Microsoft 365 / Créer une équipe Teams et gérer les propriétaires, les membres et les invités

Pour créer une équipe en tant qu’administrateur, ouvrez Équipes → Gérer les équipes → Ajouter dans le centre d’administration Teams, puis attribuez les propriétaires et membres appropriés. Décidez de la portée de la collaboration et des propriétaires responsables avant de la créer, et examinez régulièrement ces rôles. Les invitations d’invités dépendent également des politiques de collaboration externe de votre organisation.

Planifier avant de créer une équipe

• Décidez si le travail peut être géré dans un canal d’une équipe existante ou si une liste de membres et un site de fichiers séparés sont nécessaires.
• Envisagez d’avoir plusieurs propriétaires pour la responsabilité de gestion après la fin du projet. Nommez une personne responsable de la passation pour éviter d’avoir des équipes sans propriétaires.
• Décidez si l'équipe sera publique ou privée, et si une collaboration externe est nécessaire. Les équipes publiques peuvent bénéficier d'une découverte et d'une participation plus larges au sein de l'organisation.
• Décidez du nom de l'équipe, de la description et des critères de classification, et examinez les politiques de partage et les étiquettes de confidentialité s'il y a des documents sensibles.

Distinguez les rôles d'administration et les rôles au sein de l'équipe

Être propriétaire d’une équipe ne fait pas de vous un administrateur Teams pour toute l’organisation. La création de canaux et l’ajout d’applications dépendent aussi des politiques de l’équipe et de l’organisation. Utilisez les droits de propriétaire ou le rôle d’administration adaptés à la tâche ; n’attribuez pas un rôle d’administrateur de l’organisation simplement pour permettre à une personne de participer. Vérifiez également que l’abonnement réellement acheté pour l’utilisateur interne inclut les droits d’utilisation de Teams.

Créer une équipe et ajouter des personnes

1. Dans le centre d'administration Teams, recherchez les équipes existantes sous [Teams] → [Gérer les équipes]. Il existe également des organisations qui permettent aux utilisateurs de les créer depuis l'application Teams.
2. Pour une nouvelle équipe, sélectionnez Ajouter, entrez son nom et sa description, et choisissez l'accès public ou privé. Pour réutiliser un groupe Microsoft 365 existant, utilisez le chemin de l’application Teams Nouveaux éléments → Nouvelle équipe → Autres options de création d’équipe → À partir d’un groupe (From a group), puis sélectionnez un groupe éligible que vous possédez et qui n’a pas déjà d’équipe. Cela connecte le groupe existant plutôt que de créer une équipe en double avec le même nom. Le guide de Microsoft pour créer une équipe à partir d’un groupe existant explique les conditions d’éligibilité et les points d’entrée du client.

3. Dans [Membres] des détails de l’équipe, ajoutez des propriétaires et des membres. Les propriétaires gèrent les paramètres de l’équipe et la gestion des membres, tandis que les membres réguliers effectuent les tâches collaboratives autorisées.
4. Si des personnes externes sont nécessaires, vérifiez la politique d'invitation des invités et l'objectif de cette équipe avant de les ajouter dans un cadre limité. L'accès externe (chat/réunion) et la participation à une équipe en tant qu'invité sont des paramètres différents.

5. Demandez aux membres et aux invités choisis pour le test de se connecter avec leurs propres comptes et de vérifier l'accès prévu aux canaux et fichiers. Confirmez que les invités peuvent atteindre les ressources autorisées et que l'étendue de l'accès correspond à l'objectif approuvé. Attendez que les changements de politiques et d’autorisations soient appliqués avant de répéter une vérification qui a échoué.

Le guide Microsoft de gestion des équipes dans le centre d’administration Teams et la documentation sur les rôles de propriétaire et de membre expliquent où trouver les équipes et comment gérer leurs membres.

Sélectionnez le nom de l'équipe pour ouvrir l'onglet Membres en détail, ajoutez la personne responsable et attribuez le rôle de propriétaire ou de membre. Si vous prévoyez d'avoir plusieurs responsables des opérations, assurez-vous que le nombre de propriétaires et les adresses de compte correspondent à votre plan. Ne laissez pas un employé qui part comme seul propriétaire. Après avoir créé l'équipe, vérifiez sa confidentialité, ses propriétaires et le nombre d'invités dans la liste des équipes ou les détails pour la différencier des équipes similaires.

