Microsoft 365 / 创建Teams团队并管理所有者、成员与来宾

创建 Teams 团队时，应先确定协作范围与所有者，而不是团队名称。团队创建后，要区别分配并定期审查所有者、成员和来宾的角色。是否允许邀请来宾不仅取决于团队设置，还受组织外部协作策略的影响。

团队创建前设计

• 判断该团队是否足够作为现有团队的频道，或者是否需要独立的成员和文件站点。
• 为项目结束后的管理责任考虑，是否设置多个所有者。指定交接负责人以避免出现没有所有者的团队。
• 确定团队是公用还是专用，是否需要外部协作。公用团队在组织内部的发现和参与范围可能更广。
• 确定团队名称、描述和分类标准，如果有敏感资料，审查共享策略和敏感度标签。

区分管理员角色与团队内的角色

成为团队所有者并不等于成为整个组织的 Teams 管理员。成员能否创建频道或应用也受团队和组织策略影响。执行创建或成员更改工作时需准备必要的管理权限，不会将管理员角色交给单纯参与者。内部用户还需确认其实际销售配置中是否包含使用 Teams 的权限。

创建团队并添加成员

1. 在 Teams 管理中心的 [团队] → [管理团队] 中搜索是否存在现有团队。组织允许时，用户也可在Teams应用中创建团队。
2. 在团队列表中点击“添加”，输入名称和描述，并选择公用或专用。如果希望扩展现有 Microsoft 365 组的协作，需要使用将该组连接到 Teams 的支持路径，而不是重复创建同名的新团队。

3. 在团队详细信息的 [成员] 中添加所有者和成员。所有者负责团队设置和成员管理，一般成员执行允许的协作任务。
4. 如果需要外部人员，请在邀请来宾之前确认其来宾邀请策略及该团队的用途，并在有限范围内添加。外部访问（聊天·会议）与以来宾身份加入团队是不同的设置。

5. 使用实际帐户确认普通用户是否可以访问频道和文件，以及来宾是否没有不必要的权限。组织策略的更改或权限的反映可能需要时间。

Microsoft 的 Teams 管理中心的团队管理说明 以及 所有者·成员角色文档 说明了团队列表及成员变更的位置。

选择团队名称后，打开详细信息的成员选项卡，添加负责人后，将其角色指定为所有者或成员。如果决定设置多个运营负责人，请确认所有者数量和帐户地址是否与计划一致。不要让即将离职的人成为唯一的所有者。创建后，可在列表中确认隐私设置、所有者、来宾数量及关联组ID，以区分类似团队。

与外部人员的聊天与来宾参与不同

外部访问是用于查找其他组织人员进行聊天或通话的功能。仅允许此功能并不意味着可以参与公司团队的频道或文件。来宾访问是将外部人员邀请到团队，参与被允许的资料和对话的方式，同时在组织目录中会生成用于外部协作的帐户。可在微软的外部与来宾访问比较中区分这两种范围。

邀请加入团队可能会影响团队层面的资料范围，如标准频道。首先决定合作方是否只需查看单个文件，或是否需要参与整个项目。如果团队中涉及敏感内部资料，建议考虑单独协作空间或受限文件共享。

1. 请与管理负责人确认组织的Teams来宾访问、Microsoft 365组、Entra外部协作及SharePoint共享策略是否允许。
2. 已获批准的团队所有者在 Teams 应用中打开团队的 ‘更多’→‘添加成员’，输入来宾的准确电子邮件地址。不要与名称相似的现有帐户混淆。
3. 确认要作为来宾添加的对象及名称，然后发送邀请。按照 微软的来宾添加流程，引导对方接受邀请。
4. 引导对方在 Teams 中切换到被邀请的组织进行访问，并打开实际频道和测试文件。发送邀请邮件和成功访问资料是不同的结果。

权限测试及邀请错误确认

确认一般成员是否能看到团队和标准频道，以及是否能打开和编辑所需文件。专用频道和共享频道，也要单独确认频道成员。外部人员要确认邀请的邮箱与登录帐户是否一致，并选择了正确的组织。

如果来宾未被搜索到或无法添加，请检查来宾邀请权限和策略和域限制。如果已发送邀请但文件无法打开，需调查 SharePoint 外部共享条件。由于策略和权限可能有延迟反映，请记录错误时间和消息，未确认原因前不要允许整个组织的外部共享。

如何检查正在运营中的权限

定期检查所有者、离职人员和长期未使用的来宾，并移除不必要的访问权限。当团队中有人被移除时，可能会影响与之关联的SharePoint默认网站访问权限，但不要假设单独授予的网站权限或共享链接会自动全部清理。敏感文件也请一并检查SharePoint的共享状态。

更换所有者时，操作顺序是：先将新负责人指定为所有者，并确认其可管理权限，然后降低或移除原负责人的角色。对于错误添加的人员，应在相应团队或频道中删除，并确认是否存在额外的文件共享。对于被团队移除但仍在其他团队工作的来宾，不会立即删除其整个目录帐户。

删除团队不同于移除一个人。由于可能影响关联的Microsoft 365组和网站数据的保留与恢复，应先审查终止策略。