Microsoft 365 / Configurar permisos del sitio de SharePoint y gestionar el uso compartido externo

Los permisos del sitio de SharePoint determinan quién puede acceder al sitio, y la configuración de uso compartido externo limita el alcance del uso compartido de contenido con personas fuera de la organización. Si es un sitio conectado a un equipo, también debe verificar la relación con los miembros de Teams / Microsoft 365. Los permisos del sitio y los enlaces de uso compartido no son los mismos ajustes.

Estructura para verificar antes de cambiar los permisos

• Verifique si el sitio es un sitio independiente o un sitio conectado a un grupo de Microsoft 365 / Teams.
• Verifique los grupos de acceso actuales y los permisos otorgados directamente, como propietarios, miembros y visitantes.
• Verifique si hay enlaces para compartir que se hayan creado por separado para archivos o carpetas.
• Verifique el alcance de uso compartido externo de SharePoint y OneDrive a nivel organizativo, así como la configuración de invitación de invitados de Microsoft Entra.

La guía de Microsoft sobre compartir y permisos en SharePoint recomienda gestionar la pertenencia a sitios conectados a grupos a través del grupo Microsoft 365 asociado, o a través de Teams cuando el sitio está conectado a un equipo. Dar permiso a alguien solo para el sitio no lo convierte automáticamente en miembro del equipo de Teams.

Propietarios, miembros, visitantes y herencia de permisos

En un sitio típico, los propietarios manejan la administración, los miembros manejan la edición y los visitantes manejan la visualización. Sin embargo, si hay permisos personalizados en un sitio existente, no determine los permisos reales solo por el nombre; revise la configuración. Los sitios de equipo conectados a grupos están vinculados a los propietarios y miembros de los Grupos de Microsoft 365, mientras que los sitios de comunicación se administran principalmente en torno a los grupos de SharePoint del sitio.

La herencia de permisos es una estructura donde las bibliotecas, carpetas y archivos siguen los permisos de su contenedor principal. Si se otorgan permisos diferentes a un solo archivo o se crea un enlace de compartición separado, se vuelve difícil comprender todo el acceso solo desde la lista del sitio. Al recibir una solicitud para 'eliminar el acceso de un empleado específico', es necesario revisar los tres caminos juntos: grupos del equipo o del sitio, permisos directos y enlaces de compartición.

La pertenencia a los sitios de canales privados y compartidos se gestiona desde Teams, como explica la relación entre Teams y SharePoint. No cambie esa pertenencia por separado desde SharePoint como si fuera un sitio independiente. Las responsabilidades también difieren: cambiar el nivel de uso compartido externo del sitio requiere el rol de administrador de SharePoint; ser propietario o administrador del sitio no permite modificar todas las políticas.

Ver y modificar permisos del sitio

1. Vaya a [Sitios] → [Sitios activos] en el centro de administración de SharePoint y busque el sitio deseado. Dado que puede haber sitios de canales con nombres similares, verifique tanto la URL como el tipo de sitio.

2. Verifique la relación entre administradores, propietarios y miembros en los detalles del sitio. Si es un sitio conectado a Teams, primero revise la lista de propietarios y miembros del equipo.
3. Agregue o elimine grupos o usuarios según el propósito del cambio. Si solo desea compartir un archivo específico, no otorgue acceso a todo el sitio y considere compartir el archivo en su lugar.
4. Use una cuenta de prueba para confirmar que solo el contenido esperado sea visible. Si los permisos se han ampliado, verifique también los enlaces de compartición anteriores y los permisos directos.

Ejemplo de cómo agregar a alguien para que solo vea el sitio

Supongamos un caso en el que otro departamento solo necesita leer el sitio del documento. Si no hay necesidad de participar en las conversaciones o calendarios de Teams, considere si es apropiado permitir solo la lectura del sitio en lugar de agregarlos como miembros generales del grupo. Los grupos de Microsoft 365 no proporcionan un rol de membresía solo de lectura, por lo que una concesión de lectura a nivel de sitio puede ser adecuada para este requisito.

1. Abra el sitio objetivo y verifique los grupos y permisos actuales en Configuración → Permisos del sitio.
2. Si es un sitio de comunicación, elija Compartir Sitio, y si es un sitio conectado a un grupo, seleccione la ruta apropiada como Agregar Miembros → Compartir Solo Sitio según el propósito. Use la ruta de miembros de Teams si la intención es la participación completa del equipo.
3. Seleccione los usuarios/grupos de seguridad exactos y designe el permiso Lectura. Revise la configuración de destino y de notificación antes de agregar. La Guía de Compartición de Sitios de Microsoft diferencia entre compartir con recursos del grupo y compartir únicamente el sitio.
4. Pida al usuario previsto o a un usuario de prueba autorizado que confirme que puede leer el documento de prueba, pero no editarlo. No deduzca sus permisos únicamente desde la vista del administrador.

