Microsoft 365 / Compartir archivos de OneDrive y recuperar archivos eliminados o sobrescritos

Para compartir un archivo de OneDrive de trabajo o escuela, seleccione Compartir y especifique quién puede acceder a él; para recuperar un archivo eliminado, comience con Papelera de reciclaje en el sitio web de OneDrive. Prefiera enlaces para personas específicas cuando solo los destinatarios nombrados necesiten acceso. Las opciones de recuperación dependen del estado del archivo, el período de retención y las políticas de la organización.

Esta guía cubre cuentas de OneDrive de trabajo o escuela. Si existen tanto OneDrive personal como OneDrive de trabajo en la misma PC, primero revise la cuenta de inicio de sesión del navegador y el propietario real del archivo. Eliminar un archivo de una carpeta de OneDrive sincronizada también puede eliminar su copia en la nube. Por lo tanto, la sincronización no proporciona una copia de seguridad independiente.

Elija el alcance de uso compartido y los permisos

• Destinatario: Decida si es necesario para una persona específica, alguien dentro de la organización, un titular de permiso existente o cualquier persona con el enlace.
• Permiso: Decida si permitir solo la visualización o también permitir la edición. Los permisos de edición de carpetas pueden incluir la capacidad de mover o eliminar archivos dentro.
• Duración: Si la uso compartido externa es temporal, planifique la expiración del enlace o la revocación del acceso.
• Ubicación del almacenamiento: Si el archivo necesita ser gestionado de forma conjunta por el departamento, un sitio de equipo de SharePoint puede ser más adecuado que un OneDrive individual.

Según la guía de Microsoft para compartir archivos de OneDrive, las opciones de vínculo y los permisos de edición o descarga varían según el tipo de cuenta y la configuración de la organización. Si una opción aparece atenuada, puede deberse a una directiva del administrador y no a un error del usuario.

Compartir un archivo con personas específicas

1. En el sitio web de OneDrive de su trabajo, seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Compartir.
2. En la configuración de enlace, seleccione Determinadas personas y establezca los permisos de visualización o edición. Verifique la política de su organización para ver si se pueden agregar personas externas.

3. Después de especificar los destinatarios y enviar el enlace, verifique Administrar acceso para ver quién puede acceder a él. Elimine los enlaces que ya no sean necesarios.

Verifique el acceso compartido y revóquelo cuando sea necesario

Por ejemplo, si un representante de un socio solo necesita revisar una propuesta, seleccione Determinadas personas con permiso de visualización para ese archivo. Otorgar permisos de edición a toda la carpeta puede permitir el acceso a archivos innecesarios, incluida la posibilidad de modificarlos o eliminarlos. Revise el contenido sensible dentro de los archivos y el alcance de las carpetas antes de compartir.

Verifique si el destinatario puede abrir el enlace con la identidad de correo invitada y leer el contenido, y si no se necesita edición, asegúrese de que la edición no esté permitida. No asuma que otorgar permisos de visualización bloquea automáticamente las descargas. Verifique si las restricciones de descarga, caducidad, etc., se proporcionan realmente de acuerdo con el tipo de archivo, el tipo de enlace y la política organizacional.

Revise los enlaces en Administrar acceso y el acceso directo por separado. Para terminar el acceso de una persona específica, elimine los enlaces innecesarios o revoque los permisos directos, y también verifique si podrían acceder a través de otros enlaces o grupos. El enlace Usuarios con acceso existente no cambia los permisos existentes. Las copias ya descargadas no se recuperarán al dejar de compartir.

Elija un método de recuperación para un archivo perdido o dañado

Si perdió un archivo compartido por otra persona, simplemente buscar en su propia Papelera de reciclaje podría no resolverlo. Necesita revisar el OneDrive del propietario original o el almacenamiento de SharePoint donde se encuentra el archivo real. Si se sospecha una pérdida masiva como ransomware, controle la causa de los cambios continuos antes de restaurar y determine el punto de recuperación con el administrador.

Restaurar archivos eliminados

1. Primero, busque para confirmar si el archivo fue realmente eliminado y verifique si se movió a una ubicación incorrecta o si el estado de sincronización ha cambiado.
2. En el sitio web de OneDrive, seleccione el archivo en Papelera de reciclaje y haga clic en Restaurar.

