Microsoft 365 / Buzón de usuario, buzón compartido o alias: ¿cuál usar?

Use un buzón de usuario para el correo electrónico y calendario de un empleado. Si varias personas necesitan leer y responder correos en la misma dirección, use un buzón compartido. Si una persona necesita recibir correo en otra dirección además de su buzón existente, use un alias. Los tres métodos difieren en la cantidad de bandejas de entrada, el método de inicio de sesión y los permisos de envío.

Diferencias entre buzón y alias

Al observar los tipos de destinatarios de Exchange Online de Microsoft y la guía sobre cómo agregar direcciones de correo electrónico, los mensajes recibidos a través de un alias llegan al buzón existente. Un alias no es una solución para situaciones que requieren una lista de destinatarios independiente o un buzón separado.

¿Qué debe elegirse dependiendo de la situación?

• Un empleado necesita un correo electrónico personal: Use una cuenta de usuario y un buzón de usuario. Planifique la salida y la entrega para que los datos personales se manejen por separado.
• Las direcciones como support@ son manejadas por varias personas: Considere un buzón compartido. Los permisos de lectura y envío deben establecerse de manera individual.
• Es suficiente si sales@ llega a la dirección existente de una persona: Puede agregar un alias a un buzón de usuario existente. Si la persona responsable cambia con frecuencia o se requiere manejo conjunto, un buzón compartido puede ser más adecuado.
• Distribuir correos de anuncio a múltiples destinatarios: Considere si un grupo de correo es más apropiado que un buzón separado.

¿Puede la dirección principal ser gestionada por una sola persona?

Por ejemplo, si las "consultas de eventos" las maneja solo un empleado y no hay necesidad de transferir correos electrónicos anteriores por separado, puede comenzar con un alias del buzón de correo de ese empleado. Sin embargo, si la persona a cargo cambia de turno o varias personas necesitan responder, tener los correos del alias mezclados con el buzón personal se convierte en un problema. En este caso, gestionar el historial de trabajo en un buzón de correo compartido independiente es más adecuado para el propósito.

Incluso si mueve el alias a otro empleado, los mensajes anteriores del buzón original no se trasladan junto con él. Distinga entre el hecho de que la dirección es la misma y el hecho de que los datos almacenados son los mismos. La frecuencia con la que ocurren cambios de personal y si se deben conservar continuamente los registros de respuesta a los clientes son criterios para tomar decisiones tan importantes como el costo.

Si solo necesita distribuir mensajes a varias personas, compare también los grupos de distribución y los grupos de Microsoft 365. Entregar una copia a cada persona no equivale a trabajar en una bandeja de entrada compartida. Un buzón compartido no es un sistema completo de asistencia con asignación de tareas y prevención de respuestas duplicadas; por ello, los responsables deben acordar reglas de gestión.

¿Es siempre gratuita la licencia de un buzón compartido?

No. La guía de Microsoft sobre buzones compartidos explica que un buzón compartido se puede usar sin una licencia de buzón separada bajo las condiciones básicas, pero la capacidad adicional y funciones como archivado y retención por litigio pueden requerir licencias. Los miembros también necesitan sus propias cuentas de usuario y los derechos de servicio requeridos. Verifique el uso real y los términos de licencia actuales antes de tomar una decisión.

Específicamente, el límite de almacenamiento predeterminado para un buzón compartido sin una licencia separada es de 50 GB, y cada usuario que acceda a él debe usar su propio buzón de Exchange Online con licencia. Para superar los 50 GB y usar hasta el límite de 100 GB, asigne una licencia de Exchange Online Plan 2 al buzón compartido. Los buzones de archivo, la retención por litigio y las características avanzadas de cumplimiento tienen cada uno condiciones separadas que deben verificarse. No calcule el presupuesto pensando simplemente "es gratis porque es un buzón compartido".