Si desea mostrar solo un archivo, no comparta todo el sitio. En su lugar, configure los permisos de destino y de ver/editar en ese archivo específico. El enlace “Personas con acceso existente” se utiliza para enviar la ruta de acceso que ya tienen y es diferente del enlace utilizado para otorgar nuevos permisos.

Establecer el alcance de uso compartido externo

Un sitio no puede permitir un uso compartido externo más amplio que la organización. Revise primero la configuración organizativa. Después, en el centro de administración de SharePoint, seleccione el sitio y abra la pestaña Configuración → Más opciones de configuración de uso compartido. La guía de Microsoft sobre el uso compartido externo de un sitio explica cómo se relacionan ambos niveles.

Permitir el nivel Cualquiera no hace que el sitio sea públicamente anónimo. Permite que las personas con los permisos de compartición requeridos creen enlaces sin autenticación a archivos y carpetas elegibles; no da permiso a cualquier persona para crear enlaces. Un titular puede reenviar dicho enlace a otra persona. Si el trabajo está limitado a socios específicos, considere un enlace autenticado Personas específicas en su lugar. Algunas ubicaciones, incluidos los archivos de canales compartidos, no admiten enlaces "Cualquiera".

1. En el centro de administración de SharePoint, verifique el alcance máximo de la organización en Directivas (Policies) → Uso compartido (Sharing) . Si solo se necesita un sitio para esta tarea, primero revise si es necesario extenderlo a la configuración de toda la organización.
2. Sitios → Sitios activos , seleccione el sitio por su URL actual y vaya a Configuración → Más opciones de configuración de uso compartido .
3. Verifique el nivel de permisos, las restricciones de dominio, la expiración de invitados y el tipo de enlace predeterminado. Las opciones disponibles se ven afectadas por la configuración de la organización y otras políticas de colaboración externa.
4. Registre los valores anteriores, guarde solo los cambios necesarios y vuelva a consultar la configuración. Utilice un archivo de prueba sin información confidencial y cuentas aprobadas. Compruebe el acceso de un destinatario externo previsto y de una cuenta excluida que no tenga otros permisos. Un enlace de Personas específicas no debe conceder acceso nuevo a quien reciba el enlace reenviado. Un enlace de Cualquiera puede ser utilizable por otra persona que lo tenga sin iniciar sesión. Compare los resultados con el tipo de enlace y las políticas actuales.

Revocar acceso e investigar errores de uso compartido

Si no hay opciones de uso compartido externo, verifique las restricciones de la organización, el tipo de sitio, la invitación de invitados de Entra y las restricciones de dominio, y las políticas de grupo en orden. Si la invitación tuvo éxito pero no se puede abrir el archivo, verifique si el destinatario se autenticó con la dirección invitada y revise el almacenamiento real del archivo. Habilitar una configuración permitida en un sitio no anula todas las demás políticas.

Al revocar el acceso, limpie los enlaces innecesarios y los permisos directos en el panel Administrar acceso del archivo, y si el acceso es a través de un grupo, modifique también los miembros del grupo. Incluso si se elimina un enlace, los miembros con permiso del sitio aún pueden acceder. Quitar estos permisos de SharePoint no elimina las copias que ya se han descargado.

Si restringe la configuración, los enlaces externos existentes pueden no funcionar. Sin embargo, si vuelve a habilitar el uso compartido a nivel de organización, las configuraciones del sitio y los enlaces compartidos anteriores pueden comenzar a funcionar nuevamente, así que no confunda el bloqueo temporal con la eliminación permanente de enlaces. Si por accidente amplió el alcance, además de restaurar la política anterior, también debe verificar los enlaces e invitaciones que se crearon durante ese tiempo. Microsoft señala que los invitados generalmente pierden el acceso dentro de una hora después de que se restringe o desactiva el uso compartido externo; no suponga que cada cambio sea instantáneo. Su guía de uso compartido a nivel de organización también explica el acceso restaurado a los invitados después de que se vuelve a habilitar el uso compartido. Complete la verificación confirmando los resultados reales con cuentas de prueba permitidas y excluidas.