Microsoft 365 / Configuração de novo funcionário: contas, licenças e acesso

Para um novo funcionário que usará o Microsoft 365, crie a conta, confirme o local de uso e as licenças necessárias, conceda as associações de grupos e funções aprovadas e verifique o primeiro login e acesso do funcionário. Apenas criar uma conta não torna os serviços de e-mail e colaboração prontos. Comece com uma lista aprovada de requisitos de acesso e, em seguida, verifique se o funcionário pode realmente usar os serviços necessários.

Informações a serem obtidas antes de começar

Confirme com os Recursos Humanos (RH) e os responsáveis de negócios o nome de exibição, nome de login e endereço de e-mail do novo funcionário a serem utilizados, data de início, departamento, país/região de trabalho, aplicativos necessários, escopo de acesso da equipe/site e função de administrador. Verifique também se não existem contas com o mesmo nome ou apelidos já existentes. Mesmo ao criar várias contas ao mesmo tempo, não copie uniformemente as permissões e licenças; verifique-as de acordo com as funções do cargo.

A organização precisa ter as assinaturas e licenças necessárias disponíveis. Defina o local de uso com base nas informações reais de trabalho, pois alguns serviços não estão disponíveis em todos os locais. Consulte o guia da Microsoft para adicionar usuários e o guia de atribuição de licenças para os menus e as permissões exigidas.

Dividindo responsabilidades de solicitação, aprovação, execução e verificação

Um pedido para copiar a configuração de um funcionário vizinho não substitui uma lista de permissões aprovada: esse funcionário pode ter acesso temporário a projetos ou privilégios administrativos. Para uma recontratação, inspecione as contas existentes e excluídas e os requisitos de transferência de dados antes de criar outra conta. Em uma organização que sincroniza um diretório local, primeiro determine qual diretório é autoritativo e crie a conta através desse processo aprovado.

Ordem de configuração de conta e licença para novo funcionário

1. Na exibição de painel do centro de administração do Microsoft 365, abra Usuários → Usuários ativos, procure o nome de login e os endereços pretendidos e confira as licenças disponíveis. Use uma conta autorizada a criar usuários, como um Administrador de Usuários dentro de seu escopo permitido. Um Administrador de Licenças pode gerenciar atribuições, mas essa função, por si só, não permite criar usuários; consulte as permissões da função Administrador de Licenças.
2. Selecione Adicionar um usuário. Digite o nome, nome de usuário e domínio, verifique as regras de nomenclatura da organização e defina o local de uso ao atribuir licenças de produto. Revise as configurações de senha, incluindo a exigência de troca de senha no primeiro login para esta conta baseada em senha. Se o locatário usar um diretório de origem sincronizado, siga seu processo aprovado de criação e sincronização em vez de criar uma conta em nuvem duplicada.
3. Selecione as licenças de produto e planos de serviço necessários. Escolha com base nos recursos realmente necessários para o trabalho, como e-mail, Teams e aplicativos de desktop, e não atribua produtos desnecessários por hábito.
4. Revise as configurações e selecione Concluir adição. Reabra o usuário em Usuários → Usuários ativos → Licenças e aplicativos e verifique os produtos e planos de serviço salvos. A atribuição de licença e o fornecimento de serviço são estados separados; uma caixa de correio ainda pode estar sendo preparada após a atribuição de uma licença.

Antes de criar a conta, defina como verificar a identidade do funcionário e entregar a senha inicial. O próprio funcionário deve alterar a senha e registrar seus métodos de autenticação no primeiro login, sem informar a nova senha nem códigos ao administrador. O guia de criação de contas e atribuição de licenças detalha os campos e as verificações em caso de erro.

Como os grupos e permissões de acesso são concedidos?

Grupos de segurança podem controlar o acesso a aplicativos ou recursos e o escopo de políticas; grupos do Microsoft 365 podem conectar recursos de colaboração como Teams e SharePoint. Obtenha aprovação da área de negócios e dos proprietários dos recursos antes de adicionar o funcionário. Se as licenças forem baseadas em grupo, identifique quais atribuições são diretas e quais são herdadas, e verifique se há produtos ou planos de serviço incompatíveis em vez de adicionar atribuições diretas extras para ocultar um erro. O guia da Microsoft sobre licenciamento baseado em grupos explica o fluxo de trabalho de atribuição e solução de problemas.

O papel de administrador é tratado separadamente das permissões gerais de usuário. Conceda apenas as permissões mínimas necessárias para as tarefas atribuídas e, se possível, separe contas de trabalho gerais de contas administrativas.