Mantenga el inicio de sesión directo bloqueado para la cuenta de usuario asociada con un buzón compartido. En lugar de compartir la contraseña de la cuenta compartida con otros, otorgue permisos de delegado a la cuenta de cada persona. No otorgue acceso a buzones compartidos a cuentas de correo electrónico personales externas como si fueran delegados internos.

Verifique el tipo de dirección actual

1. Busque la dirección en el Centro de Administración de Exchange [Destinatarios] → [Buzones]. Verifique si es un buzón de usuario o un buzón compartido.

2. Verifique las direcciones principales y adicionales en la lista de direcciones de correo electrónico del buzón de destino. Tener direcciones adicionales no significa que se haya creado un nuevo buzón.
3. Si es un buzón compartido, también verifique los permisos de delegado. Tener solo permisos de lectura o de administración no significa que pueda enviar desde esa dirección.

Si la dirección no está en la lista, también debe verificar si es un alias de correo o una dirección de grupo. Los buzones de usuario y los buzones compartidos pueden aparecer juntos en la lista de buzones, pero los alias se encuentran en la lista de direcciones del buzón correspondiente. Si la dirección deseada ya está registrada en un objeto de destinatario diferente, no se puede crear inmediatamente un nuevo buzón con la misma dirección.

Agregue un alias y verifique el resultado

Este es el procedimiento cuando solo se necesita una dirección de correo electrónico adicional para un buzón de usuario existente. Necesita permiso para administrar las direcciones del destinatario y un dominio verificado. Registre la lista de direcciones principales y adicionales antes de realizar cambios.

1. En el Centro de administración de Exchange → Destinatarios → Buzones, seleccione el usuario objetivo. Confirme que es la misma persona revisando las direcciones de correo electrónico completas.
2. Abra General → Direcciones de correo electrónico → Administrar tipos de direcciones de correo electrónico y verifique la dirección principal existente y el alias. El nombre del menú puede variar ligeramente según la traducción o la pantalla.
3. Seleccione Agregar tipo de dirección de correo electrónico, elija SMTP (Protocolo simple de transferencia de correo) e ingrese el alias y el dominio. SMTP es el tipo de dirección de correo electrónico utilizado para el correo electrónico común de internet. Distinga si está cambiando la dirección de respuesta predeterminada o solo agregando un alias, luego guarde.
4. Ábralo de nuevo para verificar si la dirección ha sido guardada, y envíe un correo desde una dirección de prueba externa al nuevo alias. El resultado esperado es que llegue al mismo buzón de la bandeja de entrada existente.
5. Después de responder, también verifique la dirección del remitente que se muestra al destinatario. Poder recibir correo con un alias no garantiza automáticamente enviar con ese alias. Revise la configuración organizacional y el soporte en el cliente de Outlook que está usando por separado.

Si no puede modificar la dirección en una cuenta sincronizada, siga el procedimiento de gestión del directorio original. Si el alias es incorrecto, elimine únicamente la dirección añadida en esta ocasión y conserve la dirección principal existente. Tenga en cuenta que es posible que no reciba correos enviados a la dirección eliminada, por lo que si se trata de una dirección pública, también considere la orientación a usuarios/clientes y vías alternativas de entrega.

Cosas que verificar antes de mover la dirección a otro buzón

En el plan para cambiar la dirección, incluya las entidades actualmente conectadas, el destino al que se va a mover, la transferencia de correos electrónicos pasados, los permisos de envío y los tiempos de prueba juntos. Si desea convertir un buzón de usuario en un buzón compartido, verifique la capacidad y las condiciones de retención, luego manéjelo vinculándolo con el procedimiento de entrega del correo de empleados que dejan la organización (coreano). No proceda eliminando primero la licencia o la cuenta de usuario.

Si ha seleccionado un buzón compartido, configure los permisos de lectura y envío por separado en crear un buzón compartido y otorgar permisos . Después de la conversión, se debe verificar por separado el acceso a los correos electrónicos pasados y la recepción/respuesta de nuevos correos para determinar si la transferencia está completa.