyer en tant que et Envoyer au nom de

Microsoft distingue ces trois autorisations dans Permissions des destinataires dans Exchange Online. L'option 'Lire et gérer' sur l'écran réel peut correspondre à un accès complet dans Exchange.

L'ordre d'octroi de la permission Lire et Envoyer en tant que séparément

1. Dans Exchange Admin Center → Destinataires → Boîtes aux lettres, sélectionnez une nouvelle boîte aux lettres partagée. Comparez le nom affiché avec l'adresse réelle.
2. Ouvrez Autorisations de boîte aux lettres → Gérer la délégation de boîte aux lettres (ou Délégation de boîte aux lettres, selon l'écran), puis sélectionnez Lire et gérer (Accès complet). Ajoutez la personne en charge, enregistrez, puis vérifiez à nouveau la liste.
3. Ouvrez Envoyer en tant que séparément et ajoutez les utilisateurs qui devraient envoyer à partir de l'adresse partagée. Un nom dans la liste d'accès complet ne signifie pas automatiquement que le même utilisateur a la permission d'envoyer.
4. Comparez les deux listes avec le tableau des autorisations demandé. Si les destinataires doivent voir un employé nommé envoyant au nom de la boîte aux lettres partagée, vérifiez « Envoyer au nom de », mais notez que cet élément peut ne pas être disponible à l’écran dans les boîtes aux lettres partagées, donc consultez la documentation officielle de gestion PowerShell d’Exchange Online.
5. Vérifiez le statut de blocage de connexion des comptes connectés à la boîte aux lettres partagée dans la section des utilisateurs actifs du centre d’administration Microsoft 365. Ne débloquez pas la connexion du compte partagé et ne partagez pas son mot de passe comme solution de contournement lorsque la boîte aux lettres ne s’ouvre pas dans Outlook.

Si 'Envoyer en tant que' et 'Envoyer au nom de' sont accordés à la même personne, 'Envoyer en tant que' a la priorité. Décidez de l'indication dont le destinataire a besoin et sélectionnez uniquement l'autorisation nécessaire. Cette différence peut être vérifiée dans la documentation Microsoft sur les autorisations des destinataires ci-dessus.

Tester l'accès, la réception et l'envoi

1. Demandez à l'utilisateur disposant de l'autorisation déléguée de se connecter à Outlook avec son propre compte et de confirmer qu'il peut ouvrir la boîte aux lettres partagée. Si elle n'apparaît pas automatiquement, l’utilisateur peut devoir l’ajouter manuellement dans son client de messagerie.
2. Vérifiez la réception en envoyant un email depuis une adresse de test externe vers l'adresse partagée.
3. Répondez en utilisant une méthode d'envoi autorisée et vérifiez si l'affichage de l'expéditeur correspond à l'intention. L'application des autorisations peut prendre du temps.

Dans Outlook pour le web, vous pouvez spécifier une adresse partagée en sélectionnant Ouvrir une autre boîte aux lettres dans le menu de profil de l'utilisateur. L'affichage automatique dans Outlook sur bureau est affecté par l'accès complet accordé directement à l'utilisateur et par les conditions de mappage automatique. Si les autorisations sont accordées via un groupe, l'affichage automatique peut ne pas se produire, donc il faut distinguer entre « non affiché » et « pas de droits d'accès ».

Vérifiez également le courrier envoyé et les règles de flux de travail

Même si le courrier est envoyé depuis une adresse partagée, si la copie reste uniquement dans le dossier Éléments envoyés personnel de la personne responsable, il est difficile pour les autres membres du personnel de vérifier si une réponse a été faite. Dans le centre d’administration Microsoft 365, allez dans Équipes et groupes → Boîtes aux lettres partagées, sélectionnez la boîte aux lettres et choisissez Modifier sous Éléments envoyés. Notez les options existantes, sélectionnez si vous souhaitez conserver des copies pour les méthodes d’envoi que vous utilisez, puis enregistrez la modification. Le guide des paramètres des boîtes aux lettres partagées de Microsoft décrit cet emplacement. Vous devriez envoyer un email de test pour vérifier les deux emplacements en pratique.

Pour les problèmes de stockage des e-mails envoyés propres aux clients de messagerie et les paramètres de copie côté serveur, consultez Résolution des problèmes d'e-mails envoyés dans les boîtes aux lettres partagées Microsoft. Identifiez d'abord la version d'Outlook et vérifiez les paramètres de la boîte aux lettres avant d'envisager un changement du registre du client. Pour le nouvel Outlook, la solution de contournement documentée utilise les paramètres de copie côté serveur ; la solution de contournement du registre hérité ne s'applique pas.

Les règles de fonctionnement spécifient l'attribution du personnel responsable, la marque de traitement comme terminé et l'attribution de la responsabilité pour la récupération des e-mails supprimés par erreur. L'accès complet n'est pas uniquement une autorisation en lecture seule ; il permet de modifier et de supprimer des éléments. Si le travail nécessite que la suppression ne soit pas autorisée, déterminez séparément si la boîte aux lettres partagée répond à cette exigence.

Changer de responsable et annuler les attributions incorrectes

Après que la nouvelle personne responsable ait terminé le test de lecture/envoi, retirez la personne existante de l'accès complet et de chaque liste de permissions d'envoi. Ne considérez pas que tout accès est révoqué après le retrait d’une seule autorisation. Vérifiez que les changements de permissions ont été sauvegardés et testez l'accès dans une nouvelle session, en conservant la boîte mail elle-même et les anciens e-mails conformément au plan de passation. Lorsque des permissions sont ajoutées incorrectement, ne révoquez que les éléments spécifiques et ne supprimez pas la boîte mail pour les annuler.