3. Verifique si el archivo ha regresado a su ubicación original y si su contenido y permisos son los esperados. Si es un archivo compartido por otra persona, es posible que deba revisar OneDrive del propietario original.

La guía de Microsoft para recuperar archivos eliminados de OneDrive explica el período de recuperación de la papelera de reciclaje y sus límites para las cuentas profesionales o educativas. Ante daños generalizados o cambios no deseados, Restaurar tu OneDrive permite deshacer la actividad de archivos y carpetas de los últimos 30 días si se dispone de la suscripción necesaria de Microsoft 365. En una cuenta profesional o educativa, abra Configuración y luego Restaurar OneDrive; revise la lista de actividad y el punto de restauración antes de confirmar. La operación también puede deshacer cambios correctos y trasladar los elementos recién creados a la papelera. No recupera los elementos eliminados de forma permanente. Inicie la recuperación a tiempo: los archivos eliminados permanentemente o que superan el período de retención de la organización podrían no recuperarse.

Los archivos eliminados en cuentas de trabajo o escolares generalmente tienen un período de recuperación de 93 días, aunque esto puede variar según la configuración del administrador. No confunda esto con los 30 días predeterminados para cuentas personales. Los archivos que se eliminan permanentemente de la papelera de reciclaje no se pueden restaurar mediante la recuperación normal de la papelera de reciclaje. Al intentar recuperar archivos, no vacíe la papelera de reciclaje y seleccione solo los elementos necesarios para restaurar.

Por ejemplo, si restauró un archivo de presupuesto desde la carpeta Documentos, compruebe tanto el nombre como la carpeta original, el contenido y los permisos de uso compartido. Si ya existe un archivo con el mismo nombre o se ha eliminado la carpeta original, lea las indicaciones y resuelva los posibles conflictos. Los archivos solo en línea que no aparecen en la Papelera de reciclaje de Windows pueden seguir disponibles en la papelera de OneDrive en la web; una papelera local vacía no descarta la recuperación.

Restaurar un archivo sobrescrito a una versión anterior

1. En OneDrive en la web, seleccione el archivo actual y abra Historial de versiones desde Más opciones o haciendo clic derecho.
2. Verifique la hora y el contenido de la versión antes de que ocurriera el problema. Controle tanto el contenido como la hora de modificación. Conserve por separado cualquier cambio reciente que aún necesite antes de restaurar.
3. Para la versión que desea, abra su menú Más opciones y seleccione Restaurar. La versión seleccionada se convierte en la actual; la versión que era actual previamente permanece en el historial de versiones.
4. Vuelva a abrir el archivo para comprobar el contenido necesario y el acceso compartido. Si hay errores, compárelo con otros puntos en el historial de versiones e informe a los editores concurrentes de los resultados.

El uso y la conservación del historial de versiones está influenciado por la configuración organizacional. Si no hay versión o ha desaparecido el punto necesario, no repita la misma operación y contacte al administrador. Para los pasos detallados del historial de versiones, incluyendo la opción del Explorador de Archivos, consulte el procedimiento de restauración de versiones anteriores de Microsoft. No revierta todo OneDrive por un error en un solo archivo.

Cuando un administrador necesita ayudar

Si las opciones de uso compartido externo no son visibles, verifique la configuración de uso compartido de OneDrive en el centro de administración de SharePoint y cualquier restricción específica del usuario. Si OneDrive o la cuenta de un empleado que se ha ido ya ha sido eliminada, el proceso es diferente al de restaurar desde la papelera de reciclaje regular, por lo que primero debe verificar el estado de retención de acuerdo con las instrucciones para restaurar un OneDrive eliminado. El período de retención después de eliminar una cuenta de usuario y el período de la papelera de reciclaje de archivos son ciclos de vida diferentes. Proporcione al administrador la cuenta del propietario, la dirección real del archivo o del sitio, la hora estimada de eliminación, el último estado normal y cualquier método que ya se haya intentado. Después de la recuperación, decida si conservar los materiales de trabajo en el OneDrive laboral de un empleado individual o transferirlos a SharePoint gestionado por el departamento.