L'accès externe et la participation des invités sont différents

L'accès externe est une fonctionnalité utilisée pour trouver des personnes d'autres organisations pour discuter ou appeler. Autoriser uniquement cela ne donne pas accès aux canaux ou fichiers de l'équipe de votre entreprise. L'accès invité est la méthode d'invitation de personnes externes à l'équipe pour participer aux documents et conversations autorisés, créant un compte de collaboration externe dans l'annuaire de l'organisation. La comparaison de Microsoft entre l'accès externe et l'accès invité distingue entre les deux périmètres.

Inviter quelqu’un dans une équipe peut affecter le périmètre des ressources de l’équipe, tels que les canaux standard. Décidez d’abord si vous avez seulement besoin de montrer un fichier unique au partenaire ou si une participation complète au projet est nécessaire. Si l’équipe contient des documents internes sensibles, envisagez des espaces de collaboration séparés ou un partage de fichiers restreint.

1. Vérifiez auprès de l’administrateur si l’accès invité Teams de l’organisation, le groupe Microsoft 365 et la collaboration externe Microsoft Entra, ainsi que les politiques de partage SharePoint le permettent.
2. Un propriétaire d’équipe approuvé ouvre l’équipe, puis Plus d’options d’équipe → Ajouter un membre dans l’application Teams et saisit l’adresse e-mail exacte de l’invité. Ne confondez pas l’invité avec un compte existant ayant un nom similaire.
3. Confirmez l'adresse e-mail et le nom de l'invité, puis envoyez l'invitation. Suivez la procédure de Microsoft pour ajouter des invités et demandez à l'invité d'accepter l'invitation.
4. Guidez l’invité pour qu'il bascule vers l'organisation qui l'a invité dans Teams et ouvre les canaux et fichiers de test. L'envoi de l'e-mail d'invitation et l'accès réussi aux documents sont des résultats différents.

Testez les autorisations et vérifiez les erreurs d'invitation

Vérifiez si les membres réguliers peuvent voir l'équipe et les canaux standard, et s'ils peuvent ouvrir et modifier les fichiers nécessaires. Pour les canaux privés ou partagés, vérifiez séparément avec les membres du canal. Pour les utilisateurs externes, assurez-vous que l'e-mail invité et le compte de connexion correspondent et que la bonne organisation est sélectionnée.

Si un invité ne peut pas être recherché ou ajouté, vérifiez la politique d'invitation et les restrictions de domaine. Si l'invité peut entrer dans l'équipe mais ne peut pas ouvrir ses fichiers, examinez les conditions de partage externe de SharePoint. Microsoft indique qu'un invité nouvellement ajouté peut nécessiter quelques heures avant que l'accès soit disponible. Comme les modifications de politique ou d'autorisation peuvent également prendre du temps, enregistrez l'heure et le message de l'erreur, et ne permettez pas le partage externe à l'échelle de l'organisation sans identifier la cause.

Comment vérifier les autorisations pendant le fonctionnement

Vérifiez régulièrement les propriétaires, les anciens employés et les invités inactifs depuis longtemps, et supprimez les accès inutiles. La suppression de personnes d'une équipe peut affecter l'accès au site par défaut associé SharePoint, mais ne supposez pas que les autorisations de site accordées séparément ou les liens partagés soient automatiquement supprimés. Pour les fichiers sensibles, vérifiez également le statut de partage sur SharePoint.

Pour transmettre la responsabilité de l’équipe, attribuez d’abord le rôle de propriétaire au nouveau responsable et demandez-lui de vérifier qu’il peut gérer l’équipe. Ensuite, faites passer l’ancien propriétaire au rôle de membre ou retirez-le de l’équipe selon le besoin. Retirez les personnes ajoutées par erreur de l’équipe ou du canal concerné et vérifiez leurs autorisations de fichier distinctes. Si un invité retiré de cette équipe participe encore à d’autres équipes, examinez ces dépendances avant de supprimer son compte dans l’annuaire.

La suppression d'une équipe est différente de celle d'une seule personne. Cela peut affecter la conservation et la récupération des données du groupe et du site Microsoft 365 liés, il est donc conseillé de revoir d'abord la politique de clôture de projet et de conservation des données.