Microsoft 365 / Cómo se conectan Teams, los grupos de Microsoft 365 y los sitios de SharePoint

Cuando se crea un equipo en Microsoft Teams, su membresía se administra a través de un grupo de Microsoft 365, y los archivos de los canales estándar se almacenan en el sitio de SharePoint conectado. Comprender la ubicación real de almacenamiento y la estructura de permisos le ayuda a gestionar los archivos que ve en Teams. Estos son servicios distintos con recursos conectados.

Roles de los tres componentes

Según la documentación de Microsoft sobre la integración de Teams y SharePoint, cada canal estándar utiliza una carpeta dentro del sitio principal de SharePoint del equipo. Los canales privados y compartidos utilizan sitios de canal separados; por tanto, no se debe suponer que tienen los mismos permisos de acceso que los canales estándar.

¿Qué sucede cuando se crea un equipo?

1. Durante el proceso de creación del equipo, se crea un nuevo grupo de Microsoft 365 o se conecta un grupo existente al equipo.
2. La relación propietario-miembro del equipo se conecta con el grupo, y el sitio de equipo de SharePoint predeterminado se usa como almacenamiento de archivos.
3. Los archivos subidos a un canal estándar se gestionan dentro de la biblioteca de documentos del sitio conectado. Los archivos en canales privados o compartidos se almacenan en un sitio de canal separado.

Teams y SharePoint pueden mostrar el mismo archivo almacenado: editarlo o eliminarlo desde una interfaz puede afectar a lo que aparece en la otra. Compruebe el sitio y la biblioteca reales antes de actuar. Los archivos subidos a un chat individual o de grupo se almacenan en el OneDrive for Business de quien los sube y se comparten con esa conversación; no se convierten automáticamente en archivos del canal ni pertenecen a un OneDrive personal de consumo. La guía de Microsoft sobre el almacenamiento de archivos en Teams distingue los archivos de canal de los archivos de chat.

¿Dónde se almacenan los archivos de cada tipo de canal?

Por ejemplo, si un equipo de proyecto de producto tiene canales estándar para “Planificación” y “Diseño”, los dos canales usan diferentes carpetas en el mismo sitio subyacente. Simplemente crear un canal de diseño no significa que solo los diseñadores puedan acceder a ese archivo. Si se trata de una negociación de contrato manejada por solo cierto personal, necesita determinar si es necesario un límite de acceso separado, como un canal privado.

Los canales compartidos son diferentes de agregar personas externas como invitados a todo el equipo. Dado que la participación externa también implica configuraciones de colaboración entre organizaciones, no interprete el nombre “compartido” como que puede enviar un enlace a cualquiera. La configuración de privacidad de un equipo y la configuración de privacidad de un canal también son niveles diferentes.

La tabla describe el límite de membresía predeterminado, no todas las posibles concesiones de uso compartido de archivos. Según la configuración de uso compartido de SharePoint permitida, archivos o carpetas individuales pueden tener enlaces o permisos separados; acceder a un archivo no convierte a alguien en miembro de la conversación del canal. Microsoft documenta estas consideraciones de acceso a archivos para canales privados. Los archivos de canales compartidos tienen límites adicionales: compartir con una persona externa que no sea miembro del canal no se admite. La participación externa en el canal utiliza Microsoft Entra B2B (business-to-business) direct connect y requiere la configuración relevante entre organizaciones (tenants); esto es diferente de agregar una cuenta de invitado al equipo. Consulte la guía de acceso a canales compartidos de Microsoft.

¿Dónde se deben cambiar los permisos?

Gestione la pertenencia al equipo principalmente desde Teams o desde el grupo de Microsoft 365 conectado. Una persona con permisos independientes en el sitio de SharePoint puede abrir el sitio sin ser miembro del equipo de Teams. Microsoft recomienda gestionar la pertenencia desde Teams para estos sitios; la documentación sobre permisos de SharePoint y pertenencia a Teams explica esta relación.

