Microsoft 365 / Creare un team di Teams e gestire proprietari, membri e ospiti

Per creare un team come amministratore, apri Teams → Gestisci team → Aggiungi nel centro di amministrazione di Teams, quindi assegna i proprietari e i membri appropriati. Decidi l'ambito di collaborazione e i proprietari responsabili prima di crearlo e rivedi regolarmente quei ruoli. Anche gli inviti degli ospiti dipendono dalle politiche di collaborazione esterna della tua organizzazione.

Pianifica prima di creare un team

• Decidi se il lavoro può essere gestito in un canale di un team esistente o se è necessaria una lista separata di membri e un sito di file.
• Considera di avere più proprietari per la responsabilità di gestione dopo il completamento del progetto. Nomina una persona responsabile del passaggio di consegne per evitare di avere team senza proprietari.
• Decidi se il team sarà pubblico o privato e se è necessaria la collaborazione esterna. I team pubblici possono avere maggiore visibilità e partecipazione all'interno dell'organizzazione.
• Decidi il nome del team, la descrizione e i criteri di classificazione, e rivedi le politiche di condivisione e le etichette di riservatezza se ci sono materiali sensibili.

Distingui tra ruoli di amministratore e ruoli all'interno del team

Essere proprietario di un team non significa diventare amministratore per Teams in tutta l'organizzazione. La possibilità per i membri di creare canali o aggiungere app è anche influenzata dalle politiche del team e dell'organizzazione. Utilizzare le autorizzazioni del proprietario del team o il ruolo di amministratore dell'organizzazione appropriato al compito; non assegnare un ruolo di amministratore dell'organizzazione solo per consentire a qualcuno di partecipare. Gli utenti interni dovrebbero anche verificare se i diritti di utilizzo di Teams sono inclusi nella configurazione effettivamente acquistata.

Crea un team e aggiungi persone

1. Nel centro di amministrazione di Teams, cerca i team esistenti sotto [Teams] → [Gestisci team]. Ci sono anche organizzazioni che consentono agli utenti di crearli dall'app di Teams.
2. Per un nuovo team, seleziona Aggiungi, inserisci il suo nome e la descrizione e scegli l'accesso pubblico o privato. Per riutilizzare un gruppo Microsoft 365 esistente, utilizza il percorso dell'app Teams Nuovi elementi → Nuovo team → Altre opzioni di creazione del team → Da un gruppo, quindi seleziona un gruppo idoneo di cui sei proprietario e che non ha già un team. Questo collega il gruppo esistente invece di creare un team duplicato con lo stesso nome. La guida di Microsoft per creare un team da un gruppo esistente spiega le condizioni di idoneità e i punti di accesso del client.

3. In [Membri] dei dettagli del team, aggiungi proprietari e membri. I proprietari gestiscono le impostazioni del team e la gestione dei membri, mentre i membri normali svolgono le attività collaborative consentite.
4. Se sono necessarie persone esterne, verificare la politica di invito degli ospiti e lo scopo di quel team prima di aggiungerle in un ambito limitato. L'accesso esterno (chat/riunione) e la partecipazione a un team come ospite sono impostazioni diverse.

5. Chiedi ad alcuni membri e ospiti scelti per la prova di accedere con i propri account e verificare i canali e i file previsti. Controlla che gli ospiti raggiungano le risorse consentite e che l’ambito di accesso corrisponda allo scopo approvato. Attendi l’applicazione delle modifiche ai criteri e alle autorizzazioni prima di ripetere una verifica non riuscita.

La guida Microsoft alla gestione dei team nel centro di amministrazione Teams e la documentazione sui ruoli di proprietario e membro spiegano dove trovare i team e come gestirne i membri.

Seleziona il nome del team per aprire la scheda Membri (Members) in dettaglio, aggiungi la persona responsabile e assegna il ruolo di proprietario o membro. Se prevedi di avere più responsabili delle operazioni, assicurati che il numero di proprietari e gli indirizzi degli account corrispondano al tuo piano. Non lasciare che un dipendente che sta per andare via sia l'unico proprietario. Dopo aver creato il team, controlla la sua privacy, i proprietari e il numero di ospiti nella lista dei team o nei dettagli per differenziarlo da team simili.

L'accesso esterno e la partecipazione degli ospiti sono diversi

L'accesso esterno è una funzione utilizzata per trovare persone di altre organizzazioni con cui chattare o chiamare. Consentire solo questo non fornisce l'accesso ai canali o ai file del team della tua azienda. L'accesso come ospite è il metodo per invitare persone esterne al team a partecipare ai materiali e alle conversazioni consentite, creando un account di collaborazione esterna nella directory dell'organizzazione. Il confronto di Microsoft tra accesso esterno e accesso come ospite distingue tra le due aree di applicazione.

Invitare qualcuno in un team può influenzare l'ambito dei materiali a livello di team, come i canali standard. Decidi prima se devi mostrare solo un singolo file al partner o se è necessaria la partecipazione completa al progetto. Se il team contiene materiali interni sensibili, prendi in considerazione spazi di collaborazione separati o la condivisione di file con restrizioni.

1. Verifica con l'amministratore se l'accesso per ospiti in Teams dell'organizzazione, i gruppi Microsoft 365 e la collaborazione esterna di Microsoft Entra, e le politiche di condivisione di SharePoint lo consentono.
2. Un proprietario del team approvato apre il team in Altre opzioni del team → Aggiungi membro nell'app Teams e inserisce l'indirizzo email esatto dell'ospite. Non confondere l'ospite con un account esistente che abbia un nome simile.
3. Conferma l'indirizzo e-mail e il nome dell'ospite, quindi invia l'invito. Segui la procedura di Microsoft per aggiungere ospiti e chiedi all'ospite di accettare l'invito.
4. Guida l'ospite a passare all'organizzazione che lo ha invitato in Teams e aprire i canali e i file di prova effettivi. L'invio dell'e-mail di invito e l'accesso riuscito ai materiali sono risultati diversi.

Verifica i permessi e controlla eventuali errori nell'invito

Verifica se i membri regolari possono vedere il team e i canali standard, e se possono aprire e modificare i file necessari. Per i canali privati o condivisi, verifica separatamente con i membri del canale. Per gli utenti esterni, assicurati che l’indirizzo a cui è stato inviato l’invito e l’account di accesso corrispondano e che venga selezionata l'organizzazione corretta.

Se un ospite non si trova o non può essere aggiunto, controlla i criteri di invito e le restrizioni di dominio. Se riesce ad accedere al team ma non ai file, verifica le condizioni di condivisione esterna di SharePoint. Microsoft indica che un ospite appena aggiunto può dover attendere alcune ore prima di accedere. Anche i cambiamenti ai criteri e alle autorizzazioni possono richiedere tempo: registra l’ora e il messaggio dell’errore e individua la causa prima di ampliare la condivisione esterna dell’intera organizzazione.

Come controllare i permessi durante la gestione del team

Controllare regolarmente i proprietari, gli ex dipendenti e gli ospiti a lungo inutilizzati, e rimuovere l'accesso non necessario. Rimuovere persone da un team può influire sull'accesso al sito predefinito di SharePoint associato, ma non dare per scontato che i permessi del sito concessi separatamente o i collegamenti condivisi vengano automaticamente eliminati. Per i file sensibili, controllare anche lo stato della condivisione su SharePoint.

Per trasferire la responsabilità del team, assegna prima il ruolo al nuovo proprietario e chiedigli di verificare che possa gestire il team. Poi assegna al precedente proprietario il ruolo di membro oppure rimuovilo dal team, secondo le necessità. Rimuovi le persone aggiunte per errore dal team o dal canale interessato e verifica se conservano autorizzazioni di file indipendenti. Se un ospite rimosso da questo team collabora ancora con altri team, valuta queste dipendenze prima di eliminare il suo account dalla directory.

Eliminare un team è diverso dal rimuovere solo una persona. Potrebbe influire sulla conservazione e sul recupero dei dati del gruppo Microsoft 365 collegato e del sito, quindi esaminare prima la chiusura del progetto e la politica di conservazione dei dati.