Microsoft 365 / Penyiapan karyawan baru: akun, lisensi dan akses

Untuk karyawan baru yang akan menggunakan Microsoft 365, buat akun, konfirmasi lokasi penggunaan dan lisensi yang diperlukan, berikan keanggotaan grup dan peran yang disetujui, dan verifikasi login pertama serta akses karyawan. Membuat akun saja tidak membuat layanan email dan kolaborasi siap digunakan. Mulailah dengan daftar persyaratan akses yang disetujui, kemudian periksa bahwa karyawan benar-benar dapat menggunakan layanan yang diperlukan.

Informasi yang harus diperoleh sebelum memulai

Konfirmasikan nama tampilan, nama login, dan alamat email karyawan baru yang akan digunakan, tanggal mulai, departemen, negara/wilayah kerja, aplikasi yang dibutuhkan, lingkup akses tim/ situs, dan peran admin dengan bagian sumber daya manusia (SDM) dan penanggung jawab pekerjaan. Juga pastikan tidak ada akun dengan nama yang sama atau alias yang sudah ada. Bahkan saat membuat beberapa akun sekaligus, jangan menyalin izin dan lisensi secara seragam; verifikasi sesuai dengan tugas pekerjaan.

Lisensi hanya dapat diberikan jika organisasi memiliki langganan dan lisensi yang tersedia. Lokasi penggunaan yang diterapkan pada pengguna ditentukan berdasarkan informasi kerja aktual, karena berkaitan dengan ketersediaan layanan. Anda dapat memeriksa menu dan kondisi izin saat ini dalam panduan Microsoft untuk menambahkan pengguna dan panduan untuk memberikan lisensi.

Membagi tanggung jawab permintaan, persetujuan, pelaksanaan, dan verifikasi

Permintaan untuk menyalin pengaturan rekan kerja di sebelahnya tidak menggantikan daftar izin yang disetujui: karyawan tersebut mungkin memiliki akses proyek sementara atau hak istimewa administratif. Untuk pekerja yang kembali dipekerjakan, periksa akun yang ada dan yang dihapus serta persyaratan transfer data sebelum membuat akun baru. Dalam organisasi yang menyinkronkan direktori lokal, tentukan terlebih dahulu direktori mana yang berwenang dan buat akun melalui proses yang disetujui tersebut.

Urutan pembuatan akun dan lisensi karyawan baru

1. Dengan antarmuka pusat admin Microsoft 365 berbahasa Inggris, buka Users → Active users pada tampilan dasbor. Cari nama masuk dan alamat yang akan digunakan, lalu periksa lisensi yang tersedia. Gunakan akun yang berwenang membuat pengguna, misalnya User Administrator dalam cakupan yang diizinkan. License Administrator dapat mengelola lisensi, tetapi tidak dapat membuat pengguna hanya dengan peran itu; lihat izin peran License Administrator Microsoft.
2. Pilih Add a user. Masukkan nama, nama pengguna, dan domain sesuai aturan organisasi, lalu tentukan lokasi penggunaan saat menetapkan lisensi produk. Periksa pengaturan kata sandi, termasuk kewajiban menggantinya pada proses masuk pertama untuk akun berbasis kata sandi ini. Jika organisasi menyinkronkan direktori sumber, ikuti proses pembuatan dan sinkronisasi yang disetujui alih-alih membuat akun cloud duplikat.
3. Pilih lisensi produk dan paket layanan yang diperlukan. Pilih berdasarkan fitur yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan, seperti mail, Teams, dan aplikasi desktop, dan jangan tetapkan produk yang tidak diperlukan hanya karena kebiasaan.
4. Periksa pengaturan, lalu pilih Finish adding. Buka kembali pengguna melalui Users → Active users → Licenses and Apps dan periksa produk serta paket layanan yang tersimpan. Penetapan lisensi dan penyiapan layanan merupakan proses terpisah; kotak surat mungkin masih disiapkan meskipun lisensi telah ditetapkan.

Tentukan metode pengiriman kata sandi awal dan metode verifikasi pengguna sebelum membuat akun. Minta pengguna untuk mengubah kata sandi dan mendaftarkan autentikasi selama login pertama mereka dan jangan meminta mereka untuk memberikan kata sandi baru atau kode autentikasi kepada administrator. Rute input terperinci dan cabang kesalahan dapat diperiksa dalam panduan pembuatan akun dan penugasan lisensi.

Bagaimana grup dan izin akses diberikan?

Grup keamanan dapat mengontrol akses aplikasi atau sumber daya dan ruang lingkup kebijakan; grup Microsoft 365 dapat menghubungkan sumber daya kolaborasi seperti Teams dan SharePoint. Dapatkan persetujuan dari bisnis dan pemilik sumber daya sebelum menambahkan karyawan. Jika lisensi berbasis grup, identifikasi penugasan mana yang langsung dan mana yang diwarisi, serta periksa produk atau paket layanan yang tidak kompatibel daripada menambahkan penugasan langsung tambahan untuk menutupi kesalahan. Panduan Microsoft untuk lisensi berbasis grup menjelaskan alur kerja penugasan dan pemecahan masalah.

Peran administrator diperlakukan secara terpisah dari izin pengguna umum. Hanya berikan izin minimum yang diperlukan untuk tugas yang ditugaskan, dan jika memungkinkan, pisahkan akun kerja umum dari akun administratif.