Para a associação em Teams, abra Centro de administração do Teams → Teams → Gerenciar equipes → equipe alvo → Membros e adicione a conta aprovada; a Microsoft documenta esses controles em seu guia para atribuição de proprietários e membros de equipe. Para grupos de segurança ou Microsoft 365, utilize Equipes e grupos → Equipes e grupos ativos no centro de administração do Microsoft 365. Não conceda a um leitor do SharePoint a associação completa à equipe apenas para tornar um arquivo acessível, pois a associação pode conceder acesso para edição e outras colaborações. Verifique a leitura de caixa de correio compartilhada e a delegação de envio separadamente da associação ao grupo.

Sequência de verificação para organizações que usam licenças baseadas em grupo

1. Primeiro, verifique os produtos e aplicativos associados ao grupo de licenças para o cargo relevante. Para grupos dinâmicos, também garanta que os atributos de novos funcionários, como departamento, correspondam às regras.
2. Adicione o usuário ao grupo aprovado e leia a lista de membros novamente. Não assuma que uma estrutura aninhada, onde um usuário é adicionado apenas a outro grupo dentro do grupo, irá propagar as atribuições de licença.
3. Verifique os resultados reais da atribuição em Faturamento → Licenças sob os detalhes do produto e do usuário. A adição bem-sucedida a um grupo e a atribuição bem-sucedida de produto são estados separados.
4. Se a atribuição falhar, abra Faturamento → Licenças → o produto → Erros & problemas. Verifique o usuário afetado quanto a quantidade insuficiente de licenças, local de uso inválido ou planos de serviço conflitantes. Corrija a causa e, em seguida, selecione Reprocessar nos detalhes do erro do usuário e verifique novamente a atribuição resultante. Não atribua diretamente outro produto apenas para ocultar o erro original.

Um usuário pode receber licenças por vários caminhos; registre as atribuições diretas e os grupos de origem das atribuições herdadas. Para movê-lo a outro grupo de licenças, adicione-o primeiro ao grupo de destino, confira se a nova licença foi aplicada e só então remova-o do grupo anterior. Verifique separadamente a atribuição de licenças e a revogação do acesso aos dados.

O que verificar antes do primeiro login

• Certifique-se de que a senha inicial e o método de entrega estejam em conformidade com os procedimentos de segurança da organização e oriente o usuário a alterar a senha no primeiro login.
• Explique a autenticação multifator (MFA), que verifica a identidade usando mais de um tipo de fator, e informe ao funcionário quais métodos de registro a organização permite. Explique também quaisquer requisitos de registro de dispositivo e de Acesso Condicional. Permita tempo para preparar um método de autenticação aprovado; os administradores não devem coletar os códigos de verificação do funcionário.
• Verifique o endereço de recebimento de e-mail, o acesso necessário à equipe/site e a disponibilidade de aplicativos com o novo funcionário ou com a pessoa responsável.
• Se houver um problema, reduza a causa na seguinte ordem: resultados da atribuição de licenças, participação em grupos, registros de login e status do serviço.

Teste do primeiro dia de trabalho e registros de transferência

Por exemplo, use as seguintes verificações ao integrar um representante de vendas. Use documentos sem informações reais de clientes e destinatários de e-mail aprovados.

1. O novo funcionário faz login com a conta da empresa correta e conclui o registro e a autenticação MFA. Se o registro do PC da empresa for necessário, verifique também a preparação do dispositivo e os resultados do acesso condicional.
2. Abra a caixa de correio no Outlook na web e verifique o envio e recebimento de testes internos e externos. Se estiver usando uma caixa de correio compartilhada, também verifique o acesso de delegação da sua conta e a identidade do remetente permitida.
3. Abra documentos de teste na equipe/site designado e realize a leitura e edição de acordo com suas funções. Apenas conseguir abrir links de pastas não significa que todas as permissões de dados são apropriadas.
4. Instale e ative os aplicativos de desktop necessários e salve os documentos. Identifique onde ocorrem falhas entre direitos de licença dos aplicativos, acesso a arquivos e políticas do dispositivo.
5. Forneça ao funcionário e ao contato do departamento um registro das verificações concluídas e pendentes, juntamente com o contato de suporte. Registre quem removerá o acesso temporário e limpará os materiais de teste, e quando esse trabalho deve ser realizado.

Se a etapa de login falhar, verifique o log de login; se apenas o aplicativo não abrir, verifique a licença e a preparação do serviço; se apenas um arquivo específico não abrir, verifique as permissões reais de armazenamento. Não crie repetidamente novas contas apenas porque um novo funcionário não consegue fazer login no seu primeiro dia. Para grupos ou funções atribuídos incorretamente, revogue apenas aquele item e também verifique se outros acessos de trabalho permanecem disponíveis.