En particular, los miembros de canales privados o compartidos en el sitio deben ser gestionados en el respectivo canal en Teams. No se manejan como sitios regulares donde los miembros pueden ser cambiados de forma independiente en SharePoint. Por otro lado, si agrega a alguien como visitante del sitio que solo tiene acceso de lectura a los documentos en el sitio de equipo predeterminado, esa persona no se convertirá automáticamente en un miembro que pueda ver la conversación del equipo. Al usar permisos de excepción, registre por qué es necesario para que no se pase por alto durante futuras revisiones de acceso.

Cómo verificar la ubicación real del almacenamiento de archivos

1. En Teams, seleccione el equipo y el canal para investigar. Dado que puede haber múltiples canales con el mismo nombre en diferentes equipos, también registre el nombre del equipo.
2. Abra el área de archivos del canal. Dependiendo de la versión del cliente, puede aparecer como Files o Shared en la interfaz en inglés Distíngalo de la lista de archivos adjuntos en el chat.
3. Seleccione Abrir en SharePoint y verifique la dirección del sitio, la biblioteca y las carpetas abiertas en el navegador. Ver la URL del archivo sirve como base para determinar la ubicación real.
4. Verifíquelo también en otros canales estándar del mismo equipo. Se espera que la dirección base del sitio sea la misma, con carpetas que difieran según el canal. Compruebe si los canales privados o compartidos están vinculados a sitios separados.
5. Sin cambiar la configuración, visualice el archivo y luego registre el equipo, el tipo de canal, la dirección del sitio y el administrador responsable en el registro de trabajo. No ponga la dirección real del archivo privado en documentos que se compartirán externamente.

Esta verificación no es una acción donde el administrador copie el archivo para moverlo a otro sitio. Primero es un proceso para distinguir si el mismo archivo se está viendo en las pantallas de Teams y SharePoint. Si es el mismo archivo, las modificaciones o eliminaciones en un lado se reflejarán en la otra pantalla, por lo que no elimine el original con fines de prueba.

Si se necesita un nuevo equipo o se necesita un canal

Un nuevo equipo es adecuado cuando se requieren límites de miembros separados, propietarios y un sitio. Si los mismos miembros trabajan juntos y solo se divide el tema, agregar canales estándar a un equipo existente puede simplificar la gestión. Si se necesita un espacio visible solo para ciertas personas, considere un canal privado, pero tenga en cuenta que se requerirá un sitio separado y la gestión de permisos. Para los canales compartidos, revise también los requisitos de colaboración externa y las políticas organizativas.

Si el archivo se abre pero el equipo no es visible, o viceversa

• Solo se abre el archivo del sitio: Verifique si tiene permiso directo para el enlace o el sitio de ese archivo. El acceso al sitio y la inscripción como miembro del equipo no son lo mismo.
• Puede ver el equipo, pero no hay un canal específico: Verifique si está incluido como miembro de canales privados o compartidos. Ser propietario de un equipo no le da automáticamente acceso a todas las conversaciones privadas y archivos como un miembro regular.
• Los canales son visibles, pero el acceso a archivos falla: Compare la cuenta/organización con el sitio real y verifique las restricciones de uso compartido de SharePoint, las políticas y el estado de sincronización de permisos.
• Los exempleados todavía pueden acceder a los archivos: Investigue si existen permisos de sitio separados o enlaces de archivos que permanecen fuera de la membresía del equipo. No considere que la revocación de acceso esté completa después de verificar solo una lista de miembros.

No intente resolver el problema haciendo que todo el sitio sea público o creando un nuevo sitio para copiar contenido. Los problemas de los miembros deben resolverse en Gestión de propietarios/miembros de equipos, y los problemas de compartición de contenido deben abordarse en Permisos de SharePoint y alcance de compartición según la causa.

Antes de eliminar un equipo o cambiar su grupo, verifique los efectos en el correo conectado, calendarios, sitios y archivos. Los recursos que no son visibles en la pantalla actual aún pueden estar vinculados. Para eliminar a una persona, cambie la membresía o el acceso relevante en lugar de eliminar el equipo. Cuando un proyecto termina, primero decida quién asumirá la propiedad, qué registros deben conservarse y si se debe archivar el equipo. Organizar la interfaz de Teams y eliminar los datos conectados son operaciones diferentes.