Untuk keanggotaan Teams, buka Teams admin center → Teams → Manage teams → tim yang dituju → Members, lalu tambahkan akun yang disetujui. Microsoft menjelaskan kontrol ini dalam panduan penetapan pemilik dan anggota tim. Untuk grup keamanan atau Microsoft 365, gunakan Teams & groups → Active teams & groups di pusat admin Microsoft 365. Jangan menjadikan pembaca dokumen SharePoint sebagai anggota penuh tim hanya agar sebuah file dapat diakses; keanggotaan dapat memberikan hak mengedit dan akses kolaborasi lain. Periksa izin baca dan delegasi pengiriman kotak surat bersama secara terpisah dari keanggotaan grup.

Urutan verifikasi untuk organisasi yang menggunakan lisensi berbasis grup

1. Pertama, periksa produk dan aplikasi yang terkait dengan grup lisensi untuk peran pekerjaan yang relevan. Untuk grup dinamis, pastikan juga bahwa atribut karyawan baru, seperti departemen, sesuai dengan aturan.
2. Tambahkan pengguna ke grup yang disetujui dan baca kembali daftar anggotanya. Jangan menganggap bahwa struktur bersarang di mana seorang pengguna hanya ditambahkan ke grup lain di dalam grup akan menyebarkan penugasan lisensi.
3. Periksa hasil penugasan yang sebenarnya di Billing → Licenses di bawah detail produk dan pengguna. Penambahan ke grup yang berhasil dan penugasan produk yang berhasil adalah status yang terpisah.
4. Jika penetapan lisensi gagal, buka Billing → Licenses → produk yang dimaksud → Errors & issues. Periksa apakah penyebabnya lisensi tidak mencukupi, lokasi penggunaan tidak valid, atau paket layanan yang bertentangan. Setelah memperbaiki penyebabnya, pilih Reprocess pada detail kesalahan pengguna dan periksa hasil penetapan ulang. Jangan menetapkan produk lain secara langsung hanya untuk menutupi kesalahan awal.

Pengguna dapat menerima lisensi melalui beberapa jalur; catat penetapan langsung dan grup yang memberikan lisensi turunan. Untuk memindahkan pengguna ke grup lisensi lain, tambahkan pengguna ke grup tujuan terlebih dahulu, pastikan lisensi baru sudah diterapkan, lalu keluarkan dari grup asal. Periksa penetapan lisensi dan pencabutan akses data secara terpisah.

Apa yang harus diperiksa sebelum login pertama

• Pastikan bahwa kata sandi awal dan metode pengiriman mematuhi prosedur keamanan organisasi, dan pandu pengguna untuk mengganti kata sandi pada login pertama.
• Jelaskan autentikasi multifaktor (MFA), yang memverifikasi identitas menggunakan lebih dari satu jenis faktor, dan beri tahu karyawan metode pendaftaran mana yang diizinkan oleh organisasi. Jelaskan juga persyaratan pendaftaran perangkat dan Akses Bersyarat. Berikan waktu untuk mempersiapkan metode autentikasi yang disetujui; administrator tidak boleh mengumpulkan kode verifikasi karyawan.
• Periksa alamat penerimaan email, akses tim/situs yang diperlukan, dan ketersediaan aplikasi dengan karyawan baru atau orang yang bertanggung jawab.
• Jika ada masalah, persempit penyebabnya dalam urutan hasil penugasan lisensi, keanggotaan grup, log masuk, dan status layanan.

Uji hari pertama kerja dan catatan penyerahan tugas

Sebagai contoh, gunakan pemeriksaan berikut saat melakukan onboarding pada perwakilan penjualan. Gunakan dokumen tanpa informasi pelanggan yang sebenarnya dan penerima email yang disetujui.

1. Karyawan baru masuk dengan akun perusahaan yang benar dan menyelesaikan pendaftaran serta autentikasi MFA. Jika pendaftaran PC perusahaan diperlukan, periksa juga persiapan perangkat dan hasil akses bersyarat.
2. Buka kotak surat di Outlook untuk web dan periksa pengiriman serta penerimaan uji internal dan eksternal. Jika menggunakan kotak surat bersama, periksa juga akses delegasi akun Anda dan identitas pengirim yang diizinkan.
3. Buka dokumen uji di tim/situs yang ditunjuk dan lakukan pembacaan serta pengeditan sesuai dengan tugas pekerjaan Anda. Hanya dengan bisa membuka tautan folder tidak berarti semua izin data sesuai.
4. Pasang dan aktifkan aplikasi desktop yang diperlukan dan simpan dokumen. Bedakan di mana kegagalan terjadi pada hak lisensi aplikasi, akses file, atau kebijakan perangkat.
5. Berikan karyawan dan kontak departemen catatan pemeriksaan yang telah selesai dan yang belum, beserta kontak dukungan. Catat siapa yang akan menghapus akses sementara dan membersihkan materi uji, serta kapan pekerjaan tersebut dijadwalkan selesai.

Jika langkah login gagal, periksa log login; jika hanya aplikasinya yang tidak terbuka, periksa lisensi dan persiapan layanan; jika hanya file tertentu yang tidak terbuka, periksa izin penyimpanan sebenarnya. Jangan terus-menerus membuat akun baru hanya karena karyawan baru tidak dapat login pada hari pertama mereka. Untuk grup atau peran yang salah ditugaskan, cabut hanya item tersebut dan juga verifikasi apakah akses kerja lainnya tetap ada.