Microsoft 365 / Groupes de sécurité, de distribution et Microsoft 365 : lequel choisir ?

Dans Microsoft 365, les groupes de sécurité sont principalement utilisés pour regrouper les autorisations d'accès aux ressources, les groupes de distribution sont utilisés pour distribuer le courrier à plusieurs personnes, et les Groupes Microsoft 365 sont utilisés pour gérer les membres d'un espace de travail collaboratif tel que le courrier, les fichiers et les calendriers. Même si les noms sont similaires, leurs objectifs et services associés diffèrent, il faut donc décider d'abord ce que vous souhaitez partager.

En quoi les trois types de groupes sont-ils différents ?

La comparaison des types de groupes de Microsoft présente leurs fonctions de messagerie, l’appartenance dynamique et les services associés. Pour combiner permissions de sécurité et messagerie, il existe un type distinct : le groupe de sécurité à extension messagerie. Des noms similaires ne rendent pas les groupes interchangeables et ne garantissent pas leur conversion.

Quel groupe devriez-vous choisir ?

• Pour accorder des autorisations de lecture ou de modification à plusieurs personnes : examinez d’abord les groupes de sécurité. Vérifiez aussi que la ressource permet d’attribuer des autorisations à ce groupe.
• Si vous voulez seulement envoyer des emails à plusieurs personnes : Pensez à un groupe de distribution. Un groupe de distribution délivre des messages aux membres plutôt que de fournir une boîte aux lettres partagée ou un espace de travail de fichiers.
• Si les mêmes membres veulent utiliser le courrier, le calendrier, les fichiers et Teams ensemble : Pensez à un groupe Microsoft 365. Une équipe Teams est connectée à l'appartenance d'un groupe Microsoft 365.
• Si plusieurs personnes doivent recevoir et répondre depuis une seule adresse : Une boîte aux lettres partagée peut être plus adaptée qu'un groupe.

Ne choisissez pas simplement en fonction du nom "Équipe de vente"

Même au sein de la même équipe commerciale, « envoyer des annonces de vente à tous les employés », « autoriser l'accès au dossier des documents commerciaux » et « travailler ensemble sur un nouveau projet de produit » sont des exigences différentes. Si le public de l'annonce est tous les employés et que l'accès aux fichiers est uniquement pour le personnel commercial, combiner les deux listes en une seule peut facilement entraîner des erreurs de permission.

• Liste des destinataires de l'annonce : Distribuez le courrier aux membres via un groupe de distribution. Être membre de ce groupe n'accorde pas automatiquement des droits de modification sur un espace de stockage de fichiers séparé.
• Liste d'accès aux fichiers : Accordez l’accès au groupe de sécurité sur la ressource elle-même. Créer un groupe et lier les permissions au site ou au dossier correspondant sont des tâches distinctes.
• Collaboration sur les projets : Passez en revue les espaces collaboratifs associés aux groupes Microsoft 365. Approprié lorsque les conversations, les documents et les calendriers doivent être gérés par les mêmes membres.
• Réception des demandes clients : Si le personnel responsable doit lire à partir de la même boîte de réception et répondre depuis une adresse partagée, vérifiez d'abord la différence entre les boîtes aux lettres partagées et les alias. La méthode de distribution dans les boîtes de réception individuelles et les résultats des opérations diffèrent.

Distinguer les propriétaires, les membres et les utilisateurs externes

Les propriétaires sont des personnes qui gèrent le groupe, et les membres sont des personnes qui utilisent le service. Vérifiez les autorisations et les conditions d'utilisation réelles pour chaque rôle, et vérifiez l’appartenance effective au groupe même lorsque les personnes sont déjà désignées comme propriétaires. Vous pouvez également envisager de désigner au moins deux propriétaires capables de gérer le groupe pour des questions de transmission de travail.

Les paramètres permettant aux expéditeurs externes d'envoyer des e-mails à une adresse de groupe et les paramètres permettant aux personnes externes d'être ajoutées à un groupe en tant qu'invités sont différents. Vous n'avez pas besoin d'accorder à cette personne l'accès à l'espace de fichiers simplement parce que vous souhaitez recevoir des e-mails d'une entreprise partenaire. Inversement, avoir des membres invités n'implique pas que le groupe soit configuré pour recevoir des e-mails de tous les expéditeurs externes.

L’appartenance dynamique sélectionne les membres d’un groupe en utilisant des règles basées sur des attributs tels que le département. Comme la méthode de gestion diffère de la liste statique créée manuellement par les personnes, vérifiez l’exactitude des attributs, les types de groupes pris en charge et les licences avant de faire une sélection. Ne considérez pas les groupes de distribution dynamique Exchange et l’appartenance dynamique dans Microsoft Entra ID comme la même fonction.

Séquence de conception avant de créer un groupe

1. Rédigez l’objectif du groupe en une phrase. Par exemple, « Recevoir des annonces commerciales » et « Autorisations de modification pour les documents de l’équipe des ventes » ont des objectifs différents.
2. Décidez qui ajoutera et retirera les membres, et qui prendra le relais si le propriétaire quitte l’organisation. Les groupes sans propriétaires sont facilement négligés.
3. Examinez s'il faut inclure des utilisateurs externes et si les expéditeurs externes peuvent envoyer des emails à l'adresse du groupe. Ne supposez pas le paramètre par défaut.
4. Dans le centre d'administration Microsoft 365, allez à Teams et groupes → Équipes et groupes actifs et choisissez un type à créer. Certains types peuvent ne pas être visibles selon les rôles ou les licences.

5. Ajoutez des propriétaires et des membres, et testez si les autorisations attendues ou la livraison des emails fonctionnent dans les services concernés. Ne supposez pas que la création d'un groupe accorde automatiquement l'accès à un site spécifique.

Un exemple concret de création d'un groupe Microsoft 365

Pour des cas comme un 'Projet de lancement de produit' où un nombre limité de personnes partagent des documents et des plannings, vous pouvez vérifier les éléments suivants. Si l'écran de création est divisé par onglets de type ou boutons d'ajout séparés, sélectionnez l'élément correspondant à un groupe Microsoft 365.

1. Dans Teams & groupes → Équipes et groupes actifs → Ajouter un groupe Microsoft 365, saisissez le nom et la description. Incluez le but et la responsabilité de gestion dans la description pour le distinguer des groupes aux noms similaires.
2. Spécifiez les propriétaires et les membres. Vérifiez les cibles non seulement par le nom affiché mais aussi par l'adresse du compte, et au stade initial, ajoutez uniquement les personnes nécessaires.
3. Examinez l'adresse e-mail unique du groupe et la portée de l'accès public/privé. S'il s'agit d'un projet sensible, décidez selon les normes de classification des données de l'organisation, et définissez la portée de confidentialité avant de charger les fichiers.
4. Vérifiez si une équipe Teams est nécessaire, puis terminez la création du groupe après avoir vérifié la configuration. La création d'un groupe ne signifie pas qu'une équipe Teams distincte doit être créée dans tous les cas.
5. Actualisez la liste, ouvrez le groupe, et sélectionnez Appartenance → Membres pour vérifier l'appartenance enregistrée. Le guide de création de groupes de Microsoft distingue également le nom, le propriétaire, les membres, l'adresse et la portée d'accès.

Trois choses à tester après la création

Pour les groupes de distribution, vérifiez que les e-mails de test sont livrés aux membres prévus. Les groupes Microsoft 365 distinguent entre un message restant dans l'espace du groupe et la réception d'une copie dans les boîtes de réception individuelles. Ne supposez pas que le groupe lui-même fonctionne mal simplement parce qu'il n'y a pas de copie dans les boîtes de réception personnelles.

Pour les groupes de permissions, testez la lecture et la modification avec les comptes membres sur les ressources réelles. Si possible, vérifiez également avec des comptes non membres pour vous assurer que la portée autorisée n'a pas été étendue. Si l'accès continue, examinez si l'accès se fait directement via des permissions, d'autres groupes ou des liens partagés. Supprimer un seul membre du groupe n'élimine pas tous les chemins d'accès.

Si vous avez ajouté un membre par erreur, supprimez uniquement ce membre, puis vérifiez à nouveau les résultats de sauvegarde et l'accès aux services. Faites attention à ne pas supprimer l'ensemble du groupe pour revenir en arrière, car cela peut affecter les données associées tels que les fichiers et le courrier ; distinguez les modifications des paramètres de la suppression de données.

Le type de groupe peut-il être modifié ultérieurement ?

Le type de groupe possède un modèle de fonctionnalités fondamentalement différent, il ne faut donc pas le considérer comme un simple changement de nom. Si un nouveau groupe est nécessaire, examinez l'adresse, les membres, les ressources SharePoint et Teams connectées, les autorisations et le flux de courrier avant de planifier la transition. En particulier, la suppression d'un groupe Microsoft 365 existant peut avoir un impact sur les données collaboratives